Quem trata denúncias sobre infrações ou comportamentos indevidos deve ser capaz de o fazer de forma imparcial. Para demonstrar e garantir isso, você precisa de um número de documentos: uma decisão de designação indicando quem é o encarregado do tratamento, uma descrição de tarefas com competências, acordos sobre imparcialidade, um plano de substituição para quando uma denúncia envolva o próprio encarregado do tratamento, e uma declaração de confidencialidade.
O documento que com mais frequência falta ou está incompleto é o plano de substituição. Precisamente ali reside o detalhe em que se centra este assunto: o que acontece se uma denúncia não puder ser tratada de forma neutra pelo encarregado do tratamento permanente, por exemplo porque a denúncia diz respeito à própria pessoa, a um colega próximo, ou a alguém a quem o encarregado do tratamento se reporta. Sem uma alternativa claramente estabelecida, cria-se exatamente a situação que a lei quer evitar: uma denúncia que é avaliada por alguém que está envolvido na situação.
A decisão de designação: quem trata a denúncia
O ponto de partida é uma decisão breve e escrita em que o responsável administrativo ou direção estabelece quem funciona como encarregado do tratamento. Pode ser um funcionário interno, como um encarregado de conformidade ou gerente de recursos humanos, ou uma entidade externa. A decisão menciona o nome ou função, o âmbito da tarefa, e a data em que a designação entra em vigor. Este documento também deve estar incluído na própria política de denúncias, para que os trabalhadores saibam a quem comunicar uma denúncia.
Tarefas e competências a estabelecer
Além de quem trata, também deve estar estabelecido o que o encarregado do tratamento pode e não pode fazer. Pense nas competências para realizar investigações, para falar com as partes envolvidas, e para monitorar os prazos para a confirmação da receção e a comunicação de retorno. Esta descrição de tarefas evita incerteza sobre o papel, especialmente em organizações menores onde a mesma pessoa combina múltiplas funções. Na base de conhecimento onde isto é detalhado por situação há mais informações sobre como essa combinação de funções se relaciona com o requisito de imparcialidade.
Imparcialidade: o ponto onde as coisas correm mal
Imparcialidade significa que o encarregado do tratamento não tem interesse no resultado e não é a pessoa sobre quem a denúncia diz respeito, nem alguém diretamente envolvido. Na prática, isto é mais frequentemente problemático em organizações onde uma pessoa faz tanto tarefas de recursos humanos como o tratamento de denúncias. Uma descrição escrita de como a organização garante a imparcialidade deve, portanto, constar entre os documentos permanentes. Pode ser um parágrafo breve na própria política, com uma regra clara: se a denúncia envolver o encarregado do tratamento ou um colega direto, um substituto previamente designado ou uma entidade externa assume o caso.
Um substituto para quando corre mal com o próprio encarregado do tratamento
Este plano de substituição é o documento que as organizações mais facilmente omitem, porque descreve uma situação que talvez nunca ocorra. Contudo, é precisamente este documento a que a supervisão e uma possível avaliação prestam atenção: existe uma possibilidade de recorrer se o encarregado do tratamento permanente não puder ser neutro. Estabeleça quem é o substituto, como essa pessoa é ativada, e como o denunciante é informado sem que o anonimato fique comprometido.
Confidencialidade e documentação
O encarregado do tratamento também normalmente assina uma declaração de confidencialidade que se refere especificamente à identidade do denunciante e ao conteúdo da denúncia. Este é um documento separado do contrato de trabalho geral, porque diz respeito a uma responsabilidade especial que não decorre automaticamente de uma descrição de função. Este documento também pertence ao dossier que você mantém, juntamente com a decisão de designação e a descrição de tarefas.
Tudo junto
Estes documentos constituem em conjunto a prova de que o tratamento de denúncias está cuidadosamente organizado: quem trata, com que poderes, como é garantida a imparcialidade, quem substitui em caso de conflito de interesses, e como é consagrado o sigilo. Em a página com perguntas frequentes sobre o papel do gestor de denúncias encontra exemplos adicionais de situações em que estes documentos são consultados na prática.
Se estes documentos estão completos na sua situação depende da dimensão da sua organização e das funções que aí já existem. Um jurista ou a autoridade reguladora competente podem avaliar isso para a sua situação específica; Signalo facilita e estrutura, mas não avalia por si própria denúncias nem presta aconselhamento jurídico.
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