Ako zaposlenike ne informirate o sustavu izvještavanja, kanal formalno postoji, ali se u praksi ne koristi. Zaposlenici koji žele prijaviti nezakonitost ne znaju da postoji interna ruta pa će prije kontaktirati kolegu, medije ili nadzorni organ. Na taj način organizacija gubi priliku da Signal раnije i interno uhvati, a upravo je to ono što sustav izvještavanja zakonski trebao spriječiti.
Obaveza da se ima kanal za izvještavanje nije odvojena od obaveze informiranja zaposlenika o njemu. Postupak koji je negdje na serveru ali nikad nije prosljeđen ne ispunjava temeljnu ideju da zaposlenik doista može pronaći put do kanala. To je jedna od točaka na koju se može gledati u slučaju spora ili provjere.
Zašto informiranje nije formalnost
Svrha sustava izvještavanja je da zaposlenik koji se koleba oko nepravilnosti ima siguran i poznat prostor za izvještavanje o tome. Ta funkcija radi samo ako informacija doista stigne do ljudi: gdje se kanal nalazi, kako će se izvještaj tretirati, i kakvu zaštitu zaposlenik može očekivati. Bez te informacije kanal postoji u teoriji, a ne u praksi.
U praksi to obično znači da postupak ima trajno mjesto na intranetu ili u vodiču za zaposlenike, da se novi zaposlenici na to upozore pri zapošljavanju, i da je informacija dostupna i osobama koje manje lako slijede digitalni sadržaj, kao što su zaposlenici na proizvodnji bez stalnog radnog mjesta. bazi znanja s objašnjenjem po temi opisuje što se konkretno trebalo učiniti.
Rizici — objektivno sagledani
Neposredni rizik je da do vas izvještaj ne dospije preko internog kanala, nego zaobilaznim putem: kroz vanjski nadzorni organ, medije, ili tek mnogo kasnije kada se situacija već eskalirala. To je neprijatnije za sve strane nego kada se izvještaj rano i interno prosljeđuje.
Drugi rizik postoji u slučaju kasnije spora. Ako zaposlenik tvrdi da nije znao gdje se obratiti, a organizacija ne može pokazati da je informacija prosljeđena, to je slaba točka u zapisu. To nije novčana kazna koja je fiksna, ali je nešto što se uzima u obzir pri pitanju je li organizacija redovito ispunila obavezu.
Treći rizik je interno povjerenje. Sustav izvještavanja koji nitko ne poznaje stvara dojam da integritet nije prioritet. To je teže ispraviti nego nedostajući dokument jer se tiče kulture na radnom mjestu.
Što je zakonski utvrđeno, a što nije
Obaveza informiranja zaposlenika dio je šire obaveze izvještavanja za organizacije iznad zakonskog praga. Koliko detaljne te informacije trebaju biti i u kojem obliku nije detaljno propisano; bitna je točka da su informacije doista dostupne i razumljive svima koji bi ih trebali moći koristiti. Za točno objašnjenje vaše situacije preporučljivo je konzultirati se sa stručnjakom ili pročitati sam zakonski tekst.
Zanima vas je li ovo relevantno za vašu organizaciju i što konkretno trebate pripremiti? Učinite besplatnu provjeru u nekoliko pitanja i odmah vidite pokazatelje vaše situacije.
Kako to riješiti u praksi
Ispravka nedostajuće ili nepotpune informacije obično nije velik posao. Radi se o jasnom, pronađivom tekstu o kanalu, trajnom mjestu gdje ga zaposlenici mogu pronaći, i trenutku kada se novi zaposlenici o tome obavijeste. Signalo nudi gotov komplet informacijskih materijala koje možete prilagoditi svojoj organizaciji, tako da ne trebate sami počinjati od nule formulirati što točno trebalo biti napisano.
Također je vrijedno provjeriti je li predstavništvo radnika već dalo suglasnost na samo pravilo o prijavi, jer su ta suglasnost i informiranje radnika međusobno povezani. Više o tom procesu možete pronaći na često postavljana pitanja o pravilniku o prijavljivanju.
Želite li ovaj dio urediti u jednom koraku, uključujući komunikaciju prema radnicima? Prvo učinite besplatnu provjeru na signalo.eu, ili otvorite poslovni račun kako biste odmah počeli raditi s dokumentima i informacijskim paketom.