Jos et informoi työntekijöitä ilmoitusmenettelystä, kanava on olemassa paperilla, mutta sitä ei käytännössä käytetä. Työntekijät, jotka haluavat ilmoittaa väärinkäytöksestä, eivät tiedä, että sisäinen reitti on olemassa, ja hakeutuvat mieluummin kollegalle, medialle tai valvontaviranomaiselle. Näin organisaatio menettää mahdollisuuden ottaa signaalin vastaan aikaisin ja sisäisesti, mikä on juuri sitä, mitä ilmoitusmenettelyä koskeva lainsäädäntö pyrkii estämään.
Velvollisuus ilmoituskanavan olemassaoloon liittyy erottamattomasti velvollisuuteen informoida työntekijöitä siitä. Menetelmä, joka on jonkun palvelimen jossakin mutta jota ei ole koskaan jaettu, ei vastaa periaatetta, jonka mukaan työntekijällä on tosiasiallisesti mahdollisuus löytää tie kanavalle. Tämä on yksi niistä näkökohdista, joita voidaan tutkia riitatapauksessa tai tarkastuksessa.
Miksi informointi ei ole pelkkä muodollisuus
Ilmoitusmenettelyjen tavoitteena on, että työntekijällä, joka epäröi väärinkäytöksestä, on turvallinen ja tuttu paikka sen ilmoittamiselle. Tämä tehtävä toimii vain, jos tieto myös saavuttaa henkilön: missä kanava sijaitsee, miten ilmoitus käsitellään ja mitä suojaa työntekijä voi odottaa. Ilman tätä tietoa kanava on olemassa teoriassa, ei käytännössä.
Käytännössä tämä tarkoittaa yleensä sitä, että menetelmä saa pysyvän paikan intranetissä tai henkilöstöoppaassa, että uusille työntekijöille osoitetaan se palvelukseen tulohetkellä, ja että tieto on saatavilla myös ihmisille, jotka eivät helposti osallistu digitaalisesti, kuten työntekijöille tuotantoalueella ilman kiinteää työpaikkaa. tietopankista, jossa on selitys aiheittain kuvaa, mitä siihen konkreettisesti liittyy.
Riskit järjestyksessä, pragmaattisesti tarkasteltuna
Suora riski on, että ilmoitus ei saavuta sinua sisäisen kanavan kautta, vaan sivutiellä: ulkoisen valvontaviranomaisen, lehdistön tai paljon myöhemmin, kun tilanne on jo paisunut. Se on epämieluisampaa kaikille osapuolille kuin se, että ilmoitus saavuttaa sinut aikaisin ja sisäisesti.
Toinen riski liittyy myöhempään riitaan. Jos työntekijä väittää, ettei tiennyt, minne hän voi kääntyä, ja organisaatio ei voi osoittaa, että tieto on jaettu, se on heikko kohta asiakirjassa. Tämä ei ole kiinteä sakko, vaan se painaa kysymystä siitä, onko organisaatio täyttänyt velvoitteen asianmukaisesti.
Kolmas riski on sisäinen luottamus. Ilmoitusmenetelmä, jota kukaan ei tunne, antaa vaikutelman, että rehellisyys ei ole prioriteetti. Sitä on vaikeampi korjata kuin puuttuvaa asiakirjaa, koska se koskee työntekijöiden kulttuuria.
Mitä lainsäädäntö säätää ja mitä ei
Velvollisuus informoida työntekijöitä on osa organisaatioiden laajempaa ilmoitusvelvollisuutta laissa säädetyn kynnyksen saavuttamisen jälkeen. Kuinka yksityiskohtaista tämän tiedon on oltava ja missä muodossa, ei ole yksityiskohtaisesti säädetty; ydin on, että tieto on tosiasiallisesti saatavilla ja ymmärrettävää kaikille, joiden olisi voitava käyttää sitä. Sinun tilanteesi tarkan selityksen osalta on järkevää konsultoida lakimiestä tai tutustua itse lainsäädäntöön.
Oletko utelias, koskevatko tämä organisaatiotasi ja mitä sinun on konkreettisesti laitettava? tee ilmainen tarkistus muutamalla kysymyksellä ja katso heti oman tilanteesi indikaatio.
Kuinka ratkaiset tämän käytännössä
Puuttuvan tai epätäydellisen tiedottamisen korjaaminen ei ole yleensä suuri tehtävä. Se koskee selkeää, helposti löydettävää tekstiä kanavasta, pysyvää paikkaa, jossa työntekijät voivat sen löytää, ja hetkeä, jolloin uusille työntekijöille kerrotaan siitä. Signalo toimittaa tähän tarkoitukseen valmiin tietopaketin, jonka voit mukauttaa omaan organisaatioosi, jotta sinun ei tarvitse muotoilla itse nollasta, mitä siihen tarkalleen ottaen on kuuluttava.
On myös syytä tarkistaa, onko yhteistoimintaelin jo hyväksynyt ilmoitusmenettelyn, sillä hyväksyntä ja työntekijöiden informointi liittyvät yhteen. Lisätietoja tästä prosessista löytyy osoitteesta usein kysytyistä kysymyksistä ilmoitusmenettelystä.
Haluatko hoitaa tämän osan kerralla valmiiksi, mukaan lukien viestinnän työntekijöille? Tee ensin ilmainen tarkistus signalo.eu-sivustolla, tai avaa yritystili aloittaaksesi dokumenttien ja tietopakin kanssa heti.