Den som hanterar rapporter om överträdelser eller felaktigt beteende måste kunna göra det på ett opartiskt sätt. För att visa detta och säkerställa det behöver du ett antal dokument: ett utseendebeslut som anger vem handläggaren är, en uppgiftsbeskrivning med befogenheter, överenskommelser om opartiskhet, en ersättningsordning för när en rapport berör handläggaren själv, och ett sekretessförbund.
Det dokument som oftast saknas eller är ofullständigt är ersättningsordningen. Just där ligger detaljen som denna fråga handlar om: vad händer om en rapport inte kan behandlas neutralt av den fastställde handläggaren, till exempel för att rapporten handlar om denna person själv, om en närstående kollega, eller om någon som handläggaren rapporterar till. Utan en fastställd alternativ uppstår exakt den situation som lagstiftningen vill förhindra: en rapport som bedöms av någon som själv är involverad i den.
Utseendebeslutet: vem hanterar rapporten
Utgångspunkten är ett kort, skriftligt beslut där ledningen eller direktionen fastställer vem som fungerar som handläggare. Det kan vara en intern tjänsteman, såsom en compliance officer eller HR-chef, eller en extern part. Beslutet anger namn eller titel, omfattningen av uppgiften och datumet när utsedningen träder i kraft. Denna handling bör också återkomma i själva rapportproceduren, så att de anställda vet vem en rapport ska skickas till.
Fastställa uppgifter och befogenheter
Förutom vem som hanterar måste det också fastställas vad handläggaren får och inte får göra. Tänk på befogenheterna att genomföra utredningar, att tala med inblandade parter och att övervaka tidsfristerna för mottagandebekräftelse och återrapportering. Denna uppgiftsbeskrivning förhindrar missförstånd om rollen, särskilt i mindre organisationer där samma person kombinerar flera funktioner. I kunskapsbanken där detta utförts per situation finns mer information om hur denna kombination av roller förhåller sig till kravet på opartiskhet.
Opartiskhet: den punkt där det går fel
Opartiskhet betyder att handläggaren inte har något intresse av resultatet och inte är den person som rapporten handlar om, eller någon som är direkt involverad i det. I praktiken kommer detta oftast i konflikt i organisationer där en person både hanterar HR-uppgifter och handläggning av rapporter. En skriftlig beskrivning av hur organisationen säkerställer opartiskhet bör därför ingå bland standardhandlingarna. Det kan vara ett kort avsnitt i själva proceduren, med en konkret regel: om rapporten berör handläggaren eller en närmaste kollega, tar en förutbestämd ersättare eller extern part över ärendet.
En ersättare för om det går fel hos handläggaren själv
Denna ersättningsordning är det dokument som organisationer oftast utelämnar, eftersom det beskriver en situation som kanske aldrig uppstår. Ändå är just denna handling vad tillsynen och eventuell granskning tittar på: finns det ett alternativ om den fastställde handläggaren inte kan vara neutral. Fastställ vem ersättaren är, hur denna person aktiveras och hur den som gjorde rapporten informeras om detta utan att anonymiteten äventyras.
Sekretess och dokumentation
Handläggaren undertecknar dessutom vanligtvis ett sekretessförbund som specifikt behandlar identiteten på den som gjorde rapporten och innehållet i rapporten. Detta är ett separat dokument från allmänna anställningsvillkoren, eftersom det gäller ett särskilt ansvar som inte automatiskt följer av en funktionsbeskrivning. Denna handling bör också ingå i det register som du upprätthåller, tillsammans med utseendebeslutet och uppgiftsbeskrivningen.
Allt tillsammans
Dessa dokument utgör tillsammans beviset för att hanteringen av rapporter är omsorgsfullt utformad: vem som hanterar, med vilka befogenheter, hur opartiskhet säkerställs, vem som fyller en vakans vid en intressekonflikt, och hur sekretess fastlagts. På sidan med vanliga frågor om handledarens roll hittar du ytterligare exempel på situationer då dessa dokument konsulteras i praktiken.
Huruvida dessa dokument är fullständiga i er situation beror på organisationens storlek och vilka roller som redan finns där. En jurist eller lämplig tillsynsmyndighet kan bedöma det för er specifika situation; Signalo underlättar och strukturerar, men gör själv ingen bedömning av rapporter och ger ingen juridisk rådgivning.
Vill ni först se hur dessa dokument ser ut i praktiken och var informationen på denna sida kommer ifrån? Genomför den kostnadsfria snabbkontroll via ett par korta frågor som visar vad som gäller för er organisation, eller se på sidan som visar var vår information kommer ifrån hur vi anger källan för varje ämne.