Ποιος μπορεί να αντιμετωπίσει καταγγελίες για παραβάσεις;
Ο νόμος δεν ορίζει ποια θέση πρέπει να έχει ο χειριστής. Δεν υπάρχει υποχρεωτικός τίτλος όπως αξιωματούχος συμμόρφωσης ή εμπιστευόμενος στους κανόνες. Αυτό που είναι σίγουρο είναι ότι το άτομο ή η ομάδα που χειρίζεται τις καταγγελίες πρέπει να είναι αμερόληπτη και δεν πρέπει να έχει σύγκρουση συμφερόντων σχετικά με την καταγγελία που υπό εξέταση.
Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι επιλέγετε εσείς ποιος είναι ο χειριστής, εφόσον αυτή η επιλογή διασφαλίζει την ανεξαρτησία του. Μπορεί να είναι ένας υπάλληλος, όπως ένας διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού ή ένας ειδικός συμμόρφωσης, ή ένα εξωτερικό μέρος που καταφεύγετε γι' αυτόν τον σκοπό. Σημαντικό είναι ότι το άτομο σχετικά με το οποίο γίνεται μια καταγγελία δεν αντιμετωπίζει ποτέ τη δική του καταγγελία.
Τι σημαίνει ο αμεροληψία συγκεκριμένα
Η αμεροληψία πηγαίνει πέρα από το «να μην έχετε διαφορά με τον καταγγέλλοντα». Αφορά δομική ανεξαρτησία: ο χειριστής δεν πρέπει να βρίσκεται σε μια σχέση εξουσίας που μπορεί να επηρεάσει το αποτέλεσμα. Ένας διευθυντής που χειρίζεται καταγγελίες σχετικά με την ίδια του ομάδα διοίκησης αντιμετωπίζει ήδη δύσκολη κατάσταση, ακόμη και αν δεν έχει κάνει τίποτα λάθος. Γι' αυτό πολλοί οργανισμοί επιλέγουν έναν σταθερό χειριστή με σαφή ρόλο και αντικαταστάτη για την περίπτωση που η καταγγελία αφορά τον ίδιο τον χειριστή.
Πρέπει να κανονίσετε αυτή την αντικατάσταση εκ των προτέρων, όχι στη στιγμή που χρειάζεται. Στη διαδικασία καταγγελίας, καθορίζετε ποιος είναι ο πρώτος χειριστής και ποιος αναλαμβάνει στην περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγετε μια καταγγελία να μείνει εκκρεμής επειδή κανείς δεν νιώθει ικανός να τη χειριστεί.
Ένας χειριστής ή μια ομάδα
Στους μεγαλύτερους οργανισμούς, ο χειρισμός βρίσκεται συχνά σε μια μικρή ομάδα αντί για ένα άτομο. Αυτό έχει το πλεονέκτημα ότι η γνώση και η ευθύνη δεν βρίσκονται σε ένα άτομο και ότι υπάρχει πάντα κάποιος διαθέσιμος σε περίπτωση απουσίας. Ένα μειονέκτημα είναι ότι περισσότεροι άνθρωποι έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες, κάτι που επιβάλλει σαφείς συμφωνίες σχετικά με την εχεμύθεια.
Είτε επιλέγετε έναν χειριστή είτε μια ομάδα, στις δύο περιπτώσεις ισχύει ότι ο κύκλος των ατόμων που μπορούν να δουν μια καταγγελία πρέπει να παραμείνει όσο το δυνατόν μικρότερος. Όποιος και να χειρίζεται τη καταγγελία, η ταυτότητα του καταγγέλλοντα παραμένει προστατευμένη εντός αυτού του κύκλου για όλους όσοι δεν εμπλέκονται απευθείας στον χειρισμό.
Εσωτερικός ή εξωτερικός χειρισμός
Ορισμένοι οργανισμοί προτιμούν να αναθέτουν το χειρισμό σε ένα εξωτερικό μέρος, για παράδειγμα επειδή ο οργανισμός είναι μικρός και δεν υπάρχει κατάλληλη εσωτερική θέση ή επειδή προτιμούν την απόσταση μεταξύ του καταγγέλλοντα και της διοίκησης. Αυτό επιτρέπεται, εφόσον η τελική ευθύνη για την αντιμετώπιση παραμένει στον εργοδότη. Ένα εξωτερικό κανάλι καταγγελίας διευκολύνει τη καταγγελία και την επικοινωνία, αλλά η αξιολόγηση του τι θα γίνει με τη καταγγελία είναι και παραμένει αρμοδιότητα του οργανισμού.
