Tam, kurš apstrādā ziņojumus par pārkāpumiem vai nevēlamu uzvedību, tas jāvar darīt objektīvi. Lai to pierādītu un nodrošinātu, jums nepieciešams vairāki dokumenti: norīkošanas lēmums, kurā teikts, kas ir apstrādes veicējs, darba apraksts ar pilnvarām, vienošanās par objektivitāti, aizstāvja noteikumi gadījumam, ja ziņojums skar pašu apstrādes veicēju, un konfidencialitātes deklarācija.
Dokumentu, kas visbiežāk trūkst vai ir nepilnīgs, ir aizstāvja noteikumi. Tieši tur atrodas detaļa, ap kuru griežas šis jautājums: kas notiek, ja ziņojumu nevar objektīvi apstrādāt pastāvīgais apstrādes veicējs, piemēram, tāpēc, ka ziņojums ir par pašu šo personu, par tuvāku kolēģi vai par personu, kurai ziņo apstrādes veicējs. Bez fiksētas alternatīvas rodas tieši tā situācija, kuru likums vēlas novērst: ziņojums, ko vērtē kāds, kurš pats ir iesaistīts.
Norīkošanas lēmums: kurš apstrādā ziņojumu
Sākumpunkts ir īss, rakstisks lēmums, kurā vadošais darbinieks vai vadība fiksē, kurš darbojas kā apstrādes veicējs. Tas var būt iekšējais darbinieks, piemēram, compliance vadītājs vai personāla vadības speciālists, vai ārējā puse. Lēmumā norādīts vārds vai amats, uzdevuma darbības joma un norīkošanas sākuma datums. Šis dokuments arī jāiekļauj pašā ziņojumu apstrādes procedūrā, lai darbinieki zinātu, pie kura jāiesniedz ziņojums.
Uzdevumus un pilnvaras fiksēt
Papildus tam, kurš apstrādā, jāfiksē arī tas, ko apstrādes veicējs smēļ un nesmēļ. Padomājiet par pilnvaru veikt izmeklēšanu, runāt ar iesaistītajām personām un uzraudzīt termiņus saņemšanas apstiprināšanai un informācijas atgriešanai. Šis darba apraksts novērš neskaidrības par lomu, īpaši mazākos uzņēmumos, kur viena persona apvieno vairākas funkcijas. In the zināšanu bāze, kur tas ir detalizēti izstrādāts par katru situāciju, ir vairāk informācijas par to, kā šī lomu kombinācija attiecas uz objektivitātes prasību.
Objektivitāte: punkts, kur rodas kļūdas
Objektivitāte nozīmē, ka apstrādes veicējam nav intereses par rezultātu un viņš nav persona, par kuru ir ziņojums, vai kāds, kurš ir tieši iesaistīts. Praksē tas visbiežāk rodas spriegumā organizācijās, kur viena persona veic gan personāla vadības uzdevumus, gan ziņojumu apstrādi. Tāpēc rakstisks apraksts par to, kā organizācija nodrošina objektivitāti, jāiekļauj pastāvīgo dokumentu starpā. Tas var būt īsa rindkopu procedūrā pašā ar konkrētu noteikumu: ja ziņojums skar apstrādes veicēju vai tiešu kolēģi, iepriekš norīkots aizstāvjs vai ārējā puse pārņem lietu.
Aizstāvjs gadījumam, kad ar apstrādes veicēju pašu kaut kas noiet greizi
Šis aizstāvja noteikums ir dokuments, ko organizācijas visvisvieglāk palaižas garā, jo tas apraksta situāciju, kas varbūt nekad nenotiks. Tomēr tieši šis dokuments ir tas, uz kuru noskatarot uzraudzība un iespējamā pārbaudīšana: vai pastāv izeja, ja pastāvīgais apstrādes veicējs nevar būt neobjektīvs. Fiksējiet, kurš ir aizstāvjs, kā šī persona tiek iesaistīta un kā par to tiek informēts ziņotājs, neapdraudējot anonimitāti.
Konfidencialitāte un dokumentēšana
Apstrādes veicējs papildus tam parasti paraksta konfidencialitātes deklarāciju, kas attiecas uz ziņotāja identitāti un ziņojuma saturu. Tas ir atsevišķs dokuments no vispārējā darba līguma, jo tas attiecas uz īpašu atbildību, kas automātiski neizdies no amata apraksta. Arī šis dokuments jāiekļauj dokumentu mapē, ko jūs veidojat, kopā ar norīkošanas lēmumu un darba aprakstu.
Kopumā
Šie dokumenti kopā veido pierādījumu tam, ka paziņojumu apstrāde ir rūpīgi organizēta: kurš apstrādā, kādas kompetences viņam ir, kā nodrošināta neobjektivitāte, kurš aizstāj interešu konflikta gadījumā, un kā ir noregulēta konfidencialitāte. Uz lapu ar bieži uzdotiem jautājumiem par apstrādātāja lomu jūs atradīsit papildinošus piemērus situācijām, kuros šie dokumenti praksē tiek apskaitīti.
Jūsu situācijā ir pilnīgi šie dokumenti, tas ir atkarīgs no jūsu organizācijas lieluma un tajā jau esošajām lomām. Jurists vai atbildīgais uzraudzības iestāde var to novērtēt jūsu konkrētajā situācijā; Signalo atvieglo un strukturē, bet pats neapstrādā paziņojumus un nesniedz juridiskas konsultācijas.
Vai vēlaties vispirms redzēt, kā šie dokumenti izskatās praksē un no kurienes nāk informācija šajā lapā? Veiciet bezmaksas ātro skenēšanu, izmantojot dažus īsus jautājumus, kas parāda, kas attiecas uz jūsu organizāciju, vai skatieties lapā, kurā parādīts, uz ko balstīta mūsu informācija kā mēs norādām katras tēmas avotu.