Minn jkun jħandles ir-rapporti dwar il-vijolaturi jew il-kondotta mhux mixtieqa, għandu jkun kapaċi li jagħmel dan b'mod imparżjali. Biex juri dan u biex jiġi garantit, għandek bżonn ta' numru ta' dokumenti: deċiżjoni ta' appuntament li fiha min hu l-mħannek, deskrizzjoni tal-ħidmiet b'setgħat, ftehimiet dwar l-imparżjalità, arranġament ta' sostituzzjoni għal meta rapport jilmis l-mħannek innifsu, u dikjarazzjoni ta' kunfidenzjalità.
Id-dokument li jaqwa ħafna l-mhux preżenti jew inkomplett hu l-arranġament ta' sostituzzjoni. Preċiżament hemm jinqaż id-dettall dwar li għalih din il-kwistjoni għandha: x'jiġri meta rapport ma jistax jiġi mħandles b'mod newtru mill-mħannek fissi, pereżempju minħabba li r-rapport jikkonċerna l-persuna stess, jew għalkollega qriba, jew lil min jirrapporta l-mħannek. Mingħajr alternattiva ffissata, jiġi mħallaqa preċiżament is-sitwazzjoni li l-liġi trid tipprevvjeni: rapport li jkun evalwat minn persuna li hija stess involvuta fih.
Id-deċiżjoni ta' appuntament: min jħandles ir-rapport
Il-bidu hu deċiżjoni qasira u miktuba fejn il-mogħdija jew id-direttiva jiffissaw min jaġixxxi bħala mħannek. Din tista' tkun funzjonarji intern, bħal uffiċer ta' konformità jew maniġer HR, jew partido estern. Id-deċiżjoni tisemmi l-isem jew il-funzjoni, l-ambitu tal-kompitu, u d-data ta' meta l-appuntament jibda. Din il-biċċa għandha tkun preżenti wkoll fl-proċedura tar-rapporti nfisها, biex il-impjegati jafu ma' min il-rapport jilħaq.
Iffissa l-kompiti u s-setgħat
Aktar minn min jħandles, għanduk wkoll tiffissa x'jista' u x'ma jistax jagħmel il-mħannek. Ħseb għall-qawwa li tiddaħħal investigazzjoni, li tkellim ma' persuni involuti, u li tħares il-limiti tal-iċċar tal-iċċettazzjoni u t-trasferiment tal-informazzjoni. Din id-deskrizzjoni tal-ħidmiet tipprevvjeni l-konfużjoni dwar ir-rwol, speċjalment f'organizzazzjonijiet iżgħar fejn l-istess persuna tgħaqqad funzjonijiet multipli. Fl- il-banks tal-għarfien fejn dan huwa ffassal għal kull sitwazzjoni hemm iktar dwar kif din il-kombinazzjoni ta' rwoli għandha relazzjoni mal-ħtiega ta' imparżjalità.
Imparżjalità: il-punt fejn jiċċu ħames
L-imparżjalità tfisser li l-mħannek m'għandux interess fl-riżultat u mhux il-persuna dwar li l-rapport jikkonċerna, jew persuna li mħaqqqa direttament fih. Fil-prattika, dan ħafna drabi jiġi kif ma jistax jikber f'organizzazzjonijiet fejn persuna waħda tagħmel kemm ħidmiet HR kif ukoll il-ħandeq tar-rapporti. Deskrizzjoni miktuba dwar kif l-organizzazzjoni għandha titjieb l-imparżjalità, għandha tkun bejn il-biċċiet fissiet. Dan jista' jkun paragrafu qasir fl-proċedura nfisها, b'regola konkreta: jekk ir-rapport jilmis il-mħannek jew kollega dirett, persuna sostitut jew partido estern pre-desinata jieħu l-każ.
Sostitut għal meta jiċċu ħames ħadd mill-mħannek innifsu
Din l-arranġament ta' sostituzzjoni hu l-dokument li organizzazzjonijiet l-aktar faċilment jissibu, minħabba li jiddeskrivi sitwazzjoni li forsi qatt m'isseħħ. Tipikament huwa preċiżament din il-biċċa li s-sorveġljanza u possibbli reviżjoni jħarsu: hemm-iex alternattiva jekk il-mħannek fissi ma jistax ikun newtru. Iffissa min hu s-sostitut, kif din il-persuna tiddaħħal f'azzjoni, u kif il-rapurint jitgħallem dwar dan mingħajr li l-anonimità tpoġġi b'periklu.
Kunfidenzjalità u rekord
Il-mħannek, minbarra, tipikalment iffirma dikjarazzjoni ta' kunfidenzjalità li disponibbli speċifikament dwar l-identità ta' rapurint u l-kontenut tar-rapport. Din hu dokument separat mill-kuntratt ta' impjiegi ġenerali, minħabba li din għandha x'tagħmel b'responsabbilità speċjali li ma tiffirxa awtomatikament minn deskrizzjoni ta' ħidmiet. Ukoll din il-biċċa għandha tkun l-dossier li inti żżomm, flimkien mad-deċiżjoni ta' appuntament u d-deskrizzjoni tal-ħidmiet.
Kulħadd flimkien
Dawn-dokumenti huma flimkien il-prova li t-trattament tal-feedback dwar il-ksur huwa organizzat b'attenzjoni: min itratta, b'liema awtoritajiet, kif il-imparzjalità hija garantita, min jissostitwixxi meta hemm kunflitt ta' interessi, u kif is-sigurtà tal-kunfidenzjalità hija stabbilita. Fuq il-paġna tal-mistoqsijat ta' l-aktar ir-rivisti dwar ir-rwol tal-persuna li tħaddan il-feedback tsibu eżempji ta' suppliment ta' sitwazzjonijiet fejn dawn il-dokumenti jkunu jridu jiġu kkonsultati fil-prattika.
Jekk dawn il-dokumenti huma kompleti biex tikkoinċidu mal-imkaż tiegħek, dan jiddipendi mill-għamla tal-organizzazzjoni tiegħek u r-rwoli li jeżistu diġà hemm. Avukat jew l-awtorità ta' sorveljanza kompetenti jistgħu jivvalutaw dal-każ speċifiku tiegħek; Signalo jiffaċilita u jistruttura, iżda ma jevalwax il-feedback bih innifsu u ma jagħti l-ebda konsulenza legali.
Trid tirrividdi l-ewwel kif dawn il-dokumenti jħarsu fil-prattika u minn fejn il-midja fuq din il-paġna origina? Agħmel il-quick-scan ta' l-ebda ħlas permezz ta' ftit mistoqsijat qosra li juri x'hu japplikabbli biex tilk l-organizzazzjoni tiegħek, jew ara fuq il-paġna li juri fejn l-informazzjoni tiegħna fonda kif aħna nsemmu l-post ta' l-affidament weħed kull suġġett.