Osoba koja obrađuje izvješća o kršenjima ili neprihvatljivom ponašanju mora to moći raditi nepristrano. Da bi se to dokazalo i osiguralo, trebate nekoliko dokumenata: odluku o određivanju u kojoj je navedeno tko je osoba zadužena za obradu, opis poslova s ovlastima, dogovore o nepristranosti, plan zamjene za slučaj da izvješće dotakne samu osobu zaduženu za obradu, te izjavu o čuvanju tajne.
Dokument koji se najčešće nedostaje ili je nepotpun jest plan zamjene. Upravo tamo leži detalj oko kojeg se ovaj predmet vrti: što se događa ako izvješće ne može biti nepristrano obrađeno od strane redovne osobe zadužene za obradu, primjerice zato što se izvješće odnosi na tu osobu samu, na bliskoga kolegu, ili na nekoga komu se osoba zadužena za obradu podređuje. Bez utvrđene alternative nastaje upravo situacija koju zakon želi spriječiti: izvješće koje je obrađeno od strane osobe koja je sama u njega upletena.
Odluka o određivanju: tko obrađuje izvješće
Početna točka je kratka, pisana odluka u kojoj uprava ili direktorij utvrdni tko će biti osoba zadužena za obradu. To može biti interna osoba, kao što je službenik za usklađenost ili upravitelj ljudskih resursa, ili vanjska stranka. Odluka navodi ime ili položaj, opseg zadatka, te datum kad stupa na snagu određenje. Ovaj dokument trebao bi se pojaviti i u samoj proceduri izvješćivanja, tako da zaposlenici znaju kod koga će izvješće doći.
Utvrđivanje poslova i ovlasti
Pored toga što se obrađuje, trebalo bi biti jasno što osoba zadužena za obradu smije a što ne smije. Razmislite o ovlasti da provede istragu, da govori s uključenim stranama, i da pazi na rokove za potvrdu primitka i vraćanje povratnih informacija. Ovaj opis poslova sprječava nedoumice o ulozi, posebno u manjim organizacijama gdje ista osoba obavlja više funkcija. U bazi znanja gdje je to detaljno razrađeno po situaciji nalazi se više o tome kako se ta kombinacija uloga odnosi prema zahtjevu nepristranosti.
Nepristranost: točka u kojoj se greši
Nepristranost znači da osoba zadužena za obradu nema interes u ishodu i nije osoba o kojoj se izvješće tiče, niti je osoba koja je izravno uključena. U praksi se to najčešće javlja u organizacijama gdje jedna osoba obavlja i HR-zadatke i obradu izvješća. Pisani opis kako organizacija osigurava nepristranost trebao bi zato biti dio redovnih dokumenata. To može biti kratko odjeljak u samoj proceduri, s konkretnim pravilom: ako se izvješće odnosi na osobu zaduženu za obradu ili njezina najbližeg kolegu, prethodno određena zamjena ili vanjska stranka preuzimaju slučaj.
Zamjena za slučaj da se nešto krivo dogodi pri osobi zadunjenoj za obradu
Ovaj plan zamjene jest dokument koji organizacije najlakše propuste, jer opisuje situaciju koja se vjerojatno nikad ne dogodi. Međutim, upravo je ovaj dokument ono na što nadzor i eventualna provjera gledaju: postoji li mogućnost izlaza ako redovna osoba zadužena za obradu ne može biti nepristrana. Utvrdite tko je zamjena, kako se ta osoba uključuje, i kako će se izvještavač o tome obavijestiti bez narušavanja anonimnosti.
Čuvanje tajne i dokumentiranje
Osoba zadužena za obradu također obično potpisuje izjavu o čuvanju tajne koja se posebno tiče identiteta izvještavača i sadržaja izvješća. Ovo je odvojen dokument od opće ugovore o radu, jer se radi o posebnoj odgovornosti koja nije automatski sadržana u opisu posla. I ovaj dokument trebao bi biti dio spisa koji čuvate, zajedno s odlukom o određivanju i opisom poslova.
Sve zajedno
Ovi dokumenti zajedno čine dokaz da je rukovanje prijavama pažljivo organizirano: tko rukuje, s kojim ovlastima, kako je osigurana nepristranost, tko preuzima u slučaju sukoba interesa, i kako je osigurana tajnost. Na stranici s često postavljanim pitanjima o ulozi osobe zadužene za rukovanje prijavama nalazi se dodatni primjeri situacija u kojima se ova dokumenta u praksi konzultiraju.
Je li ova dokumenta potpuna u vašoj situaciji ovisi o veličini vaše organizacije i ulogama koje već postoje. Pravnik ili nadležni nadzorni organ mogu to procijeniti za vašu specifičnu situaciju; Signalo olakšava i strukturira, ali sam ne ocjenjuje prijave i ne daje pravne savjete.
Želite li prvo vidjeti kako izgledaju ovi dokumenti u praksi i odakle dolaze informacije na ovoj stranici? Učinite besplatnu brzu analizu putem nekoliko kratkih pitanja koja pokazuju što vrijedi za vašu organizaciju, ili pogledajte stranicu koja prikazuje na čemu se temelji naša informacija kako označavamo miejest pronalaženja uz svaku temu.