Ja, een medewerker moet een melding ook mondeling kunnen doen. Alleen een schriftelijk formulier aanbieden is niet voldoende: de regelgeving vraagt om een kanaal dat zowel schriftelijk als mondeling melden mogelijk maakt. Mondeling betekent hier: telefonisch, via een ingesproken bericht, of in een persoonlijk gesprek als de medewerker daarom vraagt.
Voor u als werkgever betekent dit dat de gekozen inrichting van het meldkanaal beide vormen moet ondersteunen, en dat een mondelinge melding op dezelfde manier verder wordt behandeld als een schriftelijke: met een ontvangstbevestiging, een casecode en de termijnen die ook voor schriftelijke meldingen gelden.
Wat de regelgeving zegt over mondelinge meldingen
De achterliggende gedachte is dat een meldkanaal geen drempel mag opwerpen. Niet iedere medewerker voelt zich vrij om iets op papier te zetten, of heeft daar de vaardigheid of de rust voor. Door telefonisch melden of een ingesproken bericht mogelijk te maken, blijft de drempel zo laag als redelijkerwijs kan.
Dit betekent niet dat elke werkgever een telefoonlijn hoeft te bemannen. Het gaat erom dat de mogelijkheid er is en dat een medewerker die dat wil, ook echt mondeling terechtkan. Hoe u dat organiseert, mag u zelf bepalen, zolang de mogelijkheid feitelijk bestaat en bekend is bij medewerkers.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
Bij een ingesproken melding krijgt de medewerker een moment om zijn verhaal in te spreken, vaak via een beveiligd systeem, zonder dat er iemand meeluistert. De behandelaar ontvangt vervolgens een tekstuele weergave of een opname, afhankelijk van de inrichting die u koos.
Bij een gesprek op verzoek, bijvoorbeeld met de behandelaar of een vertrouwenspersoon, geldt hetzelfde uitgangspunt: het gesprek wordt vastgelegd, en de medewerker krijgt de gelegenheid om die vastlegging te controleren voordat die als melding geldt. Zo weet de medewerker zeker dat er niets verkeerd is opgeschreven, en heeft u als werkgever een betrouwbaar dossier.
Een aandachtspunt is dat een verzoek om een gesprek binnen een redelijke termijn wordt ingewilligd. Wachtlijsten van weken passen niet bij het idee van een laagdrempelig kanaal.
Vastleggen zonder de melder te belasten
Vastleggen is nodig, maar mag de medewerker niet extra belasten. Dat betekent onder meer dat een ingesproken bericht niet zomaar wordt getranscribeerd door iemand die niets met de zaak te maken heeft, en dat een gesprek niet ongemerkt wordt opgenomen. De medewerker moet weten wat er met zijn woorden gebeurt.
Voor de behandelaar is het praktisch om mondelinge en schriftelijke meldingen in dezelfde behandelomgeving samen te laten komen, zodat de termijnen voor de ontvangstbevestiging en de terugkoppeling niet los bijgehouden hoeven te worden per meldvorm. hoe die vastlegging en de termijnen samenkomen laat zien hoe dat er in de praktijk uitziet.
Mondeling melden en anonimiteit
Mondeling melden en anoniem melden zijn twee losse zaken die vaak door elkaar worden gehaald. Een medewerker kan mondeling melden en toch zijn naam noemen, en een medewerker kan schriftelijk en volledig anoniem melden. Bij een ingesproken bericht via een goed ingericht systeem hoeft een stem niet herleidbaar te worden gemaakt naar een naam, zolang er geen aanvullende gegevens worden gevraagd.
Werkgevers die dit voor het eerst inrichten, onderschatten soms hoeveel er komt kijken bij het combineren van mondeling melden met een oprechte anonimiteitswaarborg. Een goede check vooraf helpt: in een paar vragen zien wat er voor uw organisatie geregeld moet zijn geeft daar een eerste beeld van.
Wat dit voor uw meldprocedure betekent
In de meldprocedure die u aan medewerkers presenteert, hoort concreet te staan hoe een mondelinge melding werkt: via welk nummer of welk systeem, en wat de medewerker kan verwachten. Vage formuleringen als "neem contact op" voldoen niet aan het idee van een laagdrempelig, herkenbaar kanaal.
De kennisbank met uitleg per onderwerp gaat dieper in op wat er precies in zo'n procedure hoort te staan, en het overzicht met veelgestelde vragen behandelt vergelijkbare praktijkvragen die bij de inrichting van een meldkanaal opkomen.
Twijfelt u of uw huidige kanaal mondeling melden al goed genoeg faciliteert? Doe de gratis quick-scan of blader door de kennisbank; beide geven u zonder verplichting een eerste, concreet beeld van waar u staat.