Se não informar os colaboradores sobre o procedimento de denúncia, o canal existe sobre o papel mas na prática não é utilizado. Os colaboradores que querem denunciar uma irregularidade não sabem que existe uma rota interna e procuram antes um colega, a imprensa ou uma autoridade supervisora. Desta forma, a organização perde a oportunidade de captar um sinal cedo e internamente, e é precisamente isto que o procedimento de denúncia visa legalmente evitar.
A obrigação de ter um canal de denúncia não é separável da obrigação de informar os colaboradores sobre o mesmo. Um procedimento que fica guardado num servidor mas nunca é partilhado não cumpre o princípio de que um colaborador consegue realmente encontrar o caminho até ao canal. Este é um dos pontos que pode ser analisado em caso de litígio ou inspeção.
Por que informar não é um formalismo
O objetivo do procedimento de denúncia é que um colaborador com dúvidas sobre uma irregularidade tenha um lugar seguro e conhecido onde possa denunciá-la. Esta função só funciona se a informação chegar: onde fica o canal, como é tratada uma denúncia, e que proteção um colaborador pode esperar. Sem esta informação, o canal existe em teoria, não na prática.
Na prática, isto significa geralmente que o procedimento tem um lugar fixo na intranet ou no manual de pessoal, que os novos colaboradores são informados sobre o mesmo aquando da admissão, e que a informação é também acessível para pessoas que têm menos facilidade em acompanhar digitalmente, como colaboradores no terreno sem posto de trabalho fixo. a base de conhecimento com explicações por tópico descreve o que isto implica concretamente.
Os riscos, vistos de forma realista
O risco direto é que uma denúncia não o chegue através do canal interno, mas por um caminho indireto: uma autoridade supervisora externa, a imprensa, ou muito mais tarde quando uma situação já está escalada. Isto é mais incómodo para todas as partes do que quando uma denúncia chega cedo e internamente.
Um segundo risco emerge em caso de litígio posterior. Se um colaborador afirma que não sabia para onde se dirigir e a organização não consegue demonstrar que a informação foi partilhada, isto é um ponto fraco no processo. Esta não é uma multa que é estabelecida, mas sim algo que influencia a questão de saber se a organização cumpriu adequadamente a obrigação.
Um terceiro risco é a confiança interna. Um procedimento de denúncia que ninguém conhece dá a impressão de que a integridade não é uma prioridade. Isto é mais difícil de reparar do que um documento em falta, pois diz respeito à cultura no local de trabalho.
O que é e não é legalmente estabelecido
A obrigação de informar os colaboradores faz parte da obrigação mais ampla de denúncia para as organizações acima do limiar legal. A extensão dessa informação e a forma em que deve ser apresentada não estão pormenorizadas; o essencial é que a informação seja realmente acessível e compreensível para todos que a deveriam poder utilizar. Para uma explicação precisa da sua situação, é aconselhável consultar um jurista ou consultar a própria legislação.
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Como resolve isto na prática
Reparar uma informação em falta ou incompleta é geralmente uma tarefa simples. Trata-se de um texto claro e fácil de encontrar sobre o canal, um lugar fixo onde os colaboradores o possam encontrar, e um momento em que os novos colaboradores são informados sobre o mesmo. A signalo.eu fornece para isto um kit de informação pronto a usar que pode adaptar à sua própria organização, para que não tenha de formular tudo do zero.
Também vale a pena verificar se o conselho de empresa já consentiu no procedimento de notificação em si, pois esse consentimento e a informação aos colaboradores andam a par. Mais informações sobre esse processo encontram-se em as perguntas frequentes sobre o regulamento de denúncias.
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