Kes käsitleb kuritarvituste või ebasoovitava käitumise kaebusi, peab seda tegema erapooletu viisil. Selle tõendamiseks ja tagamiseks vajate te mitmeid dokumente: määramiskäsk, milles on kirjas, kes on käsitleja, ülesannete kirjeldus koos pädevusega, kokkulepped erapooletuse kohta, asendaja määramine juhul, kui kaebuse käsitleja ise on seotud, ja salastamisele alluvuse deklaratsioon.
Dokument, mis enamasti puudub või on mittetäielik, on asendaja määramine. Just selles on detail, mille ümber käib see teema: mis juhtub, kui kaebust ei saa käsitleda neutraalselt üldjuhul määratud käsitleja poolt, näiteks seetõttu, et kaebuse teema on see isik ise, tema lähikollega või keegi, kes käsitleja vahetult juhendab. Ilma fikseeritud alternatiivita tekib täpselt see olukord, mida seadus soovib vältida: kaebust hindab keegi, kes on selles ise kaasatud.
Määramiskäsk: kes käsitleb kaebust
Alguspunkt on lühike, kirjalik käsk, milles juhtimine fikseerib, kes käsitleja ülesannet täidab. See võib olla sisemine ametnana, näiteks vastavusohvitser või personalijuht, või väline pool. Käsk nimetab nime või teenistust, ülesande ulatust ja kuupäeva, millest määramine jõustub. See dokument peaks olema ka käsitlemismenetluses ise, et töötajad teaksid, kelle juures kaebust võib esitada.
Ülesanded ja pädevused määratleda
Lisaks sellele, kes käsitleb, tuleb fikseerida ka, mida käsitleja võib ja ei tohi. Mõelge pädevusele uuringuid teha, kaasatud pooltega rääkida ning vastuvõtmisvastuse ja tagasiside tähtaegu jälgida. See ülesannete kirjeldus hoiab ära eitluse käsitleja rolli üle, eriti väiksemades organisatsioonides, kus üks inimene kombineerib mitut ülesannet. Selles teadmiste andmebaasis, kus seda olukordade kaupa on välja töötatud on rohkem teavet selle kohta, kuidas rolle kombineerimise suhtumine erapooletuse nõudele.
Erapooletus: aspekt, kus käib valesti
Erapooletus tähendab, et käsitlejaval pole kaebuse tulemuse suhtes huvi ja ei ole isik, kelle üle kaebust esitatakse, ega keegi, kes on sellega otseselt seotud. Praktikas on see probleemne eelkõige organisatsioonides, kus üks isik täidab nii HR-ülesandeid kui kaebuste käitlemist. Kirjalik kirjeldus, kuidas organisatsioon erapooletust tagab, peaks seetõttu kuuluma kindlate dokumentide sekka. See võib olla lühike lõik menetluses endas, konkreetse juhisega: kui kaebuse teema on käsitleja või tema otsene kolleeg, võtab eelnevalt nimetatud asendaja või väline pool asja enda alla.
Asendaja juhul, kui käsitleja juures käib valesti
See asendaja määramine on dokument, mida organisatsioonid hõlpsamalt vahele jätavad, sest see kirjeldab olukorda, mis ei pruugi iial tekkida. Siiski on just see dokument, mida järelevalve ja võimalik kontroll vaatab: kas on väljapääs, kui tavapärane käsitleja ei saa neutraalne olla. Fikseerige, kes asendaja on, kuidas teda kaasamise hetkeni kasutada ja kuidas käsitleja sellest informeeritakse, ilma et anonüümsus ohtu läheks.
Salastamine ja dokumenteerimine
Käsitleja allkirjastab lisaks sellele tavaliselt salastamisele alluvuse deklaratsiooni, mis käib käsitleja identiteedi ja kaebuse sisu üle. See on eraldi dokument üldisest töölepingust, sest tegemist on erilise vastutusega, mis ei tulene automaatselt ülesannete kirjeldusest. Ka see dokument peab olema teie dokumentide hulgas, koos määramiskäsuga ja ülesannete kirjeldusega.
Kokku
Need dokumendid moodustavad koos tõendi, et teatiste käsitlemine on hoolikalt korraldatud: kes käsitleb, milliseid volitusi tal on, kuidas on tagatud erapooletus, kes asendab huvide konfliktide korral ja kuidas on konfidentsiaalsus fikseeritud. Lehel käsitleja rolli kohta esitatud korduma kippuvate küsimuste leiate täiendavaid näiteid olukordadest, kus neid dokumente praktikas konsulteeritakse.
Kas need dokumendid on teie situatsioonis täielikud, sõltub teie organisatsiooni suurusest ja seal juba eksisteerivate rollidega. Jurist või pädev järelevalveasutus saab seda teie konkreetse situatsiooni jaoks hinnata; Signalo hõlbustab ja struktureerib, kuid ise teatiseid ei hinda ja ei anna juriidilist nõu.
Kas soovite kõigepealt näha, kuidas need dokumendid praktikas välja näevad ja kust selle lehe teave pärineb? Tehke tasuta kiirkontroll läbi mõne lühikese küsimuse kaudu, mis näitavad, mis teie organisatsiooni jaoks kehtibvõi vaadake lehte, mis näitab, millal meie teave põhineb kuidas me iga teema jaoks nimetame leiukohta.