Wenn Sie Mitarbeiter nicht über das Meldeverfahren informieren, existiert der Kanal zwar auf dem Papier, wird aber in der Praxis nicht genutzt. Mitarbeiter, die einen Missstand melden möchten, wissen dann nicht, dass es eine interne Route gibt, und wenden sich eher an einen Kollegen, die Medien oder eine Aufsichtsbehörde. Damit verliert die Organisation die Chance, ein Signal frühzeitig und intern zu erfassen, und genau das will das Meldeverfahren gesetzlich verhindern.
Die Verpflichtung, einen Meldekanal einzurichten, ist nicht getrennt von der Verpflichtung, Mitarbeiter darüber zu informieren. Ein Verfahren, das irgendwo auf einem Server liegt, aber nie weitergegeben wurde, erfüllt nicht den Grundsatz, dass ein Mitarbeiter den Weg zum Kanal tatsächlich finden kann. Das ist einer der Punkte, die bei einem Rechtsstreit oder einer Kontrolle überprüft werden können.
Warum Informieren keine Formsache ist
Der Zweck des Meldeverfahrens besteht darin, dass ein Mitarbeiter, der sich über einen Missstand unsicher ist, einen sicheren und bekannten Ort hat, um diesen zu melden. Diese Funktion funktioniert nur, wenn die Informationen auch ankommen: wo sich der Kanal befindet, wie eine Mitteilung behandelt wird, und welcher Schutz ein Mitarbeiter erwarten darf. Ohne diese Informationen existiert der Kanal in der Theorie, nicht in der Praxis.
In der Praxis bedeutet dies in der Regel, dass das Verfahren einen festen Platz im Intranet oder in der Personalrichtlinie erhält, dass neue Mitarbeiter bei der Einstellung darauf hingewiesen werden, und dass die Informationen auch für Menschen zugänglich sind, die weniger leicht digital erreicht werden, etwa Mitarbeiter vor Ort ohne festen Arbeitsplatz. der Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Thema beschreibt, was konkret dazu gehört.
Die Risiken übersichtlich und nüchtern betrachtet
Das unmittelbare Risiko besteht darin, dass eine Mitteilung Sie nicht über den internen Kanal erreicht, sondern auf Umwegen: über eine externe Aufsichtsbehörde, die Presse oder erst viel später, wenn sich eine Situation bereits verschärft hat. Das ist unangenehmer für alle Beteiligten, als wenn eine Mitteilung frühzeitig und intern eingeht.
Ein zweites Risiko ergibt sich bei einem späteren Rechtsstreit. Wenn ein Mitarbeiter behauptet, nicht gewusst zu haben, wohin er sich wenden konnte, und die Organisation nicht nachweisen kann, dass die Informationen weitergegeben wurden, ist das ein schwacher Punkt in der Dokumentation. Dies ist keine festgelegte Geldbuße, aber etwas, das bei der Frage berücksichtigt wird, ob die Organisation ihre Verpflichtung ordnungsgemäß erfüllt hat.
Ein drittes Risiko ist das interne Vertrauen. Ein Meldeverfahren, das niemand kennt, erweckt den Eindruck, dass Integrität keine Priorität hat. Das ist schwieriger zu beheben als ein fehlendes Dokument, da es um die Kultur am Arbeitsplatz geht.
Was gesetzlich festgestellt wird und was nicht
Die Verpflichtung, Mitarbeiter zu informieren, ist Teil der umfassenderen Meldepflicht für Organisationen ab der gesetzlichen Schwelle. Wie detailliert diese Informationen sein müssen und in welcher Form, ist nicht im Detail vorgeschrieben; der Kern besteht darin, dass die Informationen tatsächlich verfügbar und verständlich für alle sind, die sie nutzen können sollten. Für die genaue Erläuterung Ihrer Situation ist es ratsam, einen Juristen zu konsultieren oder den Gesetzestext selbst zu lesen.
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Wie Sie dies in der Praxis umsetzen
Die Behebung einer fehlenden oder unvollständigen Informationsvermittlung ist normalerweise kein großer Aufwand. Es geht um einen klaren, auffindbare Text über den Kanal, einen festen Ort, wo Mitarbeiter ihn wiederfinden können, und einen Zeitpunkt, in dem neue Mitarbeiter hierüber informiert werden. Signalo stellt hierfür ein schlüsselfertiges Informationspaket zur Verfügung, das Sie an Ihre eigene Organisation anpassen können, damit Sie nicht selbst von Grund auf formulieren müssen, was genau enthalten sein soll.
Es lohnt sich auch zu prüfen, ob der Betriebsrat dem Meldesystem selbst bereits zugestimmt hat, denn diese Zustimmung und die Information der Arbeitnehmer gehören zusammen. Mehr zu diesem Prozess finden Sie in den häufig gestellten Fragen zur Meldeverordnung.
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