Kto może rozpatrywać zawiadomienia o naruszeniach?
Prawo nie określa, jakie stanowisko musi pełniać osoba rozpatrująca zawiadomienie. W przepisach nie ma obowiązkowego tytułu, takiego jak pracownik ds. zgodności czy osoba godna zaufania. Natomiast wymóg jest jasny: osoba lub zespół rozpatrujący zawiadomienia musi być bezstronny i nie może być zainteresowany w sprawie, którą rozpatruje.
W praktyce oznacza to, że sami decydujecie, kto będzie rozpatrywać zawiadomienia, o ile wybór ten zapewni niezależność. Może to być pracownik, na przykład menedżer HR lub specjalista ds. zgodności, albo strona zewnętrzna, którą zaangażujecie w tym celu. Istotne jest, że osoba będąca przedmiotem zawiadomienia nigdy nie powinna sama go rozpatrywać.
Co konkretnie oznacza bezstronność
Bezstronność to coś więcej niż "nie mieć zatargów ze zgłaszającym". Chodzi o strukturalną niezależność: osoba rozpatrująca zawiadomienie nie może być w stosunku zależności, który mógłby wpłynąć na wynik. Dyrektor rozpatrujący zawiadomienia dotyczące jego własnego zespołu kierowniczego szybko znalazł się w trudnej pozycji, nawet jeśli on sam nic złego nie zrobił. Z tego powodu wiele organizacji wybiera stałą osobę rozpatrującą zawiadomienia z wyraźnie określoną rolą i zastępcę na wypadek, gdyby zawiadomienie dotyczyło samej tej osoby.
Zastępcę należy wyznaczyć z wyprzedzeniem, a nie dopiero w momencie potrzeby. W procedurze zgłaszania określacie, kto jest główną osobą rozpatrującą zawiadomienia i kto zastępuje ją w przypadku konfliktu interesów. W ten sposób unikniecie sytuacji, gdy zawiadomienie czeka, ponieważ nikt nie czuje się kompetentny do jego podjęcia.
Jedna osoba czy zespół
W większych organizacjach zawiadomienia rozpatruje zwykle mały zespół zamiast jednej osoby. Ma to tę zaletę, że wiedza i odpowiedzialność nie spoczywa na jednym człowieku i zawsze jest ktoś dostępny w przypadku nieobecności. Wadą jest to, że więcej osób ma dostęp do poufnych informacji, co wymaga jasnych ustaleń dotyczących poufności.
Niezależnie od tego, czy wybierzecie jedną osobę czy zespół, w obu przypadkach liczba osób, które mogą zapoznać się z zawiadomieniem, powinna być jak najmniejsza. Niezależnie od tego, kto rozpatruje zawiadomienie, tożsamość zgłaszającego pozostaje chroniona dla wszystkich, którzy nie są bezpośrednio zaangażowani w jego rozpatrzeniu.
Rozpatrzenie wewnętrzne czy zewnętrzne
Niektóre organizacje wolą powierzyć rozpatrzenie zawiadomienia stronie zewnętrznej, na przykład dlatego, że organizacja jest mała i nie ma odpowiedniego stanowiska wewnątrz, albo dlatego, że wolą zachować dystans między zgłaszającym a zarządem. Jest to dopuszczalne, pod warunkiem że ostateczna odpowiedzialność za dalsze postępowanie pozostaje u pracodawcy. Zewnętrzny kanał zgłaszania ułatwia zgłoszenie i komunikację, ale ocena tego, co będzie z zawiadomieniem, jest i pozostaje zadaniem samej organizacji.
Tę decyzję — wewnętrznie, zewnętrznie czy kombinacja obu — pracownicy często zapisują w procedurze zgłaszania, którą przedkładają radzie pracowników do aprobaty. To, kto dokładnie jest uprawniony i jak ta osoba czy zespół został wybrany, jest również częścią tego, co rada pracowników ocenia.
Dlaczego to dotyczy też pracownika
Pracownicy rozważający zawiadomienie chcą często wiedzieć z góry, do kogo trafi ich zgłoszenie. Brak jasności w tej sprawie jest jednym z powodów, dla których ludzie odkładają zawiadomienie lub go nie zgłaszają w ogóle. Jeśli w informacjach dla pracowników jasno wyjaśnicie, kto rozpatruje zawiadomienia i jak zapewniona jest bezstronność, obniży to próg do zgłoszenia. To sprawia, że temat staje się nie tylko kwestią prawną, ale i praktyczną: im lepiej to wyjaśnicie, tym lepiej kanał spełnia swoją rolę.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak dokładnie zostało to ujęte w przepisach prawnych, zaleca się zapoznanie się z oryginalnym tekstem lub skonsultowanie się z prawnikiem w kwestii dokładnych wymogów obowiązujących w Twojej branży i organizacji. Zasady dotyczące bezstronności są bowiem również kształtowane przez to, w jaki sposób organy nadzorcze i sądy obchodzą się z nimi w praktyce, a czasami się to zmienia.
Na signalo.eu możesz w bazie wiedzy na każdy temat przeczytać, jak postępowanie jest uregulowane, w tym źródło w oficjalnym tekście. Środowisko obsługi platformy wspiera wybranego pracownika obsługi jasnym środowiskiem pracy i automatycznie aktualizowanymi termina, ale wybór tego, kto pełni tę rolę, zawsze pozostaje w gestii pracodawcy.
Na koniec
To, czy obowiązek ma zastosowanie do Twojej organizacji i co dokładnie musi być spełnione, zależy od liczby pracowników i czasami od branży. Jeśli masz wątpliwości, możesz w kilku pytaniach zobaczyć, gdzie mniej więcej się znajdujesz. Jeśli masz konkretne pytanie dotyczące Twojej własnej sytuacji, zalecamy omówienie go z prawnikiem; my strukturyzujemy i monitorujemy proces, ale sami nie oceniamy zgłoszeń i nie udzielamy porad prawnych.
Czy chcesz najpierw spokojnie przeczytać, jak inne elementy obowiązku zgłaszania wchodzą w interakcje, na przykład w jaki sposób pracownicy są informowani o kanale lub jak dokładnie biegną terminy? Zapoznaj się wtedy z często zadawanymi pytaniami, lub przejdź bezpłatną szybką ocenę, aby zobaczyć, które kroki są istotne dla Twojej organizacji.