Hvem må behandle indberetninger om overtrædelser?
Loven foreskriver ikke, hvilken funktion behandleren skal have. Der er ingen obligatorisk titel som compliance officer eller tillidsrepræsentant i reglerne. Hvad der derimod er fastslået, er at den person eller den gruppe, der behandler indberetninger, skal være upartisk og ikke må have interessekonflikter i forbindelse med den indberetning, der foreligger.
I praksis betyder det, at du selv vælger, hvem behandleren er, så længe dette valg sikrer denne uafhængighed. Det kan være en medarbejder, såsom en HR-chef eller en compliance-funktionær, eller en ekstern part, som du indhenter til formålet. Det vigtige er, at den person, som indberetningen handler om, aldrig selv behandler indberetningen.
Hvad upartiskhed konkret betyder
Upartiskhed går længere end at "ikke have uenighed med indberetter". Det handler om strukturel uafhængighed: behandleren må ikke være i en magtforhold, der kan påvirke resultatet. En direktør, der behandler indberetninger om sit eget ledelsesteam, befinder sig hurtigt i en vanskelig situation, selv hvis han selv ikke har gjort noget forkert. Derfor vælger mange organisationer en fast behandler med en klar rolle og en stedfortræder for det tilfælde, at indberetningen handler om selve behandleren.
Du bør arrangere denne erstatning på forhånd, ikke først når det er nødvendigt. I indberetningsproceduren fastlægger du, hvem den første behandler er, og hvem der træder ind ved en interessekonflikt. På denne måde forhindrer du, at en indberetning ligger ubehandlet, fordi ingen føler sig kompetent til at påtage sig den.
En behandler eller et team
I større organisationer behandles indberetninger ofte af et lille team i stedet for en enkelt person. Det har den fordel, at viden og ansvar ikke ligger hos en enkelt person, og at der altid er nogen tilgængelig ved fravær. En ulempe er, at flere personer har adgang til følsomme oplysninger, hvilket igen kræver klare aftaler om tavshedspligt.
Uanset om du vælger en enkelt behandler eller et team, gælder det i begge tilfælde, at kredsen af personer, der kan se en indberetning, skal være så lille som muligt. Hvem behandleren end er, indberetter identitet forbliver skjult for alle, der ikke direkte er involveret i behandlingen.
Intern eller ekstern behandling
Nogle organisationer foretrækker at outsource behandlingen til en ekstern part, for eksempel fordi organisationen er lille og der ikke er en passende intern funktion tilgængelig, eller fordi man foretrækker at holde afstand mellem indberetter og ledelse. Det er tilladt, så længe det endelige ansvar for opfølgning ligger hos arbejdsgiveren. En ekstern indberetningskanal faciliterer indberetningen og kommunikationen, men vurderingen af, hvad der sker med indberetningen, er og bliver en opgave for organisationen selv.
Dette valg — intern, ekstern eller en kombination — dokumenteres ofte af medarbejdere i indberetningsproceduren, som også sendes til arbejdsråddet for godkendelse. Hvem der præcist er kompetent, og hvordan denne person eller dette team blev valgt, er derfor også en del af det, som arbejdsråddet vurderer.
Hvorfor det også vedrører medarbejderne
Medarbejdere, der overvejer at give en indberetning, vil ofte gerne vide på forhånd, hvem deres indberetning kommer til. Uklarhed herom er en af grundene til, at mennesker udsætter en indberetning eller slet ikke afgiver den. Hvis det klart fremgår af oplysningerne til medarbejderne, hvem behandleren er, og hvordan upartiskhed er sikret, sænker det tærsklen for at give indberetning. Det gør emnet ikke blot til en juridisk spørgsmål, men også til et praktisk: jo bedre dette forklares, jo bedre opfylder kanalen sit formål.
For those who want to examine exactly how this is covered in the legislation, it is advisable to consult the original text or ask a legal expert about the specific requirements that apply to your sector and organization. Rules on impartiality are also shaped by how supervisory authorities and the courts handle them in practice, and that sometimes changes.
On signalo.eu you can read in the knowledge base by topic how the handling is arranged, including where to find it in the official text. The platform's handling environment supports the designated handler with a clear workspace and automatically running deadlines, but the choice of who performs that role always remains with the employer.
Finally
Whether the obligation applies to your organization, and what exactly must be in place, depends on the number of employees and sometimes on the sector. If you are unsure about this, you can see in a few questions roughly where you stand. If you have a specific question about your own situation, we recommend discussing it with a legal expert; we structure and monitor the process, but we do not assess reports ourselves and do not provide legal advice.
Would you first like to read calmly about how other parts of the reporting obligation fit together, for example how employees are informed about the channel or how the deadlines work exactly? Then check the frequently asked questions, or take the free quick scan to see which steps are relevant for your organization.