Si vous n'informez pas les salariés de la procédure de signalement, le canal existe bien sur le papier, mais en pratique, il n'est pas utilisé. Les salariés qui veulent signaler un manquement ne savent pas qu'il existe une voie interne et préfèrent s'adresser à un collègue, aux médias ou à une autorité de contrôle. L'organisation perd ainsi l'occasion de capter un signal tôt et en interne, ce que la procédure de signalement vise précisément à prévenir sur le plan juridique.
L'obligation d'avoir un canal de signalement n'est pas dissociable de l'obligation d'en informer les salariés. Une procédure qui existe quelque part sur un serveur mais n'a jamais été communiquée ne satisfait pas au principe selon lequel un salarié doit effectivement pouvoir trouver le chemin vers le canal. C'est l'un des points sur lesquels on peut s'appuyer en cas de litige ou de contrôle.
Pourquoi l'information n'est pas une simple formalité
L'objectif de la procédure de signalement est qu'un salarié qui doute face à un manquement dispose d'un lieu sûr et connu pour le signaler. Cette fonction ne fonctionne que si l'information est effectivement transmise : où se trouve le canal, comment un signalement est traité, et quelles protections un salarié peut-il attendre. Sans cette information, le canal existe en théorie, mais non dans la pratique.
En pratique, cela signifie généralement que la procédure est affichée à un endroit fixe sur l'intranet ou dans le guide du personnel, que les nouveaux salariés en sont informés lors de leur embauche, et que l'information est également accessible aux personnes qui ont moins de facilité à consulter les ressources numériques, comme les salariés de terrain sans poste de travail fixe. la base de connaissances avec des explications par sujet décrit ce que cela implique concrètement.
Les risques résumés, vue d'esprit
Le risque direct est qu'un signalement ne vous parvienne pas par le canal interne, mais par un détour : une autorité de contrôle externe, la presse, ou bien plus tard quand la situation a déjà dégénéré. C'est plus désagréable pour toutes les parties qu'un signalement qui arrive tôt et en interne.
Un deuxième risque surgit en cas de litige ultérieur. Si un salarié prétend qu'il ne savait pas où s'adresser et que l'organisation ne peut pas démontrer que l'information a été communiquée, c'est un point faible du dossier. Ce n'est pas une amende établie d'avance, mais quelque chose qui pèse dans l'appréciation de la question de savoir si l'organisation a correctement rempli son obligation.
Un troisième risque est la confiance interne. Une procédure de signalement que personne ne connaît donne l'impression que l'intégrité n'est pas une priorité. C'est plus difficile à corriger qu'un document manquant, car cela concerne la culture au sein de l'organisation.
Ce qui est établi légalement et ce qui ne l'est pas
L'obligation d'informer les salariés fait partie de l'obligation plus large de signalement pour les organisations au-delà du seuil légal. Le degré de détail de cette information et sa forme ne sont pas précisés en détail ; l'essentiel est que l'information soit effectivement disponible et compréhensible pour tous ceux qui devraient pouvoir l'utiliser. Pour une explication précise de votre situation, il est judicieux de consulter un juriste ou de consulter le texte législatif lui-même.
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Comment vous pouvez résoudre cela concrètement
Remédier à une fourniture d'information manquante ou incomplète n'est généralement pas une grande tâche. Il s'agit d'un texte clair et facile à trouver sur le canal, d'un endroit fixe où les salariés peuvent le retrouver, et d'un moment auquel les nouveaux salariés sont informés à ce sujet. Signalo fournit à cet effet un kit d'information prêt à l'emploi que vous pouvez adapter à votre propre organisation, de sorte que vous n'ayez pas à tout formuler à partir de zéro.
Il est également utile de vérifier si le comité d'entreprise a déjà donné son accord sur la procédure de dénonciation elle-même, car cet accord et l'information des salariés vont de pair. Vous trouverez plus d'informations sur cette démarche dans les questions fréquemment posées sur le régime de dénonciation.
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