Si no informa a los empleados sobre el procedimiento de denuncias, el canal existe sobre papel pero en la práctica no se utiliza. Los empleados que desean denunciar un incumplimiento no saben que existe una ruta interna y buscan antes contactar con un compañero, los medios de comunicación o una autoridad supervisora. Con ello, la organización pierde la oportunidad de captar una señal de forma temprana e interna, y eso es precisamente lo que el procedimiento de denuncias pretende evitar legalmente.
La obligación de disponer de un canal de denuncias no es independiente de la obligación de informar a los empleados al respecto. Un procedimiento que existe en algún servidor pero nunca se ha compartido no cumple con el principio de que un empleado pueda realmente encontrar el camino hacia el canal. Este es uno de los puntos que puede examinarse en caso de disputa o inspección.
Por qué la información no es una formalidad
El propósito del procedimiento de denuncias es que un empleado que dude sobre un incumplimiento tenga un lugar seguro y conocido para denunciarlo. Esta función solo funciona si la información llega realmente: dónde está el canal, cómo se tramita una denuncia y qué protección puede esperar un empleado. Sin esa información, el canal existe en teoría, no en la práctica.
En la práctica, esto suele significar que el procedimiento tiene un lugar fijo en la intranet o en el manual de personal, que los nuevos empleados reciben información al incorporarse, y que la información también es accesible para personas que tienen menos facilidad para acceder a contenidos digitales, como empleados en el terreno sin puesto fijo de trabajo. la base de conocimientos con explicación por tema describe lo que esto implica concretamente.
Los riesgos, vistos de forma objetiva
El riesgo directo es que una denuncia no le llegue a través del canal interno, sino por una ruta alternativa: una autoridad supervisora externa, la prensa, o mucho más tarde cuando una situación ya se ha escalado. Eso es más desagradable para todas las partes que cuando una denuncia llega de forma temprana e interna.
Un segundo riesgo surge en una disputa posterior. Si un empleado sostiene que no sabía dónde recurrir y la organización no puede demostrar que la información se compartió, ese es un punto débil en el expediente. No se trata de una multa establecida, pero es un factor que influye en la cuestión de si la organización ha cumplido adecuadamente la obligación.
Un tercer riesgo es la confianza interna. Un procedimiento de denuncias que nadie conoce da la impresión de que la integridad no es una prioridad. Eso es más difícil de reparar que un documento faltante, porque tiene que ver con la cultura en el lugar de trabajo.
Qué está establecido legalmente y qué no
La obligación de informar a los empleados forma parte de la obligación más amplia de denuncias para organizaciones que alcanzan el umbral legal. El alcance de esa información y su forma no se prescribe en detalle; lo esencial es que la información esté realmente disponible y sea comprensible para todos los que deberían poder utilizarla. Para la explicación precisa de su situación, es aconsejable consultar a un abogado o consultar la ley directamente.
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Cómo lo resuelve en la práctica
Solucionar una comunicación de información faltante o incompleta suele no ser una tarea importante. Se trata de un texto claro y localizable sobre el canal, un lugar fijo donde los empleados puedan encontrarlo, y un momento en el que se informe a los nuevos empleados al respecto. Signalo proporciona para ello un kit de información listo para usar que puede adaptar a su propia organización, de modo que no tenga que formular desde cero qué debe incluir exactamente.
También vale la pena verificar si el comité de empresa ya ha consentido al procedimiento de denuncia en sí, porque ese consentimiento y la información a los empleados van de la mano. Encontrará más información sobre ese proceso en las preguntas frecuentes sobre la normativa de denuncias.
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