Кой има право да третира докладите за нарушения?
Законът не предписва каква функция трябва да има третиращият. В правилата няма задължителна длъжност като compliance officer или доверено лице. Което е установено, е че лицето или групата, които третират докладите, трябва да бъдат безпристрастни и да нямат конфликт на интереси с доклада, който е предложен.
На практика това означава, че вие сами избирате кой е третиращият, стига този избор да гарантира неговата независимост. Това може да бъде служител, като HR мениджър или compliance специалист, или външна страна, която включвате за целта. Важно е че лицето, за което е направен доклад, никога не трябва да третира собствения си доклад.
Какво конкретно означава безпристрастност
Безпристрастността отива по-далеч от "да нямаш разногласия с докладващия". Става въпрос за структурна независимост: третиращият не трябва да е в служебно отношение, което може да влияе на резултата. Директор, който третира докладите за собствения си мениджърски екип, е в деликатна позиция, дори ако сам не е направил нищо наред. Затова много организации избират постоянен третиращ с ясна роля и заместник на случай доклада да е именно за този третиращ.
Тази замяна трябва да регулирате предварително, а не едва когда е необходимо. В процедурата за докладване вие определяте кой е първоначалният третиращ и кой поема в случай на конфликт на интереси. Така предотвратявате доклад да остане в очакване, защото никой не се чувства компетентен да го поеме.
Един третиращ или екип
В по-големите организации третирането често е отговорност на малък екип вместо един човек. Това има предимството, че знанията и отговорността не лежат на един индивид, и че при отсъствие винаги има някой наличен. Недостатък е, че повече хора имат достъп до чувствителна информация, което изисква ясни договаримости относно конфиденциалност.
Независимо дали избирате един третиращ или екип, в двата случая е важно че кръгът на хората, които могат да видят доклада, трябва да остане възможно най-малък. Независимо кой третира доклада, самоличността на докладващия остава защитена за всеки, кой не е преки участник в третирането.
Вътрешно или външни третирам
Някои организации предпочитат да възложат третирането на външни страни, например защото организацията е малка и няма подходяща вътрешна функция, или защото предпочитат дистанция между докладващия и ръководството. Това е допустимо, стига крайната отговорност за действията по доклада да остане при работодателя. Външни канал за докладване улеснява докладването и комуникацията, но оценката какво да стане с доклада е и остава задача на самата организация.
Този избор — вътрешно, външни, или комбинация — служители често определят в процедурата за докладване, която се предоставя и на работническия съвет за одобрение. Кой точно е компетентен и как е избран този човек или екип, е също част от това, което работническият съвет преценява.
Защо това се отнася и до служителя
Служители, които обмислят доклад, често желаят предварително да знаят при кого ще отиде техният доклад. Неяснота по този въпрос е една от причините хората да отложат докладване или да не докладват вообще. Ако на служителите е ясно кой е третиращият и как е гарантирана безпристрастността, това намалява прага за докладване. Това прави темата не само юридическа, но и практична: колкото по-добре е обяснено, толкова по-добре каналът постига своята цел.
За тези, които желаят да проверят как точно е включено това в законодателството, препоръчваме да се обърнете към оригиналния текст или да попитате юрист за точните изисквания, които важат за вашия сектор и организация. Правилата за безпристрастност се определят и от начина, по който надзорните органи и съдебната практика работят с тях на практика, и това понякога се променя.
На signalo.eu можете в базата знания по тема да прочетете как е организирано третирането, включително местоположението в официалния текст. Работната среда на платформата поддържа избрания третирач с ясна работна среда и автоматично отчитане на сроковете, но изборът кой да изпълнява тази роля остава винаги при работодателя.
И накрая
Дали задължението важи за вашата организация и какво точно трябва да бъде предусмотрено, зависи от броя на служителите и понякога от сектора. Ако имате съмнения по този въпрос, можете в няколко въпроса да видите примерно къде стои вашата организация. Ако имате конкретен въпрос относно вашата ситуация, препоръчваме да го обсъдите с юрист; ние структурираме и надзираваме процеса, но сами не оценяваме сигналите и не даваме юридически съвет.
Желаете ли първо спокойно да прочетете как други части от задължението за сигнализиране са свързани, например как служителите са информирани за каналът или как точно работят сроковете? Вижте често задаваните въпроси, или направете безплатния преглед, за да видите кои стъпки са релевантни за вашата организация.