¿Quién puede tramitar denuncias sobre irregularidades?
La ley no especifica qué función debe desempeñar la persona que tramita la denuncia. No hay un título obligatorio en la normativa, como oficial de cumplimiento o persona de confianza. Lo que sí está establecido es que la persona o el grupo que tramita las denuncias debe ser imparcial y no debe tener conflicto de intereses con la denuncia en cuestión.
En la práctica, esto significa que usted elige quién es la persona que tramita la denuncia, siempre que esa elección garantice su independencia. Puede ser un empleado, como un gerente de recursos humanos o un profesional de cumplimiento, o una parte externa que contrate para este fin. Lo importante es que la persona sobre la que versa la denuncia nunca tramite esa denuncia ella misma.
Qué significa imparcialidad en la práctica
La imparcialidad va más allá de «no tener conflictos con quien presenta la denuncia». Se trata de independencia estructural: la persona que tramita la denuncia no debe estar en una relación jerárquica que pueda influir en el resultado. Un director que tramita denuncias sobre su propio equipo de dirección se encuentra rápidamente en una posición difícil, incluso si él mismo no ha hecho nada incorrecto. Por eso muchas organizaciones optan por designar una persona responsable de tramitar las denuncias con un rol claro, y un sustituto para el caso de que la denuncia verse sobre la propia persona que las tramita.
Esta sustitución debe organizarla de antemano, no en el momento en que sea necesaria. En el procedimiento para denuncias, debe establecer quién es la primera persona responsable de tramitarlas y quién asume ese rol en caso de conflicto de intereses. De este modo evita que una denuncia quede sin tramitar porque nadie se sienta capacitado para hacerlo.
Una persona responsable o un equipo
En las organizaciones más grandes, la tramitación suele corresponder a un pequeño equipo en lugar de a una sola persona. Esto tiene la ventaja de que el conocimiento y la responsabilidad no recaen en un solo individuo, y que siempre hay alguien disponible en caso de ausencia. Una desventaja es que más personas tienen acceso a información confidencial, lo que requiere acuerdos claros sobre confidencialidad.
Tanto si elige una sola persona como un equipo, en ambos casos el círculo de personas que pueden ver una denuncia debe ser lo más pequeño posible. Sea quien sea que tramite la denuncia, la identidad de quien la presenta permanece protegida dentro de ese círculo para todos aquellos que no estén directamente implicados en su tramitación.
Tramitación interna o externa
Algunas organizaciones prefieren externalizar la tramitación a una parte externa, por ejemplo porque la organización es pequeña y no dispone de una función interna adecuada, o porque prefieren mantener cierta distancia entre quien presenta la denuncia y la dirección. Esto es permitido, siempre que la responsabilidad final de la tramitación recaiga en el empleador. Un canal de denuncias externo facilita la denuncia y la comunicación, pero la evaluación de qué hacer con la denuncia es y sigue siendo una tarea de la organización.
Esta elección —interna, externa, o una combinación— los empleados suelen determinarla en el procedimiento para denuncias que también se somete al consejo de empresa para su aprobación. Quién exactamente es responsable y cómo se eligió a esa persona o equipo también forma parte de lo que el consejo evalúa.
Por qué esto también afecta a los empleados
Los empleados que están considerando hacer una denuncia a menudo quieren saber de antemano a quién llegará su denuncia. La falta de claridad al respecto es una de las razones por las que las personas posponen una denuncia o deciden no hacerla. Si la información que se proporciona a los empleados deja claro quién tramitará la denuncia y cómo se garantiza la imparcialidad, esto reduce el umbral para denunciar. Esto no solo lo convierte en una cuestión jurídica, sino también práctica: cuanto mejor se explique, mejor cumple el canal su función.
Para quien quiera verificar cómo se recoge exactamente esto en la legislación, se recomienda consultar el texto original o preguntar a un abogado sobre los requisitos precisos que aplican a su sector y organización. Las normas sobre imparcialidad se definen también por la forma en que las autoridades supervisoras y los tribunales las aplican en la práctica, y esto a veces cambia.
En signalo.eu puede consultar en la base de conocimientos por tema cómo se regula el tratamiento, incluyendo dónde encontrarlo en el texto oficial. El entorno de tratamiento de la plataforma ayuda al responsable designado con un espacio de trabajo claro y plazos que se actualizan automáticamente, pero la elección de quién desempeña esa función siempre corresponde al empleador.
Por último
Si la obligación aplica a su organización y qué exactamente debe estar en su lugar depende del número de empleados y a veces del sector. Si tiene dudas al respecto, puede ver en unas pocas preguntas dónde se encuentra aproximadamente. Si tiene una pregunta concreta sobre su propia situación, le recomendamos que la discuta con un abogado; nosotros estructuramos y supervisamos el proceso, pero no evaluamos informes de irregularidades por nuestra cuenta ni proporcionamos asesoramiento legal.
¿Desea primero leer con tranquilidad cómo encajan las otras partes de la obligación de información sobre irregularidades, por ejemplo cómo se informa a los empleados sobre el canal o cómo funcionan exactamente los plazos? Consulte las preguntas frecuentes, o realice el escaneo rápido gratuito para ver qué pasos son relevantes para su organización.