Kas nagrinėja pranešimus apie pažeidimus ar nepageidautiną elgesį, turi tai daryti nešališkai. Kad tai parodytų ir garantuotų, jums reikia kelių dokumentų: paskyrinimo sprendimo, kuriame nurodyta, kas yra nagrinėtojas, užduočių aprašo su kompetencija, susitarimų dėl nešališkumo, pakaitinio nagrinėtojo nustatymo tuo atveju, jei pranešimas liečia patį nagrinėtoją, ir paslapties saugojimo deklaracijos.
Dokumentas, kurio dažniausiai trūksta arba kuris yra nepilnas, yra pakaitinio nagrinėtojo tvarkymas. Būtent čia slypi detalė, dėl kurios šis klausimas yra svarbus: kas nutinka, jei pranešimo negalima nešališkai nagrinėti nuolatiniam nagrinėtojui, pavyzdžiui, todėl, kad pranešimas liečia patį tą asmenį, jo artimą kolegą arba asmenį, kuriam nagrinėtojas atsiskaito. Be iš anksto nustatyto alternatyvo susidaro būtent ta situacija, kurios norėtų išvengti įstatymas: pranešimas, kurį vertina asmenys, kurie į tai patys yra įtraukti.
Paskyrinimo sprendimas: kas nagrinėja pranešimą
Pradžia yra trumpas, rašytinis sprendimas, kuriame vadovas arba vadovybė nustato, kas veikia kaip nagrinėtojas. Tai gali būti vidinis darbuotojas, pavyzdžiui, atitikties vadybos specialistas arba HR vadybininkas, arba išorinė šalis. Sprendime nurodomas vardas arba pareigos, užduoties apimtis ir data, nuo kurios galioja paskyrinimas. Šis dokumentas turėtų būti atspindėtas ir pačioje pranešimų tvarkymo procedūroje, kad darbuotojai žinotų, kam kreiptis dėl pranešimo.
Užduočių ir kompetencijų nustatymas
Be to, kas nagrinėja, turi būti nustatyta, ką nagrinėtojas gali ir negali daryti. Pagalvokite apie kompetenciją atlikti tyrimą, kalbėtis su suinteresuotomis šalimis ir kontroliuoti patvirtinimo ir ataskaitų grąžinimo terminus. Šis užduočių aprašas išvengti nesusipratimų dėl vaidmens, ypač mažesnėse organizacijose, kur tas pats žmogus sujungtas kelias funkcijas. Pagal žinių bazę, kurioje tai kiekvienoje situacijoje yra nurodyta yra daugiau informacijos apie tai, kaip ta vaidmenų kombinacija susijusi su nešališkumo reikalavimu.
Nešališkumas: sritis, kurioje dažniausiai klystamai
Nešališkumas reiškia, kad nagrinėtojas neturi jokio intereso dėl rezultato ir nėra asmenys, apie kuriuos pranešama, ar asmenys, kurie yra tiesiogiai į tai įtraukti. Praktikoje tai dažniausiai atsiranda organizacijose, kuriose vienas asmuo atlika tiek HR užduotis, tiek pranešimų nagrinėjimą. Todėl į nuolatines dokumentus turėtų įtraukti rašytinis aprašas, kaip organizacija garantuoja nešališkumą. Tai gali būti trumpa skirsnio pačioje procedūroje, su konkrečia taisykle: jei pranešimas liečia nagrinėtoją arba jo tiesioginį kolegą, iš anksto paskirtas pakaitinis nagrinėtojas arba išorinė šalis perimą atvejį.
Pakaitinis nagrinėtojas tuo atveju, jei atsitiks kažkas su pačiu nagrinėtoju
Šis pakaitinio nagrinėtojo nustatymas yra dokumentas, kurio organizacijos dažniausiai praleido, nes jis aprašo situaciją, kuri gali niekada neatsitikti. Vis dėlto būtent šis dokumentas yra tas, į kurį žiūri priežiūra ir galimas patikrinimas: ar yra išėjimas, jei nuolatinis nagrinėtojas negali būti nešališkas. Nustatykite, kas yra pakaitinis nagrinėtojas, kaip tas asmuo yra įtrauktas ir kaip apie tai pranešama meldintojui, nenuvertindami anoniminio.
Paslapties saugojimas ir registravimas
Nagrinėtojas dažniausiai pasirašo paslapties saugojimo deklaraciją, kuri konkretiškai liečia meldintojo tapatybę ir pranešimo turinį. Tai atskiras dokumentas nuo bendro darbo sutarties, nes tai yra ypač svarbi atsakomybė, kuri automatiškai neišplaukia iš pareigų aprašo. Ir šis dokumentas turėtų būti jūsų šiame byloje, kartu su paskyrinimo sprendimu ir užduočių aprašu.
Viskas kartu
Šie dokumentai kartu yra įrodymas, kad pranešimų tvarkymas yra nustatytas atidžiai: kas juos tvarko, kokie jų įgaliojimai, kaip užtikrinta nešališkumas, kas atlaikaičiau tvarkyti konfliktą dėl interesų, ir kaip nustatytas konfidencialumas. Toliau puslapyje, kuriame dažnai užduodami klausimai apie pranešimų tvarkytojo vaidmenį rasite papildomus pavyzdžius situacijų, kuriose šie dokumentai praktikoje yra konsultuojami.
Ar šie dokumentai jūsų situacijoje yra pilni, priklauso nuo jūsų organizacijos apimties ir joje jau egzistuojančių vaidmenų. Teisininkas arba kompetentinga priežiūros institucija gali tai įvertinti jūsų konkrečiai situacijai; Signalo palengvina ir struktūrizuoja, tačiau pati nesusiduria su pranešimais ir nepateikia teisinės konsultacijos.
Ar norėtumėte iš pradžių pamatyti, kaip šie dokumentai atrodo praktikoje ir iš kur šiame puslapyje nurodyti duomenys? Atlikite nemokamą greitą patikrą per kelis trumpus klausimus, kurie parodo, kas taikoma jūsų organizacijaiarba peržiūrėkite puslapyje, kuriame parodyta, iš kur yra mūsų informacija kaip mes nurodome šaltinį kiekvienam klausimui.