Pokud zaměstnance neinformujete o proceduru hlášení, kanál sice existuje na papíře, ale v praxi se nepoužívá. Zaměstnanci, kteří chtějí nahlásit porušení, pak nevědí, že existuje interní možnost, a spíše vyhledají kolegu, média nebo regulační orgán. Organizace tak přichází o šanci signál zachytit brzy a interně, a právě tomu se hlášením snaží zákon zabránit.
Povinnost mít kanál pro hlášení není oddělena od povinnosti zaměstnance o něm informovat. Procedura, která někde na serveru leží, ale nikdy není sdílena, nesplňuje zásadu, že zaměstnanec by měl mít možnost kanál skutečně najít. To je jeden z bodů, na které se lze podívat při sporu nebo kontrole.
Proč informování není formalita
Smyslem procedury hlášení je, aby měl zaměstnanec, který si není jistý porušením, bezpečné a známé místo, kde to nahlásit. Tato funkce funguje pouze tehdy, jsou-li informace skutečně předány: kde kanál je, jak se hlášení zpracovává a jakou ochranu může zaměstnanec očekávat. Bez těchto informací kanál existuje teoreticky, ne v praxi.
V praxi to obvykle znamená, že procedura má stálé místo na intranetu nebo v personální příručce, nové zaměstnance na ni upozorníme při nástupu, a informace jsou přístupné i těm, kteří se s digitálním prostředím příliš snadno nennavigate, například zaměstnanci na pracovní ploše bez pevné pracovny. vědomostní bázi s vysvětlením tématu podrobně popisuje, co přesně k tomu patří.
Rizika na přehledné pohled
Přímé riziko spočívá v tom, že hlášení vás nedosáhne přes interní kanál, ale obchází jej: skrze externí regulační orgán, tisk nebo až mnohem později, když se situace již vyhrotila. To je nepříjemnější pro všechny zúčastněné strany, než když hlášení přijde brzy a interně.
Druhé riziko se ukazuje při pozdějším sporu. Pokud zaměstnanec tvrdí, že nevěděl, kam jít, a organizace nedokáže prokázat, že byly informace sdíleny, je to slabý bod v dokumentaci. To není pevně stanovená pokuta, ale je to věc, která se zohledňuje při hodnocení, zda organizace povinnost řádně splnila.
Třetí riziko je interní důvěra. Procedura hlášení, kterou nikdo nezná, vytváří dojem, že integrita není prioritou. To je těžší napravit než chybějící dokument, protože jde o kulturu v organizaci.
Co je podle zákona požadováno a co ne
Povinnost informovat zaměstnance je součástí širší povinnosti hlášení pro organizace od zákonného prahu. Jak rozsáhlé informace musí být a v jaké formě, není podrobně předepsáno; základem je, aby informace byly skutečně dostupné a srozumitelné všem, kteří je by měli používat. Pokud chcete přesné vysvětlení vaší situace, doporučujeme poradit se s právníkem nebo se obrátit na samotný právní text.
Chcete zjistit, zda se to týká vaší organizace a co konkrétně musí být na místě? Proveďte bezplatnou kontrolu v několika otázkách a okamžitě uvidíte orientační pohled na vaši situaci.
Jak to řešit v praxi
Náprava chybějících nebo neúplných informací je obvykle bez velkých problémů. Jde o jasný, snadno dohledatelný text o kanálu, stálé místo, kde jej zaměstnanci najdou, a moment, kdy se noví zaměstnanci o něm dozvědí. Signalo poskytuje hotový informační balíček, který můžete přizpůsobit vaší vlastní organizaci, takže nemusíte sami od začátku formulovat, co přesně musí být obsaženo.
Je také warto ověřit, zda už radou zaměstnanců souhlasila se samotným postupem pro podávání oznámení, protože tento souhlas a poskytování informací zaměstnancům spolu souvisejí. Více o tomto procesu najdete v Často kladené otázky o pravidlech hlášení.
Chcete tuto část vyřešit najednou, včetně komunikace se zaměstnanci? Nejprve si zdarma ověřte na signalo.eu, nebo otevřete si obchodní účet abyste mohli ihned pracovat s dokumenty a sadou informací pro zaměstnance.