Cine gestionează rapoartele privind încălcările sau comportamentul nedorit trebuie să o facă imparțial. Pentru a demonstra și a asigura acest lucru, aveți nevoie de mai multe documente: o decizie de desemnare în care se specifică cine este persoana responsabilă, o descripție a sarcinilor cu puteri specifice, acorduri privind imparțialitatea, o regulă de înlocuire pentru situația în care un raport îl vizează pe persoana responsabilă în sine, și o declarație de confidențialitate.
Documentul care lipsește cel mai frecvent sau este incomplet este regulamentul de înlocuire. Tocmai acolo se află detaliul care face obiectul acestui subiect: ce se întâmplă dacă un raport nu poate fi gestionat în mod neutru de către persoana responsabilă stabilită, de exemplu dacă raportul privește chiar acea persoană, un coleg apropiat, sau cineva căruia îi raportează persoana responsabilă. Fără o alternativă stabilită în prealabil, apare exact situația pe care legea dorește s-o prevină: un raport evaluat de cineva care este el însuși implicat.
Decizia de desemnare: cine gestionează raportul
Punctul de plecare este o decizie scurtă, în scris, în care conducerea sau directiunea stabilește cine acționează ca persoană responsabilă. Aceasta poate fi un funcționar intern, cum ar fi un responsabil cu conformitatea sau un manager de resurse umane, sau o parte externă. Decizia precizează numele sau funcția, domeniul de aplicare al sarcinii și data la care desemnarea intră în vigoare. Acest document trebuie să apară și în procedura de raportare în sine, astfel încât angajații să știe cui se adresează cu un raport.
Stabilirea sarcinilor și a puterilor
Pe lângă cine gestionează, trebuie stabilit și ce poate și ce nu poate face persoana responsabilă. Gândiți-vă la puterea de a efectua investigații, de a vorbi cu persoanele implicate și de a monitoriza termenele pentru confirmare și feedback. Această descripție a sarcinilor evită neînțelegerile privind rolul, în special în organizații mai mici unde aceeași persoană cumulează mai multe funcții. În baza de cunoștințe unde aceasta este elaborată pentru fiecare situație există mai multe informații despre modul în care această combinație de roluri se raportează la cerința de imparțialitate.
Imparțialitate: aspectul care creeaza probleme
Imparțialitatea înseamnă că persoana responsabilă nu are interes la rezultat și nu este persoana despre care este raportul, sau cineva direct implicat în acesta. În practică, aceasta se confruntă cel mai frecvent în organizații unde o singură persoană îndeplinește atât sarcini de resurse umane, cât și gestionarea rapoartelor. Din acest motiv, o descripție în scris a modului în care organizația asigură imparțialitatea trebuie să facă parte din documentele permanente. Aceasta poate fi un paragraf scurt în procedura în sine, cu o regulă concretă: dacă raportul îl vizează pe persoana responsabilă sau pe un coleg direct, o persoană înlocuitor desemnată în prealabil sau o parte externă preia cazul.
Un înlocuitor pentru situația în care ceva merge prost la persoana responsabilă în sine
Acest regulament de înlocuire este documentul pe care organizațiile îl omit cel mai ușor, deoarece descrie o situație care poate să nu se producă niciodată. Cu toate acestea, tocmai acest document este ceea ce supravegherea și o posibilă evaluare examinează: există o modalitate de a se retrage dacă persoana responsabilă stabilită nu poate fi imparțială. Stabiliți cine este înlocuitorul, cum va fi angajat și cum va fi informat raportorul fără a compromite anonimatul.
Confidențialitate și înregistrare
Persoana responsabilă semnează în continuare, în mod obișnuit, o declarație de confidențialitate care se referă specific la identitatea raportorului și la conținutul raportului. Acesta este un document separat de contractul general de muncă, deoarece se referă la o responsabilitate deosebită care nu decurge automat dintr-o descripție a postului. Și acest document trebuie să facă parte din dosarul pe care îl păstrați, împreună cu decizia de desemnare și descrierea sarcinilor.
Totul la un loc
Aceste documente formează laolaltă dovada că tratarea semnalărilor a fost organizată cu atenție: cine tratează, cu ce competențe, cum este asigurată imparțialitatea, cine o înlocuiește în caz de conflict de interese, și cum este consemnată confidențialitatea. Pe pagina cu întrebări frecvente despre rolul persoanei care tratează semnalările veți găsi exemple suplimentare ale situațiilor în care aceste documente sunt consultate în practică.
Dacă aceste documente sunt complete în situația dvs. depinde de dimensiunea organizației dvs. și de rolurile care există deja acolo. Un jurist sau autoritatea de supraveghere competentă pot aprecia lucrul acesta pentru situația dvs. specifică; Signalo facilitează și structurează, dar nu evaluează semnalări și nu oferă consiliere juridică.
Doriți să vedeți mai întâi cum arată aceste documente în practică și de unde provine informația de pe această pagină? Faceți verificarea rapidă gratuită prin câteva întrebări scurte care vă arată ce se aplică organizației dvs., sau consultați pagina care arată pe ce se bazează informațiile noastre pentru a vedea cum indicăm sursa pentru fiecare subiect.