Όποιος χειρίζεται αναφορές σχετικά με παραβάσεις ή ανεπιθύμητη συμπεριφορά πρέπει να είναι σε θέση να το κάνει αμερόληπτα. Για να το αποδείξει και να το εξασφαλίσει, χρειάζεστε έναν αριθμό εγγράφων: μια απόφαση ορισμού που δηλώνει ποιος είναι ο χειριστής, μια περιγραφή εργασιών με εξουσίες, συμφωνίες σχετικά με την αμεροληψία, έναν κανονισμό αναπλήρωσης για περιπτώσεις όπου μια αναφορά αφορά τον ίδιο το χειριστή, και δήλωση εχεμύθειας.
Το έγγραφο που συχνότερα λείπει ή είναι ελλιπές είναι ο κανονισμός αναπλήρωσης. Ακριβώς εκεί βρίσκεται η λεπτομέρεια γύρω από την οποία περιστρέφεται αυτό το θέμα: τι συμβαίνει εάν μια αναφορά δεν μπορεί να χειριστεί ουδέτερα από τον συνήθη χειριστή, για παράδειγμα επειδή η αναφορά αφορά το ίδιο το πρόσωπο, έναν κοντινό συνάδελφο ή κάποιον στον οποίο αναφέρεται ο χειριστής. Χωρίς μια καθορισμένη εναλλακτική λύση, δημιουργείται ακριβώς η κατάσταση που θέλει να αποτρέψει ο νόμος: μια αναφορά που αξιολογείται από κάποιον που είναι ο ίδιος εμπλεκόμενος.
Η απόφαση ορισμού: ποιος χειρίζεται την αναφορά
Το σημείο εκκίνησης είναι μια σύντομη, γραπτή απόφαση στην οποία ο διοικητικός υπεύθυνος ή η διοίκηση καθορίζει ποιος θα λειτουργεί ως χειριστής. Αυτό μπορεί να είναι ένα εσωτερικό πρόσωπο, όπως ένας αξιωματούχος συμμόρφωσης ή διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού, ή ένα εξωτερικό μέρος. Η απόφαση αναφέρει το όνομα ή τη θέση, το πεδίο εφαρμογής της εργασίας και την ημερομηνία έναρξης του ορισμού. Αυτό το έγγραφο θα πρέπει επίσης να εμφανίζεται στη διαδικασία υποβολής αναφορών, ώστε οι υπάλληλοι να γνωρίζουν σε ποιον υποβάλλεται μια αναφορά.
Καθορισμός εργασιών και εξουσιών
Εκτός από το ποιος χειρίζεται, πρέπει επίσης να καθοριστεί τι μπορεί και δεν μπορεί να κάνει ο χειριστής. Σκεφτείτε την εξουσία να διενεργήσει έρευνα, να μιλήσει με τους εμπλεκόμενους και να παρακολουθήσει τις προθεσμίες για τη σύνθεση παραλαβής και την ανατροφοδότηση. Αυτή η περιγραφή εργασιών αποτρέπει τις ασάφειες σχετικά με τον ρόλο, ειδικά σε μικρότερες οργανώσεις όπου το ίδιο πρόσωπο συνδυάζει πολλαπλές λειτουργίες. Στη βάση γνώσεων όπου αυτό αναλύεται ανά περίπτωση υπάρχουν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς αυτός ο συνδυασμός ρόλων σχετίζεται με την απαίτηση αμεροληψίας.
