Kto môže spracovávať oznamovateľské hlásenia o porušovaní zákonov?
Zákon nepredpisuje, akú funkciu musí mať osoba spracovávajúca hlásenia. V predpisoch nie je povinná pozícia ako compliance officer alebo dôveryhodná osoba. Čo je však jasné, je, že osoba alebo skupina spracovávajúca hlásenia musí byť nestranná a nesmie mať konflikt záujmov v súvislosti s hlásením, ktoré sa rieši.
V praxi to znamená, že si sami vyberiete, kto bude spracovávať hlásenia, pokiaľ táto voľba zabezpečuje ich nezávislosť. Môže to byť zamestnanec, ako napr. manažér personálnych vecí alebo compliance pracovník, alebo externá strana, ktorú na to poveríte. Dôležité je, že osoba, o ktorej sa hlásenie podáva, nikdy nesmie hlásenie samotné spracovávať.
Čo v praxi znamená nestrannosť
Nestrannosť znamená viac ako len "nemať spory s oznamovateľom". Ide o štrukturálnu nezávislosť: osoba spracovávajúca hlásenia nesmie byť v hierarchickom vzťahu, ktorý by mohol ovplyvniť výsledok. Riaditeľ, ktorý spracováva hlásenia o svojom vlastnom manažérskom tíme, sa rýchlo ocitne v ťažkej pozícii, aj keď sám neurobil nič zle. Z tohto dôvodu sa mnohé organizácie rozhodujú pre pevne určeného spracovávajúceho s jasne definovanou úlohou a náhradu pre prípad, že sa hlásenie týka samotného spracovávajúceho.
Túto náhradu by ste mali vyriešiť dopredu, nie až v momente, keď je potrebná. V postupe pri podávaní hlásení si určíte, kto bude prvým spracovávajúcim a kto bude v prípade konfliktu záujmov zastupovať. Takto sa zabránite situácii, keď hlásenie ostane nespracované, pretože si nikto netrúfa ho riešiť.
Jeden spracovávajúci alebo tím
Vo väčších organizáciách je spracovávanie hlásení zvyčajne v kompetencii malého tímu namiesto jednej osoby. To má tú výhodu, že vedomosti a zodpovednosť nie sú sústreďované u jedného človeka a pri neprítomnosti je vždy niekto k dispozícii. Nevýhodou je, že viac ľudí má prístup k citlivým informáciám, čo vyžaduje jasné dohody o mlčanlivosti.
Či si vyberiete jedného spracovávajúceho alebo tím, v oboch prípadoch musí byť počet osôb, ktoré majú prístup k hláseniu, čo najmenší. Bez ohľadu na to, kto hlásenie spracováva, identita oznamovateľa ostáva v rámci tohto okruhu chránená pred všetkými, ktorí nie sú priamo zapojení do spracovávania.
Vnútorné alebo externé spracovávanie
Niektoré organizácie uprednostňujú prenechať spracovávanie externe tretej strane, napríklad preto, že organizácia je malá a nie je k dispozícii vhodná interná funkcia, alebo preto, že si želajú dosahovať väčšiu vzdialenosť medzi oznamovateľom a manažmentom. To je povolené, pokiaľ zostáva konečná zodpovednosť za spracovanie hlásení u zamestnávateľa. Externý kanál na podávanie hlásení umožňuje podanie hlásenia a komunikáciu, ale posúdenie toho, čo sa s hlásením stane, je a zostáva úlohou samotnej organizácie.
Túto voľbu — vnútornú, externú alebo kombináciu — zamestnanci zvyčajne upresňujú v postupe pri podávaní hlásení, ktorý ide na schválenie poradného orgánu pracovníkov. Kto presne má právomoc a ako bola táto osoba alebo tím vybraní, sú teda súčasťou toho, čo poradný orgán pracovníkov posudzuje.
Prečo je to relevantné aj pre zamestnancov
Zamestnanci, ktorí zvažujú podanie hlásenia, chcú často vopred vedieť, komu bude ich hlásenie určené. Nejasnosť v tejto veci je jedným z dôvodov, prečo ľudia odkladajú podanie hlásenia alebo ho neurobí vôbec. Ak je v informáciách pre zamestnancov jasne uvedené, kto je spracovávajúcim a ako je zabezpečená nestrannosť, znižuje sa tak práh na podanie hlásenia. To z tejto otázky robí nielen právnu záležitosť, ale aj praktickú: čím lepšie je to vysvetlené, tým lepšie slúži kanál svojmu účelu.
Ak chcete sami overiť, ako je to presne upravené v právnych predpisoch, odporúčame vám preštudovať si pôvodný text alebo sa opýtať právnika na presné požiadavky, ktoré platia pre váš sektor a organizáciu. Pravidlá o nezaujatosti sú totiž čiastočne určované tým, ako sa s nimi v praxi zaoberajú dozorní orgány a súdy, a to sa niekedy mení.
Na signalo.eu môžete v znalostieb podľa témy prečítať, ako je upravená úprava, vrátane výskytu v oficiálnom texte. Pracovné prostredie platformy pomáha určenému spracovateľovi s jasným pracovným prostredím a automaticky behom lehôt, ale voľba, kto túto úlohu zastáva, zostáva vždy na pracovnom zamestnávateľovi.
Nakoniec
To, či sa na vašu organizáciu vzťahuje povinnosť a čo presne musí byť zabezpečené, závisí od počtu zamestnancov a niekedy od sektora. Ak si v tom nie ste istí, v niekoľkých otázkach vidíte, kde približne stojíte. Ak máte konkrétnu otázku o vašej vlastnej situácii, odporúčame vám ju prebrať s právnikom; my štrukturujeme a monitorujeme proces, ale samy neevaluujeme podania a nedávame právne poradenstvo.
Chcete si najprv v pokoji prečítať, ako spolu súvisia ďalšie časti povinnosti oznamovania, napríklad ako sú zamestnanci informovaní o kanáli alebo ako presne prebieha počítanie lehôt? Pozrite si často kladené otázky, alebo si urobte bezplatný rýchly audit, aby ste videli, ktoré kroky sú relevantné pre vašu organizáciu.