Akik a visszaélésekről vagy nemkívánatos magatartásról szóló bejelentéseket kezelnek, azt pártatlanul kell hogy tudják tenni. Ennek igazolása és biztosítása érdekében számos dokumentumra van szüksége: egy kijelölési határozatra, amelyben fel van tüntetve, ki a vizsgálatot végző személy, egy feladat-leírásra a jogkörökkel, a pártatlansággal kapcsolatos megállapodásokra, egy helyettesítési szabályozásra arra az esetre, ha a bejelentés magát a vizsgálatot végző személyt érinti, és egy titoktartási nyilatkozatra.
A leggyakrabban hiányzó vagy hiányos dokumentum a helyettesítési szabályozás. Pontosan itt van az a részlet, amely körül ez a téma forog: mi történik, ha egy bejelentést nem lehet semlegesen az állandó vizsgálatot végző személy által felvenni, például azért, mert a bejelentés magáról a személyről szól, egy közeli kollégáról, vagy valakiről, akinek a vizsgálatot végző személy alárendeltje. Egy rögzített alternatíva nélkül éppen az a helyzet alakul ki, amelyet a jogszabály el akar kerülni: egy olyan bejelentés, amelyet olyan személy értékel, aki maga is érintett benne.
A kijelölési határozat: ki kezeli a bejelentést
A kiindulópont egy rövid, írásban kiadott határozat, amelyben az igazgató vagy a vezetés rögzíti, hogy ki végzi a vizsgálatot. Ez lehet egy belső alkalmazott, például egy compliance tisztviselő vagy HR-menedzser, vagy egy külső fél. A határozat tartalmazza a nevet vagy a besorolást, a feladat hatókörét, és azt a dátumot, amikor a kijelölés érvénybe lép. Ez a dokumentum a bejelentési eljárásban is szerepelnie kell, hogy az alkalmazottak tudjanak, kinek kezéhez jut a bejelentés.
Feladatok és jogkörök rögzítése
A kijelölés mellett azt is rögzíteni kell, hogy a vizsgálatot végző személy mit tehet és mit nem. Gondoljon a nyomozás végzésének jogkörére, az érintett személyekkel való beszélgetésre, valamint a visszaigazolás és a visszajelzés határidejének figyelemmel kísérésére. Ez a feladat-leírás megakadályozza a szerepről szóló bizonytalanságot, különösen a kisebb szervezeteknél, ahol ugyanez a személy több funkcióban működik. A tudásbázisban, ahol ezt helyzetenként feldolgozták, további információk találhatók arról, hogy ezek a szerepek hogyan viszonyulnak a pártatlansági követelményhez.
Pártatlanság: a pont, ahol hibáznak
A pártatlanság azt jelenti, hogy a vizsgálatot végző személynek nincs érdeke az eredményt illetően, és nem ő az a személy, akiről a bejelentés szól, vagy olyan személy, aki közvetlenül érintett benne. A gyakorlatban ez leggyakrabban az olyan szervezeteknél okoz gondot, ahol egy személy HR-feladatokat és a bejelentések kezelését is végzi. Ezért az a szokásos dokumentumok között kell lennie, amelyekben írásban le van írva, hogy a szervezet hogyan biztosítja a pártatlansságot. Ez lehet egy rövid bekezdés magában az eljárásban, egy konkrét szabállyal: ha a bejelentés a vizsgálatot végző személyt vagy egy közvetlenül vele együtt dolgozó kollégát érinti, egy előre kijelölt helyettes vagy külső fél veszi át az ügy kezelését.
Helyettes arra az esetre, ha a vizsgálatot végző személynél probléma adódik
Ez a helyettesítési szabályozás az a dokumentum, amelyet a szervezetek a legkönnyebben kihagynak, mert olyan helyzetet ír le, amely talán soha nem fordul elő. Mégis pontosan ez az a papír, amelyre az ellenőrzés és az esetleges felülvizsgálat figyel: van-e kiutasítási lehetőség, ha az állandó vizsgálatot végző személy nem tud semleges lenni. Rögzítse, ki a helyettes, hogyan kerül sor az alkalmazására, és hogyan értesítik az ügyet megtekintő személyt anélkül, hogy az anonimitás veszélybe kerülne.
Titoktartás és nyilvántartás
A vizsgálatot végző személy ezenkívül általában egy titoktartási nyilatkozatot ír alá, amely kifejezetten a megtekintő személy személyazonosságára és a bejelentés tartalmára vonatkozik. Ez az általános munkaszerződéstől eltérő dokumentum, mivel olyan különleges felelősségről van szó, amely nem automatikusan egy feladat-leírásból adódik. Ez az irat is az Ön által felsorolt dossziéban kell hogy legyen, a kijelölési határozattal és a feladat-leírással együtt.
Összesen
Ezek a dokumentumok együttesen bizonyítékot képeznek arra, hogy a bejelentések kezelése gondosan van szervezve: ki végzi a kezelést, milyen hatáskörökkel rendelkezik, hogyan biztosított az objektivitás, ki helyettesíti az érdekellenkezés esetén, és hogyan van rögzítve a titoktartás. A(z) a bejelentéskezelő szerepéről szóló gyakran ismételt kérdések oldalán további gyakorlati helyzetekre vonatkozó példákat találhat, ahol ezeket az anyagokat gyakorlatban használják fel.
Az, hogy ezek a dokumentumok az Ön helyzetében teljesek-e, függ szervezete nagyságától és az ott már meglévő szerepköröktől. Egy jogász vagy az illetékes felügyeleti hatóság az Ön konkrét helyzetében ezt megállapíthatja; a Signalo faciliteál és strukturál, de maga nem értékel ki bejelentéseket, és nem nyújt jogi tanácsot.
Előbb szeretné látni, hogy ezek a dokumentumok a gyakorlatban hogyan néznek ki, és honnan származik az ezen az oldalon található információ? Végezze el az ingyenes gyors átvizsgálást a(z) néhány rövid kérdés segítségével, amely megmutatja, mi vonatkozik az Ön szervezetérevagy tekintse meg a(z) oldalunkat, amely megmutatja, milyen alapokon nyugszik az információnk hogyan jelöljük meg az egyes témák forrásait.