Kuka saa käsitellä väärinkäytöksistä tehtyjä ilmoituksia?
Laki ei määritä, mitä tehtävaa käsittelijällä tulee olla. Säännöissä ei ole pakollista tehtävää, kuten compliance-toiminnon hoitaja tai luottamushenkilö. Se, mikä on varma, on että henkilö tai ryhmä, joka käsittelee ilmoituksia, on oltava puolueeton eikä hänen etunsa saa olla ristiriidassa käsiteltävänä olevan ilmoituksen kanssa.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että valitset itse käsittelijän, kunhan valinta takaa tämän riippumattomuuden. Käsittelijä voi olla työntekijä, kuten henkilöstöpäällikkö tai compliance-toiminnon hoitaja, tai ulkopuolinen osapuoli, jonka palkkaat tähän tehtävään. Tärkeää on, että henkilö, jota ilmoitus koskee, ei koskaan käsittele ilmoitusta itse.
Mitä puolueettomuus käytännössä tarkoittaa
Puolueettomuus on enemmän kuin "ei ole riitaa ilmoittajan kanssa". Se on rakenteellista riippumattomuutta: käsittelijä ei saa olla sellaisessa valtuussuhteessa, joka voi vaikuttaa tulokseen. Johtaja, joka käsittelee ilmoituksia omasta johtoryhmästään, on helposti vaikeassa tilanteessa, vaikka hän itse ei olisi tehnyt mitään väärin. Siksi monet organisaatiot valitsevat vakituisen käsittelijän selkeällä roolilla ja sijaisena siinä tapauksessa, että ilmoitus koskee juuri kyseistä käsittelijää.
Sinun tulee järjestää tämä sijaistus etukäteen, ei vasta silloin kun sitä tarvitaan. Ilmoituksesta ilmoitamisen menettelyssään määrität, kuka on ensimmäinen käsittelijä ja kuka ottaa vastuun, jos on etujen ristiriita. Näin vältät tilanteen, jossa ilmoitus jää makaamaan, koska kukaan ei tunne olevansa siihen pätevä.
Yksi käsittelijä tai tiimi
Suuremmissa organisaatioissa käsittely kuuluu usein pienelle tiimille yhden henkilön sijaan. Etuna on, että tieto ja vastuu eivät ole yhden henkilön varassa ja poissaolojen varalta on aina joku saatavilla. Haittapuolena on, että enemmän ihmisiä pääsee käsiksi arkaluontoisiin tietoihin, mikä edellyttää selkeitä salassapidon sopimuksia.
Valitsetpa sitten yhden käsittelijän tai tiimin, molemmissa tapauksissa pätee, että ihmisten piiri, jotka voivat nähdä ilmoituksen, tulee pitää mahdollisimman pienenä. Riippumatta siitä, kuka ilmoitusta käsittelee, ilmoittajan henkilöllisyys pysyy suojattuna kaikilta niiltä, jotka eivät ole suoraan käsittelyyn osallisena.
Käsittely sisäisesti tai ulkoisesti
Jotkut organisaatiot mieluummin ulkoistavat käsittelyn ulkopuoliselle osapuolelle, esimerkiksi siksi, että organisaatio on pieni eikä siellä ole sopivaa sisäistä tehtävää, tai siksi, että halutaan pitää etäisyyttä ilmoittajan ja johdon välillä. Tämä on sallittua, kunhan työantajan lopullinen vastuu seurannasta säilyy. Ulkoinen ilmoituskanava helpottaa ilmoitusta ja viestintää, mutta ilmoitukselle tehtävien toimien arviointivastuu on ja pysyy organisaation itsensä tehtävänä.
Tämän valinnan — sisäinen, ulkoinen tai yhdistelmä — työntekijät usein kirjaavat ilmoitusmenettelyyn, joka menee myös työntekijöiden edustajaelimelle hyväksyttäväksi. Kuka tarkalleen ottaen on siihen oikeutettu ja kuinka kyseinen henkilö tai tiimi on valittu, on siten osa sitä, mitä työntekijöiden edustajaelimet arvioivat.
Miksi tämä koskee myös työntekijöitä
Työntekijät, jotka harkitsevat ilmoitusta, haluavat usein etukäteen tietää, kenen luokse heidän ilmoituksensa päätyy. Epäselvyys tästä on yksi syistä, miksi ihmiset lykäävät ilmoitusta tai eivät tee sitä ollenkaan. Jos työntekijöille annettavissa tiedoissa on selkeästi kerrottu, kuka käsittelijä on ja kuinka puolueettomuus on varmistettu, se laskee kynnystä ilmoittaa. Se tekee aiheesta ei vain oikeudellisen kysymyksen vaan myös käytännöllisen: mitä paremmin tämä on selitetty, sitä paremmin kanava saavuttaa tavoitteensa.
Jos haluat tarkistaa, miten tämä on tarkasti säädetty lainsäädännössä, on suositeltavaa tutustua alkuperäiseen tekstiin tai pyytää oikeustieteilijää selvittämään, mitkä ovat tarkat vaatimukset alallesi ja organisaatiollesi. Puolueettomuutta koskevat säännöt nimittäin määritetään osittain sen mukaisesti, miten valvontaviranomaiset ja tuomioistuimet käytännössä niiden kanssa toimivat, ja se muuttuu joskus.
Signalo.eu-sivustolla voit tietovarantoon tutustua aiheen mukaan, miten käsittely on järjestetty, mukaan lukien viittauksen viralliseen tekstiin. Alustan käsittelyympäristö tukee valittua käsittelijää selkeällä työskentelyalueella ja automaattisesti kulkevilla määräajoilla, mutta se, kuka täyttää kyseisen roolin, jää aina työnantajalle.
Lopuksi
Se, koskeeko velvoite organisaatiotasi ja mitä tarkalleen täytyy olla, riippuu työntekijöiden lukumäärästä ja joskus alasta. Jos olet epävarma tästä, voit muutamalla kysymyksellä nähdä, missä noin olet. Jos sinulla on konkreettinen kysymys omasta tilanteestasi, neuvomme sinua keskustelemaan siitä oikeustieteilijän kanssa; me jäsennämme ja valvomme prosessia, mutta emme itse arvioi ilmoituksia eivätkä anna oikeudellisia neuvoja.
Haluatko ensin lukea rauhassa, miten muut osat ilmoitusvelvoitteesta liittyvät toisiinsa, esimerkiksi miten työntekijät saavat tietoa kanavasta tai miten määräajat tarkalleen kulkevat? Katso usein kysytyt kysymykset, tai tee ilmainen pikaluotain nähdäksesi, mitkä vaiheet ovat relevantteja organisaatiollesi.