Αμεροληψία: το σημείο όπου παρουσιάζονται προβλήματα
Η αμεροληψία σημαίνει ότι ο χειριστής δεν έχει κανένα συμφέρον για το αποτέλεσμα και δεν είναι το πρόσωπο για το οποίο πρόκειται η αναφορά, ή κάποιος που σχετίζεται άμεσα με αυτό. Στην πράξη, αυτό συχνότερα παρουσιάζεται δύσκολο σε οργανώσεις όπου ένα πρόσωπο ασκεί ταυτόχρονα καθήκοντα ανθρώπινου δυναμικού και χειρισμό αναφορών. Επομένως, μια γραπτή περιγραφή του τρόπου με τον οποίο η οργάνωση εξασφαλίζει την αμεροληψία θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται στα τακτικά έγγραφα. Αυτό μπορεί να είναι μια σύντομη παράγραφος στη διαδικασία, με έναν συγκεκριμένο κανόνα: εάν η αναφορά αφορά το χειριστή ή έναν άμεσο συνάδελφο, ένας εκ των προτέρων ορισμένος αναπληρωτής ή εξωτερικό μέρος αναλαμβάνει τη δέσμη.
Ένας αναπληρωτής για περιπτώσεις που παρουσιάζονται προβλήματα με το χειριστή
Αυτός ο κανονισμός αναπλήρωσης είναι το έγγραφο που οι οργανώσεις συχνότερα παραλείπουν, επειδή περιγράφει μια κατάσταση που ίσως δεν συμβεί ποτέ. Ωστόσο, ακριβώς αυτό το έγγραφο είναι αυτό που επιθεωρούν ο έλεγχος και μια πιθανή αξιολόγηση: υπάρχει ένας τρόπος εξόδου εάν ο συνήθης χειριστής δεν μπορεί να είναι αμερόληπτος. Καθορίστε ποιος είναι ο αναπληρωτής, πώς ενεργοποιείται και πώς ενημερώνεται ο δηλών χωρίς να διακυβεύεται η ανωνυμία.
Εχεμύθεια και τεκμηρίωση
Ο χειριστής συνήθως υπογράφει επίσης δήλωση εχεμύθειας που αφορά ειδικά την ταυτότητα του δηλώνοντος και το περιεχόμενο της αναφοράς. Αυτό είναι ένα ξεχωριστό έγγραφο από τη γενική σύμβαση εργασίας, επειδή πρόκειται για μια ιδιαίτερη ευθύνη που δεν προκύπτει αυτόματα από μια περιγραφή εργασιών. Επίσης αυτό το έγγραφο θα πρέπει να βρίσκεται στο φάκελο που διατηρείτε, μαζί με την απόφαση ορισμού και την περιγραφή εργασιών.
Όλα μαζί
Τα έγγραφα αυτά αποτελούν συλλογικά το απόδειξη ότι η διαχείριση των καταγγελιών έχει διευθετηθεί με προσοχή: ποιος διαχειρίζεται, με ποιες αρμοδιότητες, πώς είναι εξασφαλισμένη η αμεροληψία, ποιος αναλαμβάνει όταν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων, και πώς έχει τεκμηριωθεί η εχεμύθεια. Στην σελίδα με συχνές ερωτήσεις για τον ρόλο του διαχειριστή θα βρείτε πρόσθετα παραδείγματα καταστάσεων στις οποίες αυτά τα έγγραφα συμβουλεύονται στην πράξη.
Το αν αυτά τα έγγραφα είναι πλήρη στην περίπτωσή σας εξαρτάται από το μέγεθος της οργάνωσής σας και τους ρόλους που υπάρχουν ήδη εκεί. Ένας δικηγόρος ή η αρμόδια αρχή ελέγχου μπορούν να το αξιολογήσουν για την συγκεκριμένη κατάστασή σας. Η signalo.eu διευκολύνει και δομεί, αλλά δεν αξιολογεί καταγγελίες και δεν παρέχει νομικές συμβουλές.
Θέλετε πρώτα να δείτε πώς μοιάζουν αυτά τα έγγραφα στην πράξη και από πού προέρχονται τα δεδομένα σε αυτήν τη σελίδα; Κάντε την δωρεάν γρήγορη σάρωση μέσω λίγων σύντομων ερωτήσεων που δείχνουν τι ισχύει για την οργάνωσή σας, ή δείτε στην σελίδα που δείχνει από πού προέρχονται τα στοιχεία μας πώς αναφέρουμε την πηγή σε κάθε θέμα.