Kdo zpracovává hlášení o porušováních nebo nežádoucím chování, musí to umět dělat nezaujatě. Aby to bylo možné prokázat a zajistit, potřebujete řadu dokumentů: rozhodnutí o jmenování, které stanoví, kdo je zpracovatelem, popis úkolů se zmocněnímiž, dohody o nezaujatosti, náhradní řád pro případy, kdy se hlášení týká samotného zpracovatele, a prohlášení o mlčenlivosti.
Dokument, který nejčastěji chybí nebo je neúplný, je náhradní řád. Právě tam se skrývá detail, kolem kterého se toto téma točí: co se stane, pokud hlášení nemůže být nestranně převzato pevným zpracovatelem, například proto, že se hlášení týká samotné osoby zpracovatele, jeho blízkého kolegy, nebo někoho, komu zpracovatel podléhá. Bez písemně zakotvené alternativy vzniká přesně ta situace, kterou zákon chce předcházet: hlášení, které posuzuje osoba, která je sama součástí situace.
Rozhodnutí o jmenování: kdo zpracovává hlášení
Výchozím bodem je krátké písemné rozhodnutí, v němž vedení nebo vedoucí pracovník stanoví, kdo jako zpracovatel hlášení optuje. Může to být interní pracovník, jako je specialista na compliance nebo manažer HR, nebo externí strana. Rozhodnutí uvádí jméno nebo funkci, rozsah úkolu a datum, kdy se jmenování účinnosti. Tento dokument by měl být také součástí samotného postupu hlášení, aby zaměstnanci věděli, kam hlášení směřuje.
Stanovení úkolů a zmocnění
Vedle toho, kdo zpracovává, musí být také jasné, co smí a nesmí zpracovatel dělat. Uvažujte o zmocnění provádět vyšetřování, hovořit se zúčastněnými stranami a sledovat lhůty pro potvrzení příjmu a zpětnou vazbu. Tento popis úkolů předchází nejasnostem ohledně role, zvláště v menších organizacích, kde stejná osoba kombinuje více funkcí. V znalostní databázi, kde je to vypracováno pro každou situaci je více informací o tom, jak se kombinace rolí vztahuje k požadavku nezaujatosti.
Nezaujatost: bod, kde se chybuje
Nezaujatost znamená, že zpracovatel nemá zájem na výsledku a není osoba, o níž je hlášení, nebo někdo, kdo je přímo zapojen. V praxi se to nejčastěji děje v organizacích, kde jedna osoba provádí jak HR úkoly, tak zpracování hlášení. Písemný popis toho, jak organizace zajišťuje nezaujatost, by proto měl být součástí stálých dokumentů. Může to být krátký odstavec v samotném postupu s konkrétním pravidlem: pokud se hlášení týká zpracovatele nebo jeho přímého kolegy, předem určený náhradník nebo externí strana záležitost převezme.
Náhrada pro případ, že selže samotný zpracovatel
Tento náhradní řád je dokument, který organizace nejsnadněji vynechávají, protože popisuje situaci, která se snad nikdy nekoná. Přesto právě tento dokument je na co se zaměřuje dohled a možné ověření: existuje možnost vyhnutí se, pokud pevný zpracovatel nemůže být nestranný. Vymezte si, kdo je náhradníkem, jak se zapojuje a jak je o tom melder informován, aniž by byla dotčena anonymita.
Mlčenlivost a dokumentace
Zpracovatel kromě toho obvykle podepíše prohlášení o mlčenlivosti, které se konkrétně týká identity meldatele a obsahu hlášení. Jedná se o samostatný dokument od obecné pracovní smlouvy, protože jde o zvláštní odpovědnost, která nevyplývá automaticky z popisu funkce. Také tento dokument patří do spisu, který vedete, spolu s rozhodnutím o jmenování a popisem úkolů.
Vše dohromady
Tyto dokumenty dohromady tvoří důkaz toho, že zpracování hlášení je pečlivě uspořádáno: kdo je zpracovává, jaké má oprávnění, jak je zajištěna nestrannost, kdo zastupuje při střetu zájmů a jak je zajištěna důvěrnost. Na stránce s často kladenými otázkami o roli osoby zpracovávající hlášení najdete další příklady situací, v nichž se v praxi tyto dokumenty konzultují.
To, zda jsou tyto dokumenty ve vaší situaci úplné, závisí na velikosti vaší organizace a rolích, které tam již existují. Právník nebo příslušný dohledový orgán to mohou posoudit pro vaši konkrétní situaci; signalo.eu usnadňuje a strukturuje, ale samotná hlášení neposuzuje a neposkytuje právní poradenství.
Chcete si nejdřív prohlédnout, jak tyto dokumenty v praxi vypadají a odkud pochází informace na této stránce? Proveďte bezplatný rychlý přehled pomocí několika krátkých otázek, které vám ukážou, co platí pro vaši organizaci, nebo se podívejte na stránku, která ukazuje, na čem jsou založeny naše informace jak uvádíme zdroj u jednotlivých témat.