Cine are dreptul să trateze raportările privind încălcări?
Legea nu prescrie ce funcție trebuie să aibă persoana care tratează raportarea. Nu există o titlă obligatorie, cum ar fi ofițer de conformitate sau persoană de contact de încredere. Ceea ce este sigur este că persoana sau grupul care tratează raportările trebuie să fie imparțial și nu trebuie să aibă conflicte de interese legate de raportarea în cauză.
În practică, aceasta înseamnă că voi înșivă alegeți cine va fi persoana care tratează raportarea, atâta timp cât această alegere garantează independența sa. Aceasta poate fi un angajat, cum ar fi un manager de resurse umane sau un funcționar de conformitate, sau o parte externă pe care o angajați în acest scop. Important este ca persoana despre care se face o raportare să nu trateze niciodată acea raportare.
Ce înseamnă imparțialitatea în mod concret
Imparțialitatea merge mai departe decât "a nu avea neînțelegeri cu raportorul". Este vorba despre independență structurală: persoana care tratează raportarea nu trebuie să se afle într-o relație de autoritate care ar putea influența rezultatul. Un director care tratează raportări despre propria sa echipă de management se află ușor într-o poziție dificilă, chiar dacă el însuși nu a făcut nimic greșit. De aceea, multe organizații aleg o persoană desemnată cu un rol clar, și o înlocuitoare în cazul în care raportarea privește exact acea persoană.
Trebuie să reglementați această înlocuire în prealabil, nu atunci când devine necesar. În procedura de raportare, precizați cine este prima persoană care tratează raportarea și cine intervine în caz de conflict de interese. Astfel evitați ca o raportare să rămână nerezolvată deoarece nimeni nu se consideră în drept să o preia.
O persoană sau o echipă
La organizațiile mai mari, tratamentul raportărilor se confruntă adesea unui mic grup în loc de o singură persoană. Avantajul este că cunoștințele și responsabilitatea nu se concentrează la o singură persoană, și că atunci când aceasta se află în afara birotei, întotdeauna cineva este disponibil. Dezavantajul este că mai mulți oameni au acces la informații sensibile, ceea ce necesită acorduri clare privind confidențialitatea.
Fie că alegeți o persoană sau o echipă, în ambele cazuri grupul de persoane care pot vedea o raportare trebuie să fie cât mai mic posibil. Indiferent cine tratează raportarea, identitatea raportorului rămâne confidențială în cadrul acestui grup pentru toți cei care nu sunt direct implicați în tratament.
Tratament intern sau extern
Unele organizații preiau tratarea raportărilor unei părți externe, de exemplu, deoarece organizația este mica și nu există nicio funcție internă adecvată, sau pentru că doresc o distanță între raporter și management. Aceasta este permisă, atâta timp cât responsabilitatea finală pentru monitorizare rămâne la angajator. Un canal extern de raportare facilitează raportarea și comunicarea, dar evaluarea a ceea ce se întâmplă cu raportarea este și rămâne o responsabilitate a organizației însuși.
Angajații stabilesc adesea această alegere — internă, externă, sau o combinație — în procedura de raportare care merge și către consiliul de lucrători pentru aprobare. Cine este exact competent și cum a fost aleasă acea persoană sau echipă face parte din ceea ce evaluează consiliul.
De ce aceasta îi privește și pe angajați
Angajații care iau în considerare o raportare doresc adesea să știe în prealabil la cine ajunge raportarea lor. Neclaritatea în această privință este unul dintre motivele pentru care oamenii amână o raportare sau nu o fac deloc. Dacă în informațiile pentru angajați este clar declarat cine este persoana care tratează raportarea și cum este asigurată imparțialitatea, aceasta reduce ezitarea de a raporta. Aceasta transformă subiectul din pur juridic în practic: cu cât este mai bine explicat, cu atât mai bine funcționează canalul pentru atingerea scopului său.
Pentru cei care doresc să verifice singuri cum este prevăzut exact în legislație, este recomandabil să consulte textul original sau să ceri unui jurist care sunt cerințele precise care se aplică sectorului și organizației dvs. Normele privind imparțialitatea sunt, de asemenea, completate de modul în care autoritățile de supraveghere și instanțele judecătorești se ocupă de acestea în practică, iar aceasta se schimbă uneori.
Pe signalo.eu puteți în baza de cunoștințe, per subiect, să citiți cum este organizată tratarea, inclusiv locul unde se găsește în textul oficial. Mediul de tratare al platformei îl sprijină pe tratator cu un mediu de lucru clar și termene care se execută automat, dar alegerea cine îndeplinește acel rol rămâne mereu la angajator.
În sfârșit
Dacă obligația se aplică organizației dvs. și ce anume trebuie să existe depinde de numărul de angajați și uneori de sector. Dacă aveți îndoieli în legătură cu aceasta, puteți în câteva întrebări, să vedeți aproximativ unde vă situați. Dacă aveți o întrebare concretă despre situația dvs. proprie, vă recomandăm să o discutați cu un jurist; noi structurăm și monitorizăm procesul, dar nu evaluăm noi înșine rapoartele și nu oferim consultanță juridică.
Doriți să citiți mai întâi cu atenție cum sunt structurate alte componente ale obligației de a raporta, de exemplu cum sunt informați angajații cu privire la canal sau cum funcționează exact termenii? Consultați întrebările frecvente, sau efectuați verificarea rapidă gratuită pentru a vedea care sunt pașii relevanți pentru organizația dvs.