Всеки, който разследва докладвания за нарушения или нежелано поведение, трябва да може да го прави безпристрастно. За да докажете и гарантирате това, имате нужда от редица документи: решение за назначение, в което е посочено кой е разследващият, описание на задачите с правомощия, договорности относно безпристрастността, разпоредба за замяна в случай, че докладване засяга самия разследващ, и декларация за поверителност.
Документът, който най-често липсва или е непълен, е разпоредбата за замяна. Именно там се крие детайлът, около който се върти този въпрос: какво се случва, ако докладване не може да бъде разработено неутрално от постоянния разследващ, например защото докладването е за самия него, за близо работещ колега или за някого, на когото разследващият отчита. Без установено алтернативно решение възниква точно ситуацията, която законът иска да предотврати: докладване, което се оценява от някого, който сам е замесен в него.
Решението за назначение: кой разследва докладването
Начална точка е кратко писмено решение, с което управителят или ръководството определя кой действа като разследващ. Това може да бъде вътрешен служител, като служител за съответствие или HR-мениджър, или външна страна. Решението посочва име или длъжност, обхвата на задачата и датата, от която назначението влиза в сила. Този документ трябва също да фигурира в самата процедура за докладване, така че служителите да знаят, при кого да подадат докладване.
Определяне на задачи и правомощия
Освен кой разследва, трябва също да е ясно какво разследващият може и не може да прави. Помислете на правомощието да провежда разследвания, да разговаря със заинтересованите страни и да наблюдава сроковете за потвърждение на получаването и обратната връзка. Този раздел за задачи предотвратява неясноти относно ролята, особено в по-малки организации, където един и същ човек комбинира няколко функции. В базата на знания, където е разработено по ситуация има повече информация относно това как комбинацията от роли се отнася към изискването за безпристрастност.
Безпристрастност: точката, където възникват проблемите
Безпристрастност означава, че разследващият няма интерес към резултата и не е лицето, за което е докладването, нито лице, което е преки свързано с него. На практика това най-често се затруднява в организации, където един човек едновременно изпълнява HR-задачи и разследва докладвания. Писмено описание на това как организацията гарантира безпристрастност трябва поради това да бъде сред постоянните документи. Това може да бъде кратък параграф в самата процедура, с конкретно правило: ако докладването засяга разследващия или преки колега, предварително определена замяна или външна страна поема случая.
Замяна за случая, когато разследващият не може да остане безпристрастен
Тази разпоредба за замяна е документът, който организациите най-лесно пропускат, защото описва ситуация, която може никога да не възникне. Въпреки това именно този документ е този, на който надзорът обръща внимание при евентуална проверка: дали има алтернативно решение, ако постоянния разследващ не може да бъде неутрален. Определете кой е замяната, как се включва той и как мелдателят получава информация за това, без да е засегната анонимността.
Поверителност и документиране
Разследващият освен това обикновено подписва декларация за поверителност, която специално засяга идентичността на докладчика и съдържанието на докладването. Това е отделен документ от общия трудов договор, защото е въпрос на особена отговорност, която не произтича автоматично от описанието на работната длъжност. И този документ трябва да фигурира в досието, което води, заедно с решението за назначение и описанието на задачите.
Всичко заедно
Тези документи заедно представляват доказателството, че третирането на сигналите е организирано внимателно: кой третира, с какви правомощия, как е гарантирана безпристрастността, кой замества при конфликт на интереси и как е закрепена поверителността. На страницата с често задавани въпроси относно ролята на лицето, отговарящо за третирането намирате допълнителни примери на ситуации, при които тези документи се консултират в практиката.
Дали тези документи са пълни в вашата ситуация, зависи от размера на вашата организация и от ролите, които вече съществуват там. Юрист или компетентният надзорен орган могат да оценят това за вашата конкретна ситуация; Signalo улеснява и структурира, но сам не оценява сигналите и не дава юридически съвети.
Искате ли първо да видите как изглеждат тези документи в практиката и откъде идва информацията на тази страница? Направете безплатното бързо сканиране чрез няколко кратки въпроса, които показват какво се прилага за вашата организация, или прегледайте страницата, която показва на какво се базира нашата информация как посочваме местонахождението при всяка тема.