Quien tramita denuncias sobre infracciones o conducta inapropiada debe poder hacerlo de forma imparcial. Para demostrarlo y garantizarlo, necesita varios documentos: una decisión de designación en la que conste quién es el responsable de tramitación, una descripción de funciones con competencias, acuerdos sobre imparcialidad, una disposición de sustitución para cuando una denuncia afecte al propio responsable de tramitación, y una declaración de confidencialidad.
El documento que más frecuentemente falta o está incompleto es la disposición de sustitución. Es precisamente en este detalle donde radica el núcleo de este tema: qué sucede si una denuncia no puede ser tramitada de forma neutral por el responsable de tramitación habitual, por ejemplo porque la denuncia trata sobre esa misma persona, sobre un colega cercano, o sobre alguien ante quien el responsable de tramitación rinde cuentas. Sin una alternativa documentada, se crea exactamente la situación que la ley quiere evitar: una denuncia tramitada por alguien que está directamente implicado.
La decisión de designación: quién tramita la denuncia
El punto de partida es una breve decisión escrita en la que la dirección o la administración documentan quién actúa como responsable de tramitación. Puede ser un funcionario interno, como un oficial de cumplimiento o un responsable de recursos humanos, o una parte externa. La decisión menciona el nombre o función, el alcance de la tarea, y la fecha en que surte efecto la designación. Este documento también debe figurar en el procedimiento de tramitación de denuncias, de modo que los empleados sepan a quién dirigirse.
Documentar las tareas y competencias
Además de quién tramita, también debe documentarse qué puede y qué no puede hacer el responsable de tramitación. Piense en la competencia para realizar investigaciones, para hablar con las partes implicadas, y para supervisar los plazos para la confirmación de recepción y la comunicación de resultados. Esta descripción de funciones evita ambigüedad sobre el papel, especialmente en organizaciones más pequeñas donde una misma persona desempeña múltiples funciones. En la base de conocimientos donde esto se desarrolla según cada situación hay más información sobre cómo esa combinación de roles se relaciona con el requisito de imparcialidad.
Imparcialidad: el aspecto que más frecuentemente falla
Imparcialidad significa que el responsable de tramitación no tiene interés en el resultado y no es la persona sobre la que trata la denuncia, ni alguien directamente implicado. En la práctica, esto más frecuentemente se ve comprometido en organizaciones donde una sola persona realiza tanto tareas de recursos humanos como la tramitación de denuncias. Por lo tanto, una descripción escrita de cómo la organización garantiza la imparcialidad debe formar parte de los documentos fijos. Puede ser un párrafo breve en el propio procedimiento, con una regla concreta: si la denuncia afecta al responsable de tramitación o a un colega directo, un sustituto predesignado o una parte externa asume el asunto.
Un sustituto para cuando algo falla en el responsable de tramitación
Esta disposición de sustitución es el documento que las organizaciones más fácilmente omiten, porque describe una situación que tal vez nunca se presente. Sin embargo, es precisamente este documento en el que se fijan la supervisión y una posible revisión: ¿existe una alternativa si el responsable de tramitación habitual no puede ser imparcial? Documente quién es el sustituto, cómo se le activa, y cómo se informa al denunciante sin que se vea comprometido el anonimato.
Confidencialidad y documentación
El responsable de tramitación generalmente también firma una declaración de confidencialidad que se refiere específicamente a la identidad del denunciante y al contenido de la denuncia. Se trata de un documento separado del contrato laboral general, porque se trata de una responsabilidad especial que no se deduce automáticamente de una descripción de funciones. Este documento también debe formar parte del expediente que mantenga, junto con la decisión de designación y la descripción de funciones.
En conjunto
Estos documentos en conjunto forman la prueba de que el tratamiento de denuncias está cuidadosamente estructurado: quién trata las denuncias, con qué competencias, cómo se garantiza la imparcialidad, quién actúa en caso de conflicto de intereses, y cómo se ha establecido la confidencialidad. En la página de preguntas frecuentes sobre la función de quien trata las denuncias encontrará ejemplos adicionales de situaciones en las que estos documentos se consultan en la práctica.
La completitud de estos documentos en su situación depende del tamaño de su organización y de los roles que ya existen. Un abogado o la autoridad de supervisión competente pueden evaluarlo para su situación específica; Signalo facilita y estructura, pero no evalúa denuncias en sí mismo ni proporciona asesoramiento jurídico.
¿Desea ver primero cómo se ven estos documentos en la práctica y de dónde proviene la información de esta página? Realice el análisis rápido gratuito mediante unas pocas preguntas cortas que muestran qué es aplicable a su organización, o consulte la página que muestra en qué se basa nuestra información cómo indicamos la fuente en cada tema.