Osoba, ktorá spracováva oznámenia o porušeniach alebo nežiaducom správaní, musí to vedieť robiť nestranným spôsobom. Aby ste to mohli preukázať a zabezpečiť, potrebujete niekoľko dokumentov: rozhodnutie o určení, v ktorom je uvedené, kto je spracovateľom, popis činností s kompetenciami, dohody o nestrannosti, náhradný postup pre prípad, že by oznámenie dotklo samotného spracovateľa, a vyhlásenie o mlčanlivosti.
Dokument, ktorý najčastejšie chýba alebo je neúplný, je náhradný postup. Práve tam sa skrýva detail, na ktorý sa tento predmet vzťahuje: čo sa stane, ak oznámenie nemôže byť nestranným spôsobom spracované pevným spracovateľom, napríklad preto, že sa týka samotnej tejto osoby, jej blízkeho kolegov alebo niekoho, komu spracovateľ hlási. Bez stanovenej alternatívy vzniká presne tá situácia, ktorej sa zákon chce vyhnúť: oznámenie posúdené osobou, ktorá je sama zainteresovaná.
Rozhodnutie o určení: kto spracuje oznámenie
Východiskovým bodom je krátke, písomné rozhodnutie, v ktorom riaditeľ alebo vedenie stanovia, kto pôsobí ako spracovateľ. Môže to byť interná osoba, ako napríklad compliance špecialista alebo HR manažér, alebo externá strana. Rozhodnutie uvádza meno alebo funkciu, rozsah úlohy a dátum, kedy sa určenie začína uplatňovať. Tento dokument by sa mal tiež objaviť v samotnej procedúre oznamovania, aby zamestnanci vedeli, ku komu sa oznámenie dostane.
Zadania a kompetencie
Okrem toho, kto spracováva, musí byť tiež jasné, čo môže a čo nemôže spracovateľ robiť. Pomyslite na kompetenciu vykonávať vyšetrovanie, rozprávať sa so zainteresovanými stranami a monitorovať lehoty na potvrdenie prijatia a spätnú väzbu. Tento popis činností predchádza neistote o úlohe, najmä v menších organizáciách, kde tá istá osoba kombinuje viacero funkcií. V znalostnej banke, kde je to vypracované pre každú situáciu, je viac informácií o tom, ako sa táto kombinácia rolí vzťahuje na požiadavku na nestrannosť.
Nestrannosť: bod, kde sa vyskytujú chyby
Nestrannosť znamená, že spracovateľ nemá záujem na výsledku a nie je osoba, o ktorú sa v oznámení jedná, ani osoba, ktorá je s ňou priamo spojená. V praxi sa to najčastejšie skomplikuje v organizáciách, kde jedna osoba vykonáva tak HR úlohy ako aj spracovávanie oznámení. Písomný opis toho, ako organizácia zabezpečuje nestrannosť, by preto mal byť medzi fixnými dokumentmi. Môže to byť krátky odsek v samotnej procedúre s konkrétnym pravidlom: ak sa oznámenie dotýka spracovateľa alebo jeho priameho kolegu, vopred určený náhradník alebo externá strana prevezme vec.
Náhrada pre prípad, ak dôjde k problému u samotného spracovateľa
Tento náhradný postup je dokument, ktorý organizácie najľahšie vynechajú, pretože opisuje situáciu, ktorá sa možno nikdy nevyskytne. Napriek tomu je práve tento dokument, na ktorý kontrola a prípadné preverenie hľadia: existuje únikový spôsob, ak pevný spracovateľ nemôže byť nestranný. Stanoveného, kto je náhradníkom, ako sa táto osoba zapojí, a ako bude melder o tom informovaný bez toho, aby bola ohrozená anonymita.
Mlčanlivosť a zaznamenanie
Spracovateľ následne obvykle podpíše vyhlásenie o mlčanlivosti, ktoré sa špecificky vzťahuje na totožnosť meldača a obsah oznámenia. Ide o samostatný dokument od všeobecnej pracovnej zmluvy, pretože ide o špeciálnu zodpovednosť, ktorá automaticky nevyplýva z popisu funkcie. Aj tento dokument by mal byť v spisu, ktorý si ponecháte, spolu s rozhodnutím o určení a popisom činností.
Všetko spolu
Tieto dokumenty spolu tvoria dôkaz, že je nakladanie s hláseniami dôsledne usporiadané: kto je za to zodpovedný, aké má právomoci, ako je zaistená bezstrannosť, kto zastúpi člena v prípade konfliktu záujmov a ako je zaistená diskrétnosť. Na stránke s často kladanými otázkami o úlohe osoby zodpovednej za nakladanie s hláseniami nájdete ďalšie príklady situácií, v ktorých sa tieto dokumenty v praxi používajú.
To, či sú tieto dokumenty v Vašej situácii úplné, závisí od rozsahu vašej organizácie a rolí, ktoré v nej už existujú. Právnik alebo príslušný orgán dohľadu môžu to posúdiť pre vašu konkrétnu situáciu; signalo.eu je len nástrojom na uľahčenie a štruktúrovanie, ale nedosadzuje svojou pozíciu posúdenie hlásení a neposkytuje právne poradenstvo.
Chcete si najskôr pozrieť, ako tieto dokumenty v praxi vyzerajú a odkiaľ informácie na tejto stránke pochádzajú? Vykonajte bezplatnú rýchlu kontrolu prostredníctvom niekoľkých krátkych otázok, ktoré ukážu, čo platí pre vašu organizáciu, alebo si pozrite stránku, ktorá ukazuje, na čom sú založené naše informácie ako uvádzame zdroj pri každej téme.