Quem pode lidar com relatos sobre irregularidades?
A lei não prescreve qual deve ser a função de quem trata os relatos. Não há um cargo obrigatório como compliance officer ou pessoa de confiança nas regras. O que está estabelecido é que a pessoa ou o grupo que trata os relatos deve ser imparcial e não pode ter conflito de interesses com o relato em questão.
Na prática, isto significa que escolhe quem é responsável pelo tratamento, desde que essa escolha garanta essa independência. Pode ser um colaborador, como um gestor de recursos humanos ou um profissional de compliance, ou uma entidade externa que contrate para esse fim. O importante é que a pessoa sobre quem recai o relato nunca trate desse relato.
O que a imparcialidade significa concretamente
A imparcialidade vai além de «não ter discordâncias com quem relata». Trata-se de independência estrutural: quem trata os relatos não pode estar numa relação hierárquica que possa influenciar o resultado. Um diretor que trata relatos sobre a sua própria equipa de gestão corre o risco de se encontrar numa posição delicada, mesmo que não tenha feito nada errado. Por isso, muitas organizações optam por designar uma pessoa responsável fixa com um papel claro, e um substituto para o caso de o relato recair sobre essa mesma pessoa responsável.
Esta substituição deve ser regulada com antecedência, não apenas no momento em que é necessária. No procedimento de relato, define quem é o responsável principal e quem intervém em caso de conflito de interesses. Desta forma, evita que um relato fique pendente porque ninguém se sinta competente para o tratar.
Um responsável ou uma equipa
Nas organizações maiores, o tratamento de relatos é frequentemente da responsabilidade de uma pequena equipa em vez de uma única pessoa. Isto tem a vantagem de que o conhecimento e a responsabilidade não recaem sobre um único indivíduo, e que há sempre alguém disponível em caso de ausência. Uma desvantagem é que mais pessoas têm acesso a informações sensíveis, o que exige acordos claros sobre confidencialidade.
Quer escolha uma pessoa responsável ou uma equipa, em ambos os casos, o círculo de pessoas que pode ter acesso a um relato deve ser o mais pequeno possível. Independentemente de quem trate o relato, a identidade de quem relata fica protegida dentro desse círculo para todos aqueles que não estão diretamente envolvidos no tratamento.
Tratamento interno ou externo
Algumas organizações preferem contratar uma entidade externa para tratar os relatos, por exemplo, porque a organização é pequena e não possui uma função interna adequada, ou porque preferem manter distância entre quem relata e a gestão. Isto é permitido, desde que a responsabilidade final pelo acompanhamento permaneça com o empregador. Um canal de relato externo facilita o relato e a comunicação, mas a avaliação do que acontece com o relato é e permanece uma tarefa da própria organização.
Esta escolha — interna, externa, ou uma combinação — é frequentemente documentada pelos colaboradores no procedimento de relato que também é submetido à aprovação da comissão de trabalhadores. Quem exatamente é competente e como essa pessoa ou equipa foi escolhida, também faz parte do que a comissão de trabalhadores avalia.
Por que isto também diz respeito aos colaboradores
Os colaboradores que consideram fazer um relato querem frequentemente saber antecipadamente a quem chegará o seu relato. A falta de clareza sobre isto é uma das razões pelas quais as pessoas adiam um relato ou não o fazem. Se nas informações aos colaboradores ficar claro quem é responsável pelo tratamento e como a imparcialidade é garantida, isto reduz a hesitação em relatar. Isto torna o assunto não apenas uma questão legal, mas também prática: quanto melhor isto for explicado, melhor o canal cumpre o seu objetivo.
Para quem queira verificar como isto se encontra precisamente na legislação, recomenda-se consultar o texto original ou pedir a um jurista quais são os requisitos exactos aplicáveis ao seu sector e organização. As regras sobre imparcialidade são também preenchidas pela forma como as autoridades de supervisão e os tribunais as aplicam na prática, e isto muda às vezes.
Em signalo.eu pode consultar na base de conhecimentos por tema como o tratamento está regulado, incluindo a localização no texto oficial. O ambiente de tratamento da plataforma apoia o tratador escolhido com um espaço de trabalho claro e prazos que correm automaticamente, mas a escolha de quem desempenha essa função mantém-se sempre com o empregador.
Por último
Se a obrigação se aplica à sua organização e o que exactamente deve estar em vigor depende do número de trabalhadores e por vezes do sector. Se tem dúvidas a este respeito, pode ver em algumas perguntas onde se encontra aproximadamente. Se tem uma questão concreta sobre a sua situação específica, recomendamos que a discuta com um jurista; estruturamos e supervisionamos o processo, mas não avaliamos denúncias nem prestamos aconselhamento jurídico.
Pretende primeiro ler com calma como as outras partes da obrigação de denúncia funcionam, por exemplo como os trabalhadores são informados sobre o canal ou como os prazos funcionam exactamente? Consulte as perguntas mais frequentes, ou faça a verificação rápida gratuita para ver que passos são relevantes para a sua organização.