Sen, joka käsittelee ilmoituksia väärinkäytöksistä tai ei-toivotusta käyttäytymisestä, on pystyttävä tekemään niin puolueettomasti. Tämän osoittamiseksi ja varmistamiseksi tarvitset useita asiakirjoja: määrityskirjeen, jossa mainitaan kuka käsittelijä on, tehtävänkuvausta, jossa on valtuudet, sopimuksia puolueettomuudesta, korvausmenettelyn tapaukselle, jossa ilmoitus koskee käsittelijää itseään, ja salassapitosopimuksen.
Asiakirja, joka useimmiten puuttuu tai on puutteellinen, on korvausmenettely. Juuri siinä on yksityiskohta, johon tämä aihe perustuu: mitä tapahtuu, jos ilmoitusta ei voida käsitellä neutraalisti vakituisen käsittelijän toimesta, esimerkiksi koska ilmoitus koskee sitä henkilöä itseään, läheistä kollegaa tai henkilöä, jolle käsittelijä raportoi. Ilman kirjallista vaihtoehtoa syntyy juuri se tilanne, jota laki haluaa välttää: ilmoitus, jota arvioi henkilö, joka on itse mukana asiassa.
Määrityskirje: kuka käsittelee ilmoituksen
Lähtökohtana on lyhyt, kirjallinen päätös, jossa johtaja tai johdanto määrittää, kuka toimii käsittelijänä. Se voi olla sisäinen virkamies, kuten compliance-vastaava tai HR-johtaja, tai ulkopuolinen osapuoli. Päätöksessä mainitaan nimi tai tehtävä, tehtävän laajuus ja päivämäärä, jolloin määritys astuu voimaan. Tämä asiakirja kuuluu myös itse ilmoitusmenettelyyn, jotta työntekijät tietävät, kenen puoleen ilmoitus tulee.
Tehtävät ja valtuudet määrittää
Sen lisäksi, että määritellään kuka käsittelee, on myös määritettävä, mitä käsittelijä saa ja ei saa tehdä. Ajattele valtuuksia tutkimukseen, osapuolten kanssa puhumiseen ja tutkimusaikojen ja vastauksen antamisen valvomiseen. Tämä tehtävänkuvaus välttää epäselvyyttä roolista, erityisesti pienemmissä organisaatioissa, joissa sama henkilö yhdistää useita tehtäviä. Tässä tietokanassa, jossa tämä on käsitelty kussakin tilanteessa on enemmän tietoa siitä, kuinka roolien yhdistelmä liittyy puolueettomuuden vaatimukseen.
Puolueettomuus: kohta, jossa epäonnistutaan
Puolueettomuus tarkoittaa, että käsittelijällä ei ole intressiä lopputulokseen ja hän ei ole henkilö, joista ilmoitus tehdään, tai henkilö, joka on siihen suoraan liittyvä. Käytännössä tämä on usein vaarassa organisaatioissa, joissa sama henkilö hoitaa sekä HR-tehtäviä että ilmoitusten käsittelyä. Kirjallinen kuvaus siitä, kuinka organisaatio varmistaa puolueettomuuden, kuuluu siksi vakittuihin asiakirjoihin. Se voi olla lyhyt kappale itse menettelyssä konkreettisella säännöllä: jos ilmoitus koskee käsittelijää tai hänen suoraa kollegaa, ennalta nimetty korvaaja tai ulkopuolinen osapuoli ottaa asian hoitaakseen.
Korvaaja tapaukselle, jossa käsittelijällä itsellään menee pieleen
Tämä korvausmenettely on asiakirja, jonka organisaatiot helpoimmin jättävät välistä, koska se kuvaa tilannetta, jota saattaa koskaan esiintyä. Silti juuri tämä asiakirja on se, johon valvonta ja mahdollinen tarkastus kiinnittää huomiota: onko olemassa poistumismahdollisuus, jos vakituinen käsittelijä ei voi olla puolueeton. Määritä, kuka korvaaja on, kuinka henkilö otetaan käyttöön ja kuinka ilmoittajalle ilmoitetaan tästä säilyttäen samalla nimettömyyden.
Salassapito ja dokumentointi
Käsittelijä allekirjoittaa myös tyypillisesti salassapitosopimuksen, joka koskee erityisesti ilmoittajan identiteettiä ja ilmoituksen sisältöä. Tämä on erillinen asiakirja työehtosopimuksesta, koska se koskee erityistä vastuuta, joka ei automaattisesti seuraa tehtävänkuvauksesta. Myös tämä asiakirja kuuluu arkistoon, jonka pidät yhdessä määrityskirjeen ja tehtävänkuvauksen kanssa.
Kaiken kaikkiaan
Nämä asiakirjat muodostavat yhdessä todisteen siitä, että ilmoituksien käsittely on järjestetty huolellisesti: kuka käsittelee, millä valtuuksilla, miten puolueettomuus on varmistettu, kuka korvaa henkilöä eturistiriidan sattuessa, ja miten salassapito on vahvistettu. Lisää sivulla, jossa käsitellään usein kysyttyjä kysymyksiä käsittelijän roolista löydät lisäesimerkkejä tilanteista, joissa näitä asiakirjoja neuvotellaan käytännössä.
Se, ovatko nämä asiakirjat täydellisiä tilanteessanne, riippuu organisaatiosi koosta ja siellä jo olemassa olevista rooleista. Lakimies tai toimivaltainen valvontaviranomainen voi arvioida sitä sinun erityistilanteessasi; Signalo helpottaa ja jäsentää, mutta ei itse arvioi ilmoituksia ja ei anna juridista neuvontaa.
Haluatko ensin nähdä, miten nämä asiakirjat näyttävät käytännössä ja mistä tämän sivun tieto tulee? Suorita ilmainen pikakysely muutaman lyhyen kysymyksen kautta, jotka osoittavat, mitä organisaatioosi sovelletaan tai katso sivulla, joka osoittaa, mihin tietomme perustuu kuinka mainitamme lähteen jokaisesta aiheesta.