Tko može rješavati prijave o nezakonitostima?
Zakon ne propisuje koju funkciju mora imati osoba koja rješava prijave. Nema obavezne titule poput compliance officer ili povjernika u pravilima. Ono što je sigurno je da osoba ili skupina koja rješava prijave mora biti nepristrana i ne smije imati sukob interesa vezanog uz prijavu koja je pred njima.
U praksi to znači da sami birате tko će biti osoba zadužena za rješavanje, sve dok taj izbor osigurava tu neovisnost. To može biti zaposlenik, kao što je HR-menadžer ili compliance stručnjak, ili vanjska stranka koju za to angažirate. Važno je da osoba o kojoj se prijava tiče nikada sama ne rješava tu prijavu.
Što nepristrasnost znači u konkretnom slučaju
Nepristrasnost ide dalje od "nemanja spora s prijaviteljem". Radi se o strukturnoj neovisnosti: osoba zadužena za rješavanje ne smije biti u hierarchijskom odnosu koji može utjecati na ishod. Direktor koji rješava prijave o svom vlastitom timu menadžera brzo se nalazi u nezgodnoj poziciji, čak i ako on sam nije učinio ništa loše. Zato se mnoge organizacije odlučuju za stalnog djelatnika sa jasnom ulogom i zamjenu za slučaj da se prijava tiče samog tog djelatnika.
Ovu zamjenu trebate unaprijed organizirati, ne tek kad je potrebna. U postupku za rješavanje prijava unaprijed navodite tko je prvi djelatnik zadužen i tko preuzima kad postoji sukob interesa. Na taj način izbjegavate da prijava ostane nerazriješena jer se nitko ne osjeća ovlaštenim da je preuzme.
Jedan djelatnik ili tim
U većim organizacijama rješavanje prijava često je u rukama maloga tima umjesto jedne osobe. To ima prednost što znanje i odgovornost nisu vezani uz jednu osobu, i da je uvijek netko dostupan kad neko nedostaje. Nedostatak je što više ljudi ima pristup osjetljivim informacijama, što opet zahtijeva jasne sporazume o povjerljivosti.
Odaberete li jednog djelatnika ili tim, u oba slučaja važi da krug osoba koje mogu vidjeti prijavu bude što manji. Tko god da rješava prijavu, identitet prijavitelja ostaje zaštićen unutar tog kruga za sve one koji nisu izravno uključeni u rješavanje.
Interno ili eksterno rješavanje
Neke organizacije rješavanje prijava radije povjeravaju vanjskoj strani, na primjer zato što je organizacija mala i nema prikladne interne funkcije, ili zato što žele održati distancu između prijavitelja i menadžmenta. To je dozvoljeno, sve dok konačna odgovornost za daljnje radnje ostaje kod poslodavca. Vanjski kanal za prijave olakšava prijavu i komunikaciju, ali procjena što se radi s prijavom je i ostaje zadatak same organizacije.
Ovaj izbor — interno, eksterno ili kombinacija — zaposlenici često bilježe u postupku za rješavanje prijava koji se šalje Radu na insistiranje. Tko je točno ovlaštен i kako je ta osoba ili taj tim odabran, dio je onoga što odbor procjenjuje.
Zašto je to važno i za zaposlenike
Zaposlenici koji razmišljaju o prijavi često žele unaprijed znati kod koga će njihova prijava završiti. Nejasnoća oko toga jedan je od razloga zašto ljudi odgađaju prijavu ili je ne podnose uopće. Ako je u informacijama za zaposlenike jasno navedeno tko je osoba zadužena i kako je nepristrasnost osigurana, to snižava prag za podnošenje prijave. To stvara pitanje koje nije samo pravno, već i praktično: što bolje je to objašnjeno, to bolje kanal ispunjava svoju namjenu.
Ako želite sami provjeriti kako je to točno uključeno u zakonodavstvo, preporučuje se da se obratite originalnom tekstu ili da pitanje o točnim zahtjevima koji se primjenjuju na vašu granu i organizaciju postavite pravniku. Pravila o nepristranosti naime se dijelom popunjavaju prema tome kako se nadzorni organi i sudska praksa s njima u praksi nose, a to se ponekad mijenja.
Na signalo.eu možete u bazi znanja po temi pročitati kako je postupanje organizirano, uključujući mjesto u službenom tekstu. Okruženje za obradu predmeta platforme pomaže odabranom obrađivaču s jasnom radnom okruženjem i automatski praćenim rokom, ali izbor tko će tu ulogu obavljati ostaje uvijek na poslodavcu.
Na kraju
Vrijedi li obaveza za vašu organizaciju, i što se tada točno mora nalaziti, ovisi o broju zaposlenika i ponekad o grani djelatnosti. Ako ste u nedoumici, možete u nekoliko pitanja vidjeti gdje se otprilike nalazite. Ako imate konkretan problem s vašom situacijom, preporučujemo vam da ga raspravite s pravnikom; mi strukturiramo i pratimo postupak, ali sami ne ocjenjujemo prijave i ne dajemo pravne savjete.
Želite li prvo mirno pročitati kako su ostali dijelovi obveze za prijavu organizirani, na primjer kako se zaposlenici informiraju o kanalu ili kako se rokovi točno računaju? Pogledajte česta pitanja, ili napravite besplatnu brzu provjeru kako biste vidjeli koji su koraci relevantni za vašu organizaciju.