Wer Meldungen über Missstände oder Fehlverhalten bearbeitet, muss dies unparteiisch tun können. Um dies nachzuweisen und zu gewährleisten, benötigen Sie mehrere Dokumente: einen Ernennungsbeschluss, in dem festgehalten ist, wer der Bearbeiter ist, eine Aufgabenbeschreibung mit Befugnissen, Vereinbarungen zur Unparteilichkeit, eine Regelung für den Fall, dass eine Meldung den Bearbeiter selbst betrifft, und eine Vertraulichkeitserklärung.
Das am häufigsten fehlende oder unvollständige Dokument ist die Stellvertretungsregelung. Genau dort liegt das Detail, um das es bei diesem Thema geht: Was geschieht, wenn eine Meldung nicht neutral vom ständigen Bearbeiter bearbeitet werden kann, zum Beispiel weil die Meldung diese Person selbst betrifft, eine enge Kollegin oder einen Kollegen, oder jemanden, dem der Bearbeiter unterstellt ist. Ohne eine festgelegte Alternative entsteht genau die Situation, die das Gesetz verhindern soll: eine Meldung, die von jemandem beurteilt wird, der selbst darin verwickelt ist.
Der Ernennungsbeschluss: wer bearbeitet die Meldung
Der Ausgangspunkt ist ein kurzer, schriftlicher Beschluss, in dem die Geschäftsführung oder Direktion festlegt, wer als Bearbeiter tätig wird. Das kann eine interne Fachkraft sein, wie ein Compliance Officer oder HR-Manager, oder eine externe Partei. Der Beschluss nennt den Namen oder die Funktion, den Umfang der Aufgabe und das Datum, ab dem die Ernennung gilt. Dieses Dokument sollte auch im Verfahren selbst auftauchen, damit die Mitarbeiter wissen, an wen eine Meldung gerichtet wird.
Aufgaben und Befugnisse festhalten
Neben der Frage, wer bearbeitet, muss auch klar sein, was der Bearbeiter darf und nicht darf. Denken Sie an die Befugnis, Ermittlungen durchzuführen, mit Beteiligten zu sprechen und die Fristen für die Empfangsbestätigung und die Rückmeldung einzuhalten. Diese Aufgabenbeschreibung verhindert Unklarheiten über die Rolle, besonders in kleineren Organisationen, in denen eine Person mehrere Funktionen kombiniert. In der Wissensdatenbank, in der dies je nach Situation ausgeführt ist finden Sie weitere Informationen darüber, wie sich diese Rollenkombination zur Forderung nach Unparteilichkeit verhält.
Unparteilichkeit: der Punkt, an dem es schiefgeht
Unparteilichkeit bedeutet, dass der Bearbeiter kein Interesse am Ergebnis hat und nicht die Person ist, über die die Meldung geht, oder jemand, der direkt darin verwickelt ist. In der Praxis wird dies am häufigsten angespannt bei Organisationen, in denen eine Person sowohl HR-Aufgaben als auch die Bearbeitung von Meldungen wahrnimmt. Eine schriftliche Beschreibung, wie die Organisation Unparteilichkeit gewährleistet, sollte daher zu den ständigen Unterlagen gehören. Das kann ein kurzer Abschnitt im Verfahren selbst sein, mit einer konkreten Regel: Wenn die Meldung den Bearbeiter oder einen direkten Kollegen oder eine direkte Kollegin betrifft, übernimmt ein vorher benannter Vertreter oder eine externe Partei die Angelegenheit.
Ein Vertreter für den Fall, dass es bei der Bearbeitung selbst schiefgeht
Diese Stellvertretungsregelung ist das Dokument, das Organisationen am leichtesten übersehen, weil es eine Situation beschreibt, die möglicherweise nie auftritt. Doch genau dieses Dokument ist es, auf das Aufsichtsbehörden und eine etwaige Überprüfung schauen: Gibt es eine Ausweichmöglichkeit, wenn der ständige Bearbeiter nicht neutral sein kann. Legen Sie fest, wer der Vertreter ist, wie diese Person eingeschaltet wird, und wie die meldende Person darüber informiert wird, ohne dass die Anonymität gefährdet wird.
Vertraulichkeit und Dokumentation
Der Bearbeiter unterzeichnet darüber hinaus üblicherweise eine Vertraulichkeitserklärung, die sich speziell auf die Identität der meldenden Person und den Inhalt der Meldung bezieht. Dies ist ein separates Dokument vom allgemeinen Arbeitsvertrag, da es um eine besondere Verantwortung geht, die nicht automatisch aus einer Stellenbeschreibung folgt. Auch dieses Dokument gehört in die Akte, die Sie führen, zusammen mit dem Ernennungsbeschluss und der Aufgabenbeschreibung.
Alles zusammen
Diese Dokumente bilden zusammen den Nachweis, dass die Bearbeitung von Hinweisen sorgfältig eingerichtet ist: wer bearbeitet, mit welchen Befugnissen, wie Unparteilichkeit gewährleistet ist, wer einspringt bei einem Interessenkonflikt, und wie Vertraulichkeit festgehalten ist. Auf der Seite mit häufig gestellten Fragen zur Rolle der bearbeitenden Person finden Sie zusätzliche Beispiele von Situationen, in denen diese Unterlagen in der Praxis herangezogen werden.
Ob diese Dokumente in Ihrer Situation vollständig sind, hängt von der Größe Ihrer Organisation und den dort bereits bestehenden Rollen ab. Ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde kann das für Ihre spezifische Situation beurteilen; Signalo erleichtert und strukturiert, bewertet aber selbst keine Hinweise und erteilt keine Rechtsberatung.
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