Qui peut traiter les signalements d'irrégularités ?
La loi ne prescrit pas la fonction que doit occuper le responsable du traitement. Il n'existe pas de titre obligatoire tel que responsable de la conformité ou personne de confiance dans les règles. Ce qui est établi, c'est que la personne ou le groupe qui traite les signalements doit être impartial et ne doit avoir aucun conflit d'intérêts avec le signalement en question.
En pratique, cela signifie que vous choisissez vous-même qui est responsable du traitement, à condition que ce choix garantisse cette indépendance. Il peut s'agir d'un employé, comme un responsable des ressources humaines ou un spécialiste de la conformité, ou d'un tiers externe que vous engagez à cet effet. L'important est que la personne visée par un signalement ne traite jamais elle-même ce signalement.
Ce que l'impartialité signifie concrètement
L'impartialité va au-delà du fait de « ne pas être en désaccord avec le signataire ». Il s'agit d'une indépendance structurelle : le responsable du traitement ne doit pas être dans une relation hiérarchique susceptible d'influencer l'issue. Un directeur qui traite des signalements concernant sa propre équipe de direction se trouve rapidement dans une position difficile, même s'il n'a rien fait de mal lui-même. C'est pourquoi de nombreuses organisations optent pour un responsable du traitement permanent avec un rôle clairement défini, et un suppléant au cas où le signalement concerne le responsable du traitement lui-même.
Vous devez prévoir ce remplacement à l'avance, pas au moment où il devient nécessaire. Dans la procédure de signalement, vous indiquez qui est le premier responsable du traitement et qui intervient en cas de conflit d'intérêts. De cette manière, vous évitez qu'un signalement reste en attente parce que personne ne se sent compétent pour le traiter.
Un responsable ou une équipe
Dans les grandes organisations, le traitement incombe souvent à une petite équipe plutôt qu'à une seule personne. Cela présente l'avantage que les connaissances et la responsabilité ne reposent pas sur un seul individu, et qu'en cas d'absence, quelqu'un est toujours disponible. L'inconvénient est que plus de personnes ont accès à des informations sensibles, ce qui exige des accords clairs sur la confidentialité.
Que vous optiez pour un responsable unique ou pour une équipe, dans les deux cas, le nombre de personnes ayant accès à un signalement doit être réduit au minimum. Quel que soit le responsable du traitement, l'identité du signataire reste protégée au sein de ce groupe pour tous ceux qui ne sont pas directement impliqués dans le traitement.
Traitement interne ou externe
Certaines organisations préfèrent confier le traitement à un tiers externe, par exemple parce que l'organisation est petite et qu'il n'existe pas de fonction interne appropriée, ou parce qu'elles préfèrent maintenir une distance entre le signataire et la direction. Cela est autorisé, à condition que la responsabilité ultime du suivi incombe à l'employeur. Un canal de signalement externe facilite le signalement et la communication, mais l'évaluation de ce qu'il advient du signalement est et reste une tâche de l'organisation elle-même.
Ce choix — interne, externe, ou une combinaison — est souvent formalisé par les employés dans la procédure de signalement soumise au comité d'entreprise pour approbation. Qui est exactement compétent et comment cette personne ou cette équipe a été choisie fait également partie de ce que le comité d'entreprise évalue.
Pourquoi cela concerne aussi l'employé
Les employés qui envisagent de signaler une irrégularité veulent souvent savoir à l'avance qui traitera leur signalement. L'absence de clarté sur ce point est l'une des raisons pour lesquelles les gens reportent un signalement ou ne le font pas du tout. Si l'information fournie aux employés indique clairement qui est le responsable du traitement et comment l'impartialité est garantie, cela réduit le seuil de signalement. Cela ne rend pas seulement le sujet une question juridique, mais aussi une question pratique : mieux c'est expliqué, mieux le canal atteint son objectif.
Si vous souhaitez vérifier vous-même comment cela est précisément consigné dans la législation, il est recommandé de consulter le texte original ou de demander à un juriste quelles sont les exigences exactes qui s'appliquent à votre secteur et votre organisation. Les règles en matière d'impartialité sont en effet aussi définies par la manière dont les autorités de contrôle et les tribunaux les appliquent en pratique, et cela change parfois.
Sur signalo.eu, vous pouvez consulter dans la base de connaissances par sujet comment le traitement est organisé, y compris la source dans le texte officiel. L'environnement de traitement de la plateforme soutient le responsable du traitement désigné avec un espace de travail clair et des délais qui s'écoulent automatiquement, mais le choix de la personne qui assume ce rôle reste toujours du ressort de l'employeur.
Pour terminer
Que l'obligation s'applique à votre organisation et ce qui doit précisément être mis en place dépendent du nombre de travailleurs et parfois du secteur. Si vous en doutez, vous pouvez en quelques questions voir où vous en êtes à peu près. Si vous avez une question concrète concernant votre propre situation, nous vous recommandons de la discuter avec un juriste ; nous structurons et contrôlons le processus, mais nous n'évaluons pas nous-mêmes les signalements et ne fournissons pas de conseils juridiques.
Souhaitez-vous d'abord lire tranquillement comment les autres éléments de l'obligation de signalement s'articulent, par exemple comment les travailleurs sont informés du canal ou comment les délais s'écoulent précisément ? Consultez alors les questions fréquemment posées, ou effectuez l'analyse rapide gratuite pour voir quelles étapes sont pertinentes pour votre organisation.