Celui ou celle qui traite les signalements concernant des manquements ou des comportements répréhensibles doit pouvoir le faire de manière impartiale. Pour le démontrer et l'assurer, vous avez besoin d'un certain nombre de documents : une décision de nomination indiquant qui est le chargé de traitement, une description des fonctions incluant les pouvoirs, des dispositions relatives à l'impartialité, un dispositif de remplacement pour le cas où un signalement concernerait le chargé de traitement lui-même, et une déclaration de confidentialité.
Le document qui fait le plus souvent défaut ou qui est incomplet est le dispositif de remplacement. C'est justement là que réside le détail central de cette question : que se passe-t-il si un signalement ne peut pas être traité de manière neutre par le chargé de traitement habituel, par exemple parce que le signalement porte sur cette personne elle-même, sur un collègue proche, ou sur quelqu'un à qui le chargé de traitement rend compte. Sans un dispositif de remplacement formalisé, on crée exactement la situation que la loi entend prévenir : un signalement évalué par quelqu'un qui y est directement impliqué.
La décision de nomination : qui traite le signalement
Le point de départ est une décision brève et écrite dans laquelle la direction formalise qui agit en tant que chargé de traitement. Il peut s'agir d'un agent interne, comme un responsable de conformité ou un gestionnaire des ressources humaines, ou d'une partie externe. La décision mentionne le nom ou la fonction, l'étendue de la mission et la date à laquelle la nomination prend effet. Ce document doit également figurer dans la procédure de signalement elle-même, afin que les collaborateurs sachent auprès de qui adresser un signalement.
Formaliser les tâches et les pouvoirs
Au-delà de la question de qui traite, il faut aussi formaliser ce que le chargé de traitement peut et ne peut pas faire. Pensez au pouvoir de mener une enquête, de s'entretenir avec les personnes concernées et de veiller au respect des délais de confirmation de réception et de retour d'information. Cette description des fonctions évite toute confusion sur le rôle, particulièrement dans les petites organisations où une même personne cumule plusieurs fonctions. Dans la base de connaissances où cela est développé selon chaque situation vous trouverez plus d'informations sur la façon dont cette combinaison de rôles s'articule avec l'exigence d'impartialité.
Impartialité : le point où les erreurs se font
L'impartialité signifie que le chargé de traitement n'a pas d'intérêt dans le résultat et n'est pas la personne visée par le signalement, ou quelqu'un qui y est directement impliqué. En pratique, cela pose le plus souvent problème dans les organisations où une même personne remplit à la fois des tâches de gestion des ressources humaines et le traitement des signalements. Une description écrite de la façon dont l'organisation assure l'impartialité doit donc figurer parmi les documents permanents. Il peut s'agir d'un court paragraphe dans la procédure elle-même, avec une règle concrète : si le signalement concerne le chargé de traitement ou un collègue direct, un remplaçant préalablement désigné ou une partie externe prend en charge l'affaire.
Un remplaçant pour le cas où quelque chose se passerait mal chez le chargé de traitement
Ce dispositif de remplacement est le document que les organisations omettent le plus volontiers, car il décrit une situation qui ne se produira peut-être jamais. Pourtant, c'est justement ce document que la surveillance et un éventuel contrôle examinent : existe-t-il une solution de secours au cas où le chargé de traitement habituel ne pourrait pas rester neutre. Documentez qui est le remplaçant, comment cette personne est mobilisée et comment le signataire est informé sans compromettre l'anonymat.
Confidentialité et documentation
Le chargé de traitement signe en outre généralement une déclaration de confidentialité qui porte spécifiquement sur l'identité du signataire et le contenu du signalement. Il s'agit d'un document distinct du contrat de travail général, car il s'agit d'une responsabilité particulière qui ne découle pas automatiquement d'une description de fonction. Ce document doit également figurer dans le dossier que vous conservez, avec la décision de nomination et la description des fonctions.
En récapitulatif
Ces documents constituent ensemble la preuve que le traitement des signalements est soigneusement organisé : qui traite, avec quelles compétences, comment l'impartialité est assurée, qui intervient en cas de conflit d'intérêts, et comment la confidentialité est consignée. Sur la page contenant les questions fréquemment posées sur le rôle du responsable du traitement vous trouverez des exemples supplémentaires de situations dans lesquelles ces documents sont consultés en pratique.
La complétude de ces documents dans votre situation dépend de l'ampleur de votre organisation et des rôles qui y existent déjà. Un juriste ou l'autorité de surveillance compétente peut évaluer cela pour votre situation spécifique ; signalo.eu facilite et structure, mais ne procède elle-même à aucune évaluation des signalements et ne fournit pas de conseil juridique.
Souhaitez-vous d'abord voir à quoi ressemblent ces documents dans la pratique et d'où provient l'information sur cette page ? Effectuez le contrôle rapide gratuit via quelques brèves questions qui montrent ce qui s'applique à votre organisation, ou consultez la page qui montre sur quoi notre information est basée pour voir comment nous indiquons la source pour chaque sujet.