Den, der behandler indberetninger om overtrædelser eller uønsket adfærd, skal kunne gøre det upartisk. For at demonstrere og sikre det har du brug for en række dokumenter: et udpegningsbeslutning, der angiver, hvem behandleren er, en opgavebeskrivelse med bemyndigelser, aftaler om upartiskhed, en stedfortræderordning for hvis en indberetning angår behandleren selv, og en tavshedserklæring.
Det dokument, der oftest mangler eller er ufuldstændigt, er stedfortræderordningen. Det er netop der, detaljerne ligger, som dette emne handler om: hvad sker der, hvis en indberetning ikke kan behandles neutralt af den faste behandler, for eksempel fordi indberetningen handler om den pågældende selv, om en nær kollega, eller om nogen, som behandleren refererer til. Uden en fastlagt alternativ opstår præcis den situation, som loven ønsker at forhindre: en indberetning, der bliver vurderet af nogen, som selv er involveret i den.
Udpegningsbeslutningen: hvem behandler indberetningen
Udgangspunktet er en kort, skriftlig beslutning, hvor ledelsen eller direktionen fastlægger, hvem der fungerer som behandler. Det kan være en intern medarbejder, såsom en compliance officer eller HR-manager, eller en ekstern part. Beslutningen angiver navn eller titel, opgavens omfang og datoen for, hvornår udpegningen træder i kraft. Dette dokument bør også genfindes i indberetningsproceduren selv, så medarbejderne ved, hvem en indberetning kommer til.
Fastlæggelse af opgaver og bemyndigelser
Ud over hvem der behandler, skal det også være fastlagt, hvad behandleren må og ikke må. Tænk på bemyndigelsen til at foretage en undersøgelse, til at tale med involverede parter, og til at overvåge tidsfristen for modtagebekræftelse og tilbagemelding. Denne opgavebeskrivelse forebygger uklarhed om rollen, især i mindre organisationer, hvor samme person kombinerer flere funktioner. I vidensbanken, hvor dette er udarbejdet for hver situation findes mere om, hvordan denne kombination af roller forholder sig til kravet om upartiskhed.
Upartiskhed: det punkt, hvor det går galt
Upartiskhed betyder, at behandleren ikke har nogen interesse i resultatet og ikke er den person, som indberetningen handler om, eller nogen, som er direkte involveret i det. I praksis kommer dette oftest i klemme i organisationer, hvor én person både udfører HR-opgaver og behandler indberetninger. En skriftlig beskrivelse af, hvordan organisationen sikrer upartiskhed, bør derfor være blandt de faste dokumenter. Det kan være et kort afsnit i proceduren selv, med en konkret regel: hvis indberetningen vedrører behandleren eller en direkte kollega, påtager en forududpeget stedfortræder eller ekstern part sig sagen.
En stedfortræder for hvis det går galt hos behandleren selv
Denne stedfortræderordning er det dokument, som organisationer lettest springer over, fordi det beskriver en situation, som måske aldrig opstår. Alligevel er det netop dette dokument, som tilsyn og eventuel kontrol kigger på: findes der en udvidemulighed, hvis den faste behandler ikke kan være neutral. Fastlæg, hvem stedfortræderen er, hvordan denne person involveres, og hvordan melder bliver informeret herom uden at anonymiteten går tabt.
Tavshed og dokumentation
Behandleren underskriver desuden typisk en tavshedserklæring, der specifikt handler om identiteten på melderen og indholdet af indberetningen. Dette er et særskilt dokument fra den almindelige arbejdsaftale, fordi det handler om et særligt ansvar, der ikke automatisk følger af en funktionsbeskrivelse. Dette dokument bør også være i det dossier, som du opbevarer sammen med udpegningsbeslutningen og opgavebeskrivelsen.
Alt i alt
Disse dokumenter udgør tilsammen beviset for, at behandlingen af henvendelser er omhyggeligt tilrettelagt: hvem der behandler, med hvilke beføjelser, hvordan upartiskhed er sikret, hvem der træder til ved interessekonflikter, og hvordan fortrolighed er fastlagt. På siden med ofte stillede spørgsmål om behandlerens rolle finder du supplerende eksempler på situationer, hvor disse dokumenter i praksis bliver hentet frem.
Om disse dokumenter er fuldstændige i jeres situation, afhænger af størrelsen på jeres organisation og de roller, der allerede findes der. En jurist eller den relevante tilsynsmyndighed kan vurdere det for jeres specifikke situation; Signalo faciliterer og strukturerer, men vurderer selv ikke henvendelser og giver ikke juridisk rådgivning.
Vil du først se, hvordan disse dokumenter ser ud i praksis, og hvor informationen på denne side kommer fra? Foretag den gratis quick-scan via et par korte spørgsmål, der viser, hvad der gælder for jeres organisation, eller se på siden, der viser, hvor vores informationer er baseret på hvordan vi angiver kilden ved hvert emne.