Ja jūs neinformējat darbiniekus par iesnieguma procedūru, kanāls formāli eksistē, bet praktiski netiek izmantots. Darbinieki, kuri vēlas ziņot par pārkāpumiem, nezina, ka pastāv iekšējs kanāls, un biežāk vēršas pie kolēģa, mediju vai uzraudzības iestādes. Tādējādi organizācija zaudē iespēju savlaicīgi un iekšēji uzskatīt signālu, un tas ir tieši tas, ko iesnieguma procedūra likumdošanas ziņā paredzēta novērst.
Pienākums nodrošināt iesnieguma kanālu nav atdalāms no pienākuma informēt darbiniekus par to. Procedūra, kas atrodas kaut kur serverī, bet nekad nav izsūtīta, neatbilst principam, ka darbiniekam ir iespēja faktiskā atrast ceļu uz kanālu. Tas ir viens no jautājumiem, ko var pārbaudīt strīda gadījumā vai revīzijas laikā.
Kāpēc informēšana nav formalitāte
Iesnieguma procedūras mērķis ir tas, ka darbiniekam, kurš šaubās par pārkāpumiem, ir draugs un pazīstams vietas iesnieguma kanāls. Šī funkcija darbojas tikai tad, ja informācija tikai patiesi sasniedz darbinieku: kur atrodas kanāls, kā tiek apstrādāts iesniegums un kādu aizsardzību darbiniekam drīkst gaidīt. Bez šīs informācijas kanāls teorētiski pastāv, bet praktiski – nē.
Praksē tas parasti nozīmē, ka procedūra atrast savu vietu uzņēmuma intranetā vai personāla vadlīdzeklī, jaunos darbiniekus par to informē pieņemšanas laikā un informācija ir pieejama arī cilvēkiem, kuri mazāk viegli orientējas digitālajā vidē, piemēram, darbstrādniekiem bez pastāvīgās darbavietas. zināšanu bāzē ar skaidrojumiem par katru tēmu apraksta, kas konkrēti pie tā pieskaņojas.
Riski skaidri uzskaitīti
Tiešais risks ir tas, ka iesniegums jūs sasniedz nevis caur iekšējā kanāla, bet citu ceļu: ārējās uzraudzības iestādes, preses vai daudz vēlāk, kad situācija jau ir paslimējusies. Tas ir nepatīkamāk visām iesaistītajām pusēm nekā tad, kad iesniegums savlaicīgi un iekšēji tiek saņemts.
Otrs risks parādās, ja pēc tam rodas strīds. Ja darbinieks apgalvo, ka viņš nezināja, kur vērsties, un organizācija nespēj pierādīt, ka informācija tikusi izplatīta, tad tas ir vājs punkts dosijē. Tā nav noteikta soda nauda, bet tas tiek ņemts vērā, novērtējot, vai organizācija ir pienācīgi izpildījusi savu pienākumu.
Trešais risks ir iekšējā uzticēšanās. Ziņošanas noteikumi, ko neviens nepazīst, rada iespaidu, ka integritāte nav prioritāte. To ir grūtāk novērst nekā trūkstošu dokumentu, jo tas attiecas uz vidi darba vietā.
Tas, kas likumiski ir noteikts un kas nav
Pienākums informēt darbiniekus ir daļa no plašāka ziņošanas pienākuma organizācijām, kas sasniedzušas likumā noteikto slieksni. Cik detalizēta šīs informācijas jābūt un kādā formā, nav detalizēti noteikts; galvenais ir tas, ka informācija ir patiešām pieejama un saprotama ikvienam, kuram to vajadzētu varēt izmantot. Lai iegūtu precīzu skaidrojumu par jūsu situāciju, ir ieteicams konsultēties ar jurista vai pašam iepazīties ar likuma tekstu.
Esat zinātkārs, vai tas attiecas uz jūsu organizāciju un kas tad konkrēti jāsakārto? veiciet bezmaksas pārbaudi, atbildējot uz dažiem jautājumiem un uzreiz redzēsiet norādi par jūsu situāciju.
Kā to praktiski risināt
Trūkstošas vai nepilnīgas informācijas nodrošināšanas novēršana parasti nav sarežģīts uzdevums. Nepieciešams skaidrs, viegli atrodams teksts par kanālu, fiksēta vieta, kur darbinieki to var atrast, un brīdis, kad jaunus darbiniekus par to informē. Signalo nodrošina gatavu informācijas komplektu, ko varat pielāgot savai organizācijai, lai jums nebūtu jāformulē no nulles, kas tieši jāiekļauj.
Ir vērts arī pārbaudīt, vai darba padome jau ir piekritusi pašam ziņošanas kārtibai, jo šis piekrišana un informācijas sniegšana darbiniekiem ir saistītas viena ar otru. Vairāk par šo procesu varat atrast vietnē bieži uzdotie jautājumi par iesniegšanas noteikumiem.
Vēlaties šo daļu sakārtot uzreiz, ieskaitant komunikāciju ar darbiniekiem? Vispirms veiciet bezmaksas pārbaudi signalo.eu, vai atveriet biznesa kontu lai nekavējoties sāktu strādāt ar dokumentiem un informācijas komplektu.