Als u medewerkers niet informeert over de meldregeling, bestaat het kanaal wel op papier maar wordt het in de praktijk niet gebruikt. Medewerkers die een misstand willen melden, weten dan niet dat er een interne route is, en zoeken eerder een collega, de media of een toezichthouder op. Daarmee mist de organisatie de kans om een signaal vroeg en intern op te vangen, en dat is precies wat de meldregeling wettelijk beoogt te voorkomen.
De verplichting om een meldkanaal te hebben, staat niet los van de verplichting om medewerkers daarover te informeren. Een procedure die ergens op een server staat maar nooit is gedeeld, voldoet niet aan het uitgangspunt dat een medewerker de weg naar het kanaal daadwerkelijk kan vinden. Dat is een van de punten waar bij een geschil of een controle naar gekeken kan worden.
Waarom informeren geen formaliteit is
Het doel van de meldregeling is dat een medewerker die twijfelt over een misstand, een veilige en bekende plek heeft om dat te melden. Die functie werkt alleen als de informatie ook aankomt: waar het kanaal staat, hoe een melding wordt behandeld, en wat een medewerker aan bescherming mag verwachten. Zonder die informatie bestaat het kanaal in theorie, niet in de praktijk.
In de praktijk betekent dit meestal dat de procedure een vaste plek krijgt op het intranet of in de personeelsgids, dat nieuwe medewerkers er bij indiensttreding op gewezen worden, en dat de informatie ook toegankelijk is voor mensen die minder makkelijk digitaal meelezen, zoals medewerkers op de werkvloer zonder vaste werkplek. de kennisbank met uitleg per onderwerp beschrijft wat daar concreet bij hoort.
De risico's op een rij, nuchter bekeken
Het directe risico is dat een melding u niet via het interne kanaal bereikt, maar via een omweg: een externe toezichthouder, de pers, of pas veel later wanneer een situatie al is geëscaleerd. Dat is vervelender voor alle partijen dan wanneer een melding vroeg en intern binnenkomt.
Een tweede risico speelt bij een geschil achteraf. Als een medewerker stelt dat hij niet wist waar hij terechtkon, en de organisatie kan niet laten zien dat de informatie is gedeeld, dan is dat een zwak punt in het dossier. Dit is geen boete die vaststaat, maar wel iets dat meeweegt bij de vraag of de organisatie de verplichting naar behoren heeft ingevuld.
Een derde risico is intern vertrouwen. Een meldregeling die niemand kent, wekt de indruk dat integriteit geen prioriteit heeft. Dat is lastiger te herstellen dan een ontbrekend document, want het gaat over de cultuur op de werkvloer.
Wat er wettelijk wel en niet vaststaat
De verplichting om medewerkers te informeren is onderdeel van de bredere meldplicht voor organisaties vanaf de wettelijke drempel. Hoe uitgebreid die informatie moet zijn en in welke vorm, is niet in detail voorgeschreven; de kern is dat de informatie daadwerkelijk beschikbaar en begrijpelijk is voor iedereen die er gebruik van zou moeten kunnen maken. Voor de precieze uitleg van uw situatie is het verstandig een jurist te raadplegen of de wettekst zelf te raadplegen.
Benieuwd of dit voor uw organisatie speelt en wat er dan concreet moet liggen? doe de gratis check in een paar vragen en zie meteen een indicatie van uw situatie.
Hoe u dit in de praktijk oplost
Het herstellen van een ontbrekende of onvolledige informatievoorziening is meestal geen grote klus. Het gaat om een duidelijke, vindbare tekst over het kanaal, een vaste plek waar medewerkers die kunnen terugvinden, en een moment waarop nieuwe medewerkers hierover worden geïnformeerd. Signalo levert hiervoor een kant-en-klare informatie-kit die u kunt aanpassen aan uw eigen organisatie, zodat u niet zelf vanaf nul hoeft te formuleren wat er precies in moet staan.
Het is ook de moeite waard om na te gaan of de ondernemingsraad al heeft ingestemd met de meldregeling zelf, want die instemming en de informatievoorziening aan medewerkers horen bij elkaar. Meer over dat traject vindt u in de veelgestelde vragen over de meldregeling.
Wilt u dit onderdeel in één keer op orde brengen, inclusief de communicatie naar medewerkers? Doe eerst de gratis check op signalo.eu, of open een zakelijk account om direct met de documenten en de informatie-kit aan de slag te gaan.