Εάν δεν ενημερώσετε τους υπαλλήλους για τη διαδικασία υποβολής αναφοράς, το κανάλι υπάρχει μεν στο χαρτί αλλά στην πράξη δεν χρησιμοποιείται. Οι υπάλληλοι που θέλουν να αναφέρουν παραβάσεις δεν γνωρίζουν ότι υπάρχει ένα εσωτερικό κανάλι και ως εκ τούτου ανατρέχουν πρώτα σε έναν συνάδελφο, τα μέσα ενημέρωσης ή μια αρχή εποπτείας. Με αυτόν τον τρόπο, ο οργανισμός χάνει την ευκαιρία να συλλάβει ένα σήμα νωρίς και εσωτερικά, και αυτό είναι ακριβώς αυτό που η διαδικασία υποβολής αναφοράς έχει ως νόμιμο σκοπό να αποτρέψει.
Η υποχρέωση να έχετε ένα κανάλι υποβολής αναφοράς δεν είναι ανεξάρτητη από την υποχρέωση να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σχετικά με αυτό. Μια διαδικασία που βρίσκεται κάπου σε ένα διακομιστή αλλά δεν έχει ποτέ κοινοποιηθεί δεν πληροφορεί το κριτήριο ότι ένας υπάλληλος μπορεί πραγματικά να βρει το δρόμο προς το κανάλι. Αυτό είναι ένα από τα σημεία που μπορεί να εξεταστεί σε περίπτωση διαφοράς ή ελέγχου.
Γιατί η ενημέρωση δεν είναι τυπικότητα
Ο σκοπός της διαδικασίας υποβολής αναφοράς είναι ότι ένας υπάλληλος που έχει αμφιβολίες σχετικά με παραβάσεις έχει ένα ασφαλές και γνωστό μέρος για να το αναφέρει. Αυτή η λειτουργία λειτουργεί μόνο εάν οι πληροφορίες φτάσουν επίσης: πού βρίσκεται το κανάλι, πώς θα αντιμετωπιστεί μια αναφορά και ποια προστασία μπορεί να αναμένει ένας υπάλληλος. Χωρίς αυτές τις πληροφορίες, το κανάλι υπάρχει θεωρητικά αλλά όχι στην πράξη.
Στην πράξη, αυτό συνήθως σημαίνει ότι η διαδικασία έχει ένα σταθερό σημείο στο εσωτερικό δίκτυο ή στον οδηγό προσωπικού, ότι οι νέοι υπάλληλοι θα ενημερωθούν σχετικά κατά την πρόσληψή τους και ότι οι πληροφορίες είναι επίσης προσιτές σε άτομα που δεν έχουν εύκολη ψηφιακή πρόσβαση, όπως υπάλληλοι στον εργοτόπο χωρίς σταθερό χώρο εργασίας. τη βάση γνώσης με εξηγήσεις ανά θέμα περιγράφει τι περιλαμβάνεται συγκεκριμένα σε αυτό.
Τα κίνδυνοι, αντικειμενικά εξεταζόμενοι
Ο άμεσος κίνδυνος είναι ότι μια αναφορά δεν θα σας φτάσει μέσω του εσωτερικού καναλιού, αλλά μέσω ενός παρακαμψίματος: μια εξωτερική αρχή εποπτείας, ο τύπος ή πολύ αργότερα όταν μια κατάσταση έχει ήδη κλιμακωθεί. Αυτό είναι πιο δυσάρεστο για όλα τα μέρη παρά όταν μια αναφορά φτάσει νωρίς και εσωτερικά.
Ένας δεύτερος κίνδυνος παίζει σε μια διαφορά αργότερα. Εάν ένας υπάλληλος ισχυριστεί ότι δεν ήξερε πού να στραφεί και ο οργανισμός δεν μπορεί να δείξει ότι οι πληροφορίες κοινοποιήθηκαν, τότε αυτό είναι ένα αδύναμο σημείο στο φάκελο. Αυτό δεν είναι πρόστιμο που είναι καθορισμένο, αλλά κάτι που λαμβάνεται υπόψη στο ερώτημα του κατά πόσον ο οργανισμός τήρησε την υποχρέωση κατά τον σχετικό τρόπο.
Ένας τρίτος κίνδυνος είναι η εσωτερική εμπιστοσύνη. Μια διαδικασία υποβολής αναφοράς που κανείς δεν γνωρίζει, δημιουργεί την εντύπωση ότι η διακυβέρνηση δεν είναι προτεραιότητα. Αυτό είναι πιο δύσκολο να επιδιοργανωθεί από ένα ελλιπές έγγραφο, επειδή πρόκειται για τον πολιτισμό στον εργοτόπο.
Τι καθορίζεται νόμιμα και τι όχι
Η υποχρέωση να ενημερώσετε τους υπαλλήλους είναι μέρος της ευρύτερης υποχρέωσης υποβολής αναφοράς για οργανισμούς που υπερβαίνουν το νόμιμο όριο. Πόσο λεπτομερείς πρέπει να είναι αυτές οι πληροφορίες και σε ποια μορφή δεν προβλέπονται λεπτομερώς· το κύριο πράγμα είναι ότι οι πληροφορίες είναι πραγματικά διαθέσιμες και κατανοητές για όλους που θα μπορούσαν να τις χρησιμοποιούν. Για την ακριβή εξήγηση της κατάστασής σας, συνιστάται να συμβουλευθείτε έναν νομικό ή να συμβουλευθείτε τον ίδιο το κείμενο του νόμου.
Ενδιαφέρεστε αν αυτό ισχύει για τον οργανισμό σας και τι πρέπει συγκεκριμένα να υπάρχει; κάντε τη δωρεάν ελεγχος σε λίγες ερωτήσεις και δείτε αμέσως ένα στοιχείο της κατάστασής σας.
Πώς να το λύσετε στην πράξη
Η διόρθωση ελλιπών ή ανεπαρκών πληροφοριών είναι συνήθως δεν είναι μεγάλη δουλειά. Πρόκειται για ένα σαφές, εύρετο κείμενο σχετικά με το κανάλι, ένα σταθερό σημείο όπου οι υπάλληλοι μπορούν να το βρουν και μια στιγμή κατά την οποία οι νέοι υπάλληλοι ενημερώνονται γι΄ αυτό. Το signalo.eu παρέχει ένα έτοιμο πακέτο πληροφοριών που μπορείτε να προσαρμόσετε στον δικό σας οργανισμό, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να διατυπώσετε μόνοι σας από την αρχή τι πρέπει να περιλαμβάνεται.
Είναι επίσης σκόπιμο να ελέγξετε εάν το συμβούλιο εργαζομένων έχει ήδη συναινέσει στη διαδικασία αναφοράς παραβάσεων, διότι η συναίνεση αυτή και η ενημέρωση των εργαζομένων συνδέονται μεταξύ τους. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό το στάδιο θα βρείτε στο τις συχνές ερωτήσεις σχετικά με τον κανονισμό καταγγελιών.
Θέλετε να ολοκληρώσετε αυτό το θέμα μονομιάς, συμπεριλαμβανομένης της επικοινωνίας προς τους εργαζομένους; Κάντε πρώτα τον δωρεάν έλεγχο στο signalo.eu, ή ανοίξτε ένα λογαριασμό επιχείρησης για να ξεκινήσετε αμέσως με τα έγγραφα και το πακέτο πληροφοριών.