Kdor obravnava prijave o kršitvah ali nezaželenim vedenjem, to mora lahko početi nepristransko. Če to želite dokazati in zagotoviti, potrebujete več dokumentov: odlok o imenovanju, v katerem je navedeno, kdo je obravnavatelj, opis nalog s pooblastili, dogovore o nepristranstvu, ureditev zamenjave v primeru, ko prijava zadeva samega obravnavatelja, in izjavo o tajnosti.
Dokument, ki ga organizacije najpogosteje pogrešajo ali ki je nepopoln, je ureditev zamenjave. Prav tam se skriva podrobnost, okrog katere se vrti ta tematika: kaj se zgodi, če prijave ne more nepristransko obravnavati redni obravnavatelj, na primer ker se prijava nanaša nanj samega, na njegovega bližnjega sodelavca ali na osebo, ki jo ima on kot nadrejenega. Brez formalizirane alternative nastane ravno tista situacija, ki jo želi preprečiti zakon: prijava, ki jo presoja oseba, ki je sama vplitana v primer.
Odlok o imenovanju: kdo obravnava prijavo
Izhodišče je kratka, pisna odločitev, s katero direktor ali vodstvo formalizira, kdo nastopa kot obravnavatelj. To je lahko notranja oseba, kot je na primer službenik za skladnost ali vodja kadrov, ali zunanja stranka. V odloku se navede ime ali funkcija, obseg naloge in datum, od katerega se imenovanje vzpostavi. Ta dokument mora biti naveden tudi v sami postopku obravnave prijav, da zaposleni vedo, kam prispejo s svojo prijavo.
Naloge in pooblastila
Poleg tega, kdo obravnava, mora biti jasno tudi to, kaj sme in kaj ne sme početi obravnavatelj. Mislite na pooblastilo za izvajanje preiskave, za pogovor z vključenimi osebami in za nadzor rokov za potrditev prejema in povratne informacije. Ta opis nalog preprečuje negotovost glede vloge, zlasti v manjših organizacijah, kjer ista oseba opravlja več funkcij. V bazi znanja, kjer je to obdelano za vsako situacijo, je več o tem, kako se ta kombinacija vlog nanaša na zahtevo po nepristranstvu.
Nepristranstvo: tematika, ki se je največkrat ne lotimo pravilno
Nepristranstvo pomeni, da obravnavatelj nima nikakršnega intereса glede rezultata in ni oseba, o kateri se prijava nanaša, niti oseba, ki je direktno vpletena v primer. V praksi se to najpogosteje zgodi v organizacijah, kjer ista oseba opravlja tako kadrovske naloge kot tudi obravnavo prijav. Zato mora biti pri stalnih dokumentih tudi pisni opis, kako organizacija zagotavlja nepristranstvo. To je lahko kratek odstavek v sami proceduri s konkretnim pravilom: če prijava zadeva obravnavatelja ali njegovega neposrednega sodelavca, upravičeni nadomestnik ali zunanja stranka prevzame primer.
Nadomestnik za primer, ko nastane težava pri samem obravnavatelju
Ta ureditev zamenjave je dokument, ki ga organizacije najmanj radi obravnavajo, ker opisuje situacijo, ki se morda nikoli ne zgodi. Vendar je prav ta dokument tisti, na katerega se osredotočata nadzor in morebitna preverjanja: ali obstaja izhod iz situacije, ko redni obravnavatelj ne more biti nepristran. Formalizirajte, kdo je nadomestnik, kako se aktivira in kako je o tem obveščen prijavitelj, ne da bi se anonimnost ogrozila.
Tajnost in dokumentacija
Obravnavatelj poleg tega običajno podpiše izjavo o tajnosti, ki se posebej nanaša na istovetnost prijavitelja in vsebino prijave. To je ločen dokument od splošne pogodbe o zaposlitvi, ker gre za posebno odgovornost, ki ne izhaja avtomatično iz opisa nalog. Tudi ta dokument pripada v spis, ki ga hranite, skupaj z odlokom o imenovanju in opisom nalog.
Vse skupaj
Ti dokumenti skupaj tvorijo dokazilo, da je obravnava prijav skrbno urejena: kdo obravnava, s katerimi pooblastili, kako je zagotovljena nepristranskost, kdo nadomešča osebo v primeru nasprotja interesov, in kako je tajnost zapisana. Na strani s pogosto zastavljanimi vprašanji o vlogi osebe, ki obravnava prijave najdete dodatne primere situacij, v katerih se ta dokumenta v praksi posvetujeta.
To, ali so ti dokumenti v vaši situaciji popolni, je odvisno od velikosti vaše organizacije in vlog, ki že obstajajo tam. Pravnik ali pristojni nadzorni organ lahko to za vašo specifično situacijo oceni; signalo.eu olajšuje in strukturira, vendar sam ne ocenjuje prijav in ne daje pravnih nasvetov.
Želite najprej videti, kako vidijo ti dokumenti v praksi in od kod izvira informacija na tej strani? Naredite brezplačno hitro preverjanje prek nekaj kratkih vprašanj, ki kažejo, kaj velja za vašo organizacijo, ali pa si oglejte stran, ki prikazuje, na čem temeljijo naše informacije kako pri vsakem področju navajamo najdišče.