Chi tratta le segnalazioni di irregolarità o comportamenti indesiderati deve essere in grado di farlo in modo imparziale. Per dimostrarlo e garantirlo, sono necessari diversi documenti: un atto di designazione che indichi chi è il responsabile del trattamento, una descrizione dei compiti con i relativi poteri, accordi sull'imparzialità, una disposizione di sostituzione per quando una segnalazione riguarda il responsabile stesso, e una dichiarazione di riservatezza.
Il documento più spesso assente o incompleto è la disposizione di sostituzione. È proprio lì che risiede il dettaglio attorno al quale ruota questo argomento: cosa accade quando una segnalazione non può essere trattata in modo neutrale dal responsabile designato, ad esempio perché la segnalazione riguarda quella persona stessa, un collega vicino, o qualcuno a cui il responsabile riferisce. Senza un'alternativa documentata, si crea esattamente la situazione che la legge intende prevenire: una segnalazione valutata da qualcuno che vi è personalmente coinvolto.
L'atto di designazione: chi tratta la segnalazione
Il punto di partenza è un breve atto scritto con il quale il dirigente o la direzione stabilisce chi agisce come responsabile del trattamento. Può trattarsi di un funzionario interno, come un responsabile della conformità o un responsabile delle risorse umane, oppure di una parte esterna. L'atto indica il nome o la funzione, l'ambito di applicazione dell'incarico e la data di inizio della designazione. Questo documento deve essere ripreso anche nella procedura di segnalazione stessa, in modo che i dipendenti sappiano a chi rivolgere una segnalazione.
Documentare compiti e poteri
Oltre a chi tratta, deve essere chiaro cosa il responsabile può e non può fare. Si pensi al potere di condurre indagini, di parlare con le parti coinvolte, e di monitorare i termini per la conferma della ricezione e della restituzione delle informazioni. Questa descrizione dei compiti evita ambiguità sul ruolo, soprattutto nelle organizzazioni più piccole dove la stessa persona ricopre più funzioni. Nella banca dati della conoscenza dove questo è elaborato per ogni situazione sono disponibili ulteriori informazioni su come tale combinazione di ruoli si rapporta al requisito di imparzialità.
Imparzialità: il punto dove si verificano i problemi
L'imparzialità significa che il responsabile del trattamento non ha alcun interesse nell'esito e non è la persona su cui verte la segnalazione, né qualcuno direttamente coinvolto. In pratica, questo si verifica più frequentemente nelle organizzazioni in cui una persona svolge sia compiti di risorse umane che il trattamento delle segnalazioni. Una descrizione scritta di come l'organizzazione garantisce l'imparzialità deve quindi far parte dei documenti standard. Può trattarsi di un breve paragrafo nella procedura stessa, con una regola concreta: se la segnalazione riguarda il responsabile del trattamento o un collega diretto, un sostituto precedentemente designato o una parte esterna assume il caso.
Un sostituto per il caso in cui sorgano problemi al responsabile del trattamento stesso
Questa disposizione di sostituzione è il documento che le organizzazioni più facilmente tralasciano, perché descrive una situazione che potrebbe non verificarsi mai. Eppure è proprio questo documento su cui si concentrano la sorveglianza e un'eventuale revisione: esiste una possibilità alternativa se il responsabile designato non può essere neutrale. Documentate chi è il sostituto, come viene coinvolto e come il segnalante viene informato senza compromettere l'anonimato.
Riservatezza e documentazione
Il responsabile del trattamento di solito firma anche una dichiarazione di riservatezza che riguarda specificamente l'identità del segnalante e il contenuto della segnalazione. Si tratta di un documento separato dal contratto di lavoro generale, perché comporta una responsabilità particolare che non scaturisce automaticamente da una descrizione delle funzioni. Anche questo documento deve far parte del fascicolo che conservate, insieme all'atto di designazione e alla descrizione dei compiti.
Tutto considerato
Questi documenti insieme costituiscono la prova che il trattamento delle segnalazioni è stato organizzato con cura: chi effettua il trattamento, con quali competenze, come è garantita l'imparzialità, chi subentra in caso di conflitto di interessi, e come è stabilita la riservatezza. Su la pagina con le domande frequenti sul ruolo del responsabile del trattamento troverete esempi aggiuntivi di situazioni in cui questi documenti vengono consultati nella pratica.
La completezza di questi documenti nella vostra situazione dipende dalla dimensione della vostra organizzazione e dai ruoli già esistenti. Un avvocato o l'autorità di vigilanza competente può valutare questo per la vostra situazione specifica; Signalo facilita e struttura, ma non valuta autonomamente le segnalazioni e non fornisce consulenza legale.
Volete prima vedere come appaiono questi documenti nella pratica e da dove provengono le informazioni contenute in questa pagina? Eseguite la verifica rapida gratuita tramite poche brevi domande che mostrano cosa si applica alla vostra organizzazione, oppure consultate la pagina che mostra su cosa si basano le nostre informazioni per vedere come indichiamo la fonte per ogni argomento.