Αυτή η επιλογή — εσωτερική, εξωτερική ή συνδυασμό — οι υπάλληλοι συχνά τη καταγράφουν στη διαδικασία καταγγελίας που υποβάλλεται επίσης στο συμβούλιο εργαζομένων για έγκριση. Ποιος ακριβώς είναι αρμόδιος και πώς επιλέχθηκε αυτό το άτομο ή η ομάδα, είναι επίσης μέρος του ζητήματος που αξιολογεί ο σύμβουλος εργαζομένων.
Γιατί αυτό αφορά επίσης τον υπάλληλο
Οι υπάλληλοι που σκέπτονται να κάνουν μια καταγγελία συχνά θέλουν να γνωρίζουν εκ των προτέρων σε ποιον θα φτάσει η καταγγελία τους. Η αμφιβολία σχετικά με αυτό είναι ένας από τους λόγους που αναβάλλουν ή δεν κάνουν καθόλου μια καταγγελία. Εάν στις πληροφορίες προς τους υπαλλήλους είναι σαφές ποιος είναι ο χειριστής και πώς διασφαλίζεται η αμεροληψία, αυτό μειώνει το κατώφλι για καταγγελία. Αυτό κάνει το θέμα όχι μόνο νομική αλλά και πρακτική κατάσταση: όσο καλύτερα εξηγείται, τόσο καλύτερα το κανάλι επιτυγχάνει τον σκοπό του.
Για όσους θέλουν να ελέγξουν πώς ακριβώς αυτό περιλαμβάνεται στη νομοθεσία, συνιστάται να συμβουλευτούν το αρχικό κείμενο ή να ρωτήσουν έναν δικηγόρο για τις ακριβείς απαιτήσεις που ισχύουν για τον τομέα και τον οργανισμό σας. Οι κανόνες για την αμεροληψία διαμορφώνονται εν μέρει από το πώς οι ρυθμιστικές αρχές και η δικαστική πρακτική ασχολούνται με αυτά στην πράξη, και αυτό αλλάζει μερικές φορές.
Στο signalo.eu μπορείτε στη βάση γνώσης να διαβάσετε ανά θέμα πώς ρυθμίζεται η διεκπεραίωση, συμπεριλαμβανομένης της θέσης στο επίσημο κείμενο. Το περιβάλλον διεκπεραίωσης της πλατφόρμας υποστηρίζει τον επιλεγμένο χειριστή με ένα σαφές περιβάλλον εργασίας και αυτόματα διατρέχουσες προθεσμίες, αλλά η επιλογή του ατόμου που θα αναλάβει αυτό το ρόλο παραμένει πάντα στον εργοδότη.
Τέλος
Το εάν η υποχρέωση ισχύει για τον οργανισμό σας και τι ακριβώς πρέπει να υπάρχει εξαρτάται από τον αριθμό των εργαζομένων και μερικές φορές από τον τομέα. Εάν έχετε αμφιβολίες, μπορείτε σε μερικές ερωτήσεις να δείτε περίπου πού βρίσκεστε. Εάν έχετε συγκεκριμένη ερώτηση σχετικά με την κατάστασή σας, σας συνιστούμε να τη συζητήσετε με έναν δικηγόρο. Ημείς δομούμε και επιβλέπουμε τη διαδικασία, αλλά δεν αξιολογούμε μόνοι μας τις αναφορές και δεν παρέχουμε νομικές συμβουλές.
Θέλετε πρώτα να διαβάσετε ήρεμα πώς τα άλλα μέρη της υποχρέωσης για ενημέρωση σχετίζονται μεταξύ τους, για παράδειγμα πώς οι εργαζόμενοι ενημερώνονται για το κανάλι ή πώς λειτουργούν ακριβώς οι προθεσμίες; Δείτε τότε τις συχνές ερωτήσεις, ή κάντε την δωρεάν γρήγορη σάρωση για να δείτε ποια βήματα είναι σχετικά για τον οργανισμό σας.