Se non informate i dipendenti sul sistema di segnalazione, il canale esiste sulla carta ma non viene utilizzato nella pratica. I dipendenti che vogliono segnalare un'irregolarità non sanno che esiste un percorso interno e più facilmente contattano un collega, i media o un'autorità di controllo. In questo modo l'organizzazione perde l'opportunità di raccogliere un segnale tempestivamente e internamente, proprio quello che il sistema di segnalazione mira legalmente a prevenire.
L'obbligo di disporre di un canale di segnalazione non è separato dall'obbligo di informare i dipendenti al riguardo. Una procedura che si trova da qualche parte su un server ma non è mai stata comunicata non soddisfa il principio secondo cui un dipendente deve effettivamente poter trovare la strada verso il canale. Questo è uno dei punti che può essere esaminato in caso di controversia o di ispezione.
Perché informare non è una formalità
Lo scopo del sistema di segnalazione è che un dipendente che ha dubbi su un'irregolarità abbia un luogo sicuro e noto dove segnalarla. Questa funzione funziona solo se l'informazione arriva effettivamente: dove si trova il canale, come viene trattata una segnalazione e quale protezione un dipendente può aspettarsi. Senza queste informazioni il canale esiste in teoria, non nella pratica.
Nella pratica, questo di solito significa che la procedura ha un posto fisso sulla intranet o nel manuale del personale, che i nuovi dipendenti ne vengono informati all'assunzione, e che le informazioni sono accessibili anche per le persone che hanno meno familiarità con i mezzi digitali, come i dipendenti in officina senza una postazione di lavoro fissa. la base di conoscenze con spiegazioni per argomento descrive cosa comporta concretamente.
I rischi in sintesi, visti con realismo
Il rischio diretto è che una segnalazione non vi raggiunga attraverso il canale interno, ma per via indiretta: un'autorità di controllo esterna, la stampa, o molto più tardi quando una situazione si è già aggravata. Questo è più spiacevole per tutte le parti rispetto a quando una segnalazione arriva tempestivamente e internamente.
Un secondo rischio si presenta in caso di controversia successiva. Se un dipendente sostiene di non sapere dove rivolgersi e l'organizzazione non può dimostrare che l'informazione è stata comunicata, questo è un punto debole nel fascicolo. Non si tratta di una multa che è già stabilita, ma di qualcosa che pesa nella valutazione se l'organizzazione ha assolto adeguatamente l'obbligo.
Un terzo rischio riguarda la fiducia interna. Un sistema di segnalazione che nessuno conosce dà l'impressione che l'integrità non sia una priorità. Questo è più difficile da riparare di un documento mancante, perché riguarda la cultura sul luogo di lavoro.
Cosa è stabilito dalla legge e cosa no
L'obbligo di informare i dipendenti è parte dell'obbligo più ampio di segnalazione per le organizzazioni che superano la soglia legale. Quanto dettagliata deve essere questa informazione e in quale forma non è prescritto nel dettaglio; l'essenziale è che l'informazione sia effettivamente disponibile e comprensibile per tutti coloro che dovrebbero poterla utilizzare. Per la spiegazione precisa della vostra situazione è opportuno consultare un legale o consultare direttamente il testo normativo.
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Come risolvere questo nella pratica
Rimediare a una fornitura di informazioni mancante o incompleta di solito non è un grande lavoro. Si tratta di un testo chiaro e facilmente reperibile sul canale, un posto fisso dove i dipendenti possono trovarlo, e un momento in cui i nuovi dipendenti vengono informati al riguardo. Signalo fornisce per questo uno strumento informativo pronto all'uso che potete adattare alla vostra organizzazione, in modo che non dobbiate formulare da zero cosa deve contenere esattamente.
Vale anche la pena verificare se l'organo di rappresentanza dei dipendenti ha già approvato il sistema di segnalazione stesso, poiché tale approvazione e la comunicazione ai dipendenti vanno di pari passo. Ulteriori informazioni su questo processo sono disponibili in le domande frequenti sulla normativa sulle segnalazioni.
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