Če zaposlenih ne obveščate o postopku poročanja, kanal sicer obstaja na papirju, vendar se v praksi ne uporablja. Zaposleni, ki želijo poročati o kršitvah, ne vedo, da obstaja interna pot, in raje poiščejo kolega, medije ali nadzorni organ. S tem si organizacija prizadene možnost, da signal zgodi zgodaj in interno, kar je natanko tisto, kar zakon z ureditvijo poročanja želi preprečiti.
Obveznost, da ima organizacija kanal za poročanje, ni ločena od obveznosti obveščanja zaposlenih o njem. Postopek, ki se nahaja na strežniku, a ni nikoli deljen, ne izpolnjuje načela, da bi lahko zaposleni dejansko našel pot do kanala. To je ena od točk, ki se lahko preverja v primeru spora ali nadzora.
Zakaj obveščanje ni samo formalnost
Namen ureditve poročanja je, da ima zaposleni, ki dvomi o kršitvi, varno in znano mesto za poročanje. Ta funkcija deluje samo, če informacija tudi pride do njega: kje je kanal, kako se poročilo obravnava in kaj lahko zaposleni pričakuje zaščite. Brez te informacije kanal obstaja teoretično, v praksi pa ne.
V praksi to običajno pomeni, da ima postopek stalno mesto na intranetu ali v kadrovskem priročniku, da se novi zaposleni ob vstopu v podjetje nanj opozorijo in da so informacije dostopne tudi za ljudi, ki se manj enostavno znajdejo v digitalnem svetu, kot so zaposleni na terenu brez stalnega delovnega mesta. bazi znanja s pojasnjili za vsako temo pojasnjuje, kaj se pri tem konkretno spada.
Tveganja, jasno razglašena
Neposredno tveganje je, da poročilo ne pride do vas prek notranjega kanala, ampak po obhodu: preko zunanjega nadzornega organa, medijev ali šele veliko kasneje, ko se situacija že poslabša. To je neprijetneje za vse strani kot takrat, ko poročilo pride zgodi in interno.
Drugo tveganje se pojavi pri sporu v primeru. Če zaposleni trdi, da ni vedel, kam se obrniti, organizacija pa ne more pokazati, da je informacija deljena, je to šibka točka v dokumentaciji. To ni kazen, ki je gotova, vendar je nekaj, kar se upošteva pri vprašanju, ali je organizacija dolžnost ustrezno izpolnila.
Tretje tveganje je notranje zaupanje. Ureditev poročanja, ki je nihče ne pozna, daje vtis, da integritet ni prioriteta. To je težje popraviti kot manjkajoči dokument, saj gre za kulturo na delovnem mestu.
Kaj je zakonsko določeno in kaj ne
Obveznost obveščanja zaposlenih je del širše dolžnosti poročanja za organizacije nad zakonsko mejo. Kako obsežne morajo biti te informacije in v kakšni obliki, ni podrobno predpisano; jedro je, da so informacije dejansko dostopne in razumljive za vse, ki bi jih morali lahko uporabljati. Za natančno razlago vaše situacije je pametno, da se posavete pravnika ali sami preberete besedilo zakona.
Ste radovedni, ali to velja za vašo organizacijo in kaj mora biti tedaj konkretno prisotno? opravite brezplačno preverjanje v nekaj vprašanjih in takoj vidite napoved vaše situacije.
Kako to praktično rešite
Odpravljanje manjkajoče ali nepopolne informiranosti je običajno ni velika naloga. Gre za jasen, dostopen besedilo o kanalu, stalno mesto, kjer ga zaposleni lahko najdejo, in trenutek, ko se novi zaposleni o tem obvestijo. Signalo za to ponuja pripravljeno informacijsko gradivo, ki ga lahko prilagodite svoji organizaciji, tako da sami ne boste morali oblikovati od začetka, kaj natanko mora biti vključeno.
Vredno je tudi preveriti, ali je delavski svet že dal soglasje k postopku za prijavo kršitev, saj sta soglasje in obveščanje delavcev med seboj povezana. Več o tem procesu najdete na pogosto zastavljena vprašanja o pravilu za prijave.
Ali želite ta del urediti naenkrat, vključno s sporočanjem do delavcev? Najprej opravite brezplačno preverjanje na signalo.eu ali odprite poslovni račun da se lahko takoj lotite dokumentov in nabora informacij za delavce.