Osoba rozpatrująca powiadomienia o naruszeniach lub niepożądanym zachowaniu musi być w stanie to robić bezstronnie. Aby to wykazać i zapewnić, potrzebne są następujące dokumenty: zarządzenie o wyznaczeniu, w którym określono, kto jest administratorem, opis stanowiska zawierający uprawnienia, uzgodnienia dotyczące bezstronności, regulacja dotycząca zastępstwa na wypadek, gdy powiadomienie dotyczy samego administratora, oraz oświadczenie o poufności.
Dokument, który najczęściej brakuje lub jest niekompletny, to regulacja dotycząca zastępstwa. To właśnie tam tkwi szczegół, wokół którego toczy się ten temat: co się dzieje, gdy powiadomienie nie może być bezstronnie rozpatrzone przez stałego administratora, na przykład dlatego, że dotyczy samej tej osoby, jej bliskiego kolegi, lub kogoś, komu administrator się podlega. Bez ustalonych alternatyw powstaje dokładnie sytuacja, którą prawo chce zapobiec: powiadomienie rozpatrywane przez osobę, która sama jest w to zaangażowana.
Zarządzenie o wyznaczeniu: kto rozpatruje powiadomienie
Punktem wyjścia jest krótkie, pisemne zarządzenie, w którym kierownictwo lub dyrekcja określa, kto pełni funkcję administratora. Może to być pracownik wewnętrzny, taki jak specjalista ds. zgodności z prawem lub menedżer HR, lub strona zewnętrzna. Zarządzenie zawiera nazwę lub stanowisko, zakres zadania i datę wejścia w życie wyznaczenia. Ten dokument powinien być również zawarty w samej procedurze powiadomienia, aby pracownicy wiedzieli, do kogo skierować powiadomienie.
Ustalenie zadań i uprawnień
Oprócz tego, kto rozpatruje, musi być jasne, co administrator może, a czego nie może robić. Weź pod uwagę uprawnienie do przeprowadzenia dochodzenia, rozmowy ze stronami zainteresowanymi oraz monitorowania terminów potwierdzenia otrzymania i zwrotnej informacji. Ten opis stanowiska zapobiega niejasności co do roli, szczególnie w mniejszych organizacjach, gdzie jedna osoba łączy wiele funkcji. W bazie wiedzy, w której ta sytuacja jest opracowana dla każdego przypadku, znajduje się więcej informacji na temat tego, jak ta kombinacja ról ma się do wymogu bezstronności.
Bezstronność: punkt, w którym dochodzi do błędów
Bezstronność oznacza, że administrator nie ma interesu w wyniku i nie jest osobą, o której mowa w powiadomieniu, ani osobą, która jest w to bezpośrednio zaangażowana. W praktyce najczęściej pojawia się problem w organizacjach, gdzie jedna osoba pełni zarówno funkcje HR, jak i rozpatruje powiadomienia. Pisemny opis sposobu, w jaki organizacja zapewnia bezstronność, powinien zatem być częścią standardowych dokumentów. Może to być krótki akapit w samej procedurze, wraz z konkretną zasadą: jeśli powiadomienie dotyczy administratora lub bliskiego kolegi, wcześniej wyznaczony zastępca lub strona zewnętrzna przejmuje sprawę.
Zastępca na wypadek problemów z samym administratorem
Ta regulacja dotycząca zastępstwa jest dokumentem, który organizacje najłatwiej pomijają, ponieważ opisuje sytuację, która być może nigdy się nie zdarzy. Jednak właśnie ten dokument jest tym, na który zwracają uwagę organy nadzoru i ewentualne przeglądy: czy istnieje możliwość wyjścia, jeśli stały administrator nie może być bezstronny. Określ, kto jest zastępcą, jak ta osoba zostanie włączona do procedury i jak powiadomienie o tym dotrze do składającego powiadomienie bez zagrożenia dla anonimowości.
Poufność i dokumentacja
Administrator zwykle podpisuje ponadto oświadczenie o poufności, które konkretnie dotyczy tożsamości osoby składającej powiadomienie i treści powiadomienia. To oddzielny dokument od ogólnej umowy o pracę, ponieważ dotyczy szczególnej odpowiedzialności, która nie wynika automatycznie z opisu stanowiska. Również ten dokument powinien być częścią archiwum, które prowadzisz, wraz z zarządzeniem o wyznaczeniu i opisem stanowiska.
Wszystko razem
Te dokumenty razem stanowią dowód, że rozpatrywanie zawiadomień zostało starannie skonfigurowane: kto je rozpatruje, z jakimi uprawnieniami, jak zapewniła się bezstronność, kto zastępuje w przypadku konfliktu interesów i jak ustalono poufność. Na stronie z pytaniami najczęściej zadawanymi na temat roli osoby rozpatrującej znajdzie Pani/Pan dodatkowe przykłady sytuacji, w których te dokumenty są konsultowane w praktyce.
To, czy te dokumenty są kompletne w Pani/Pana sytuacji, zależy od wielkości Pani/Pana organizacji i ról, które tam już istnieją. Prawnik lub właściwy organ nadzoru może to ocenić dla Pani/Pana konkretnej sytuacji; signalo.eu wspomaga i strukturyzuje, ale samo nie ocenia zawiadomień i nie udziela porad prawnych.
Czy chciałaby Pani/Pan najpierw zobaczyć, jak te dokumenty wyglądają w praktyce i skąd pochodzą informacje na tej stronie? Wykonaj bezpłatną szybką ocenę poprzez kilka krótkich pytań, które pokazują, co ma zastosowanie w Pani/Pana organizacji, lub sprawdź na stronie, która pokazuje, na czym opiera się nasza informacja jak wymieniamy źródło przy każdym temacie.