Wer darf Meldungen über Missstände bearbeiten?
Das Gesetz schreibt nicht vor, welche Funktion die bearbeitende Person haben muss. Es gibt keine vorgeschriebene Berufsbezeichnung wie Compliance Officer oder Vertrauensperson in den Vorschriften. Was feststeht, ist, dass die Person oder die Gruppe, die Meldungen bearbeitet, unparteiisch sein muss und keine Interessenskonflikte mit der vorliegenden Meldung haben darf.
In der Praxis bedeutet dies, dass Sie selbst entscheiden, wer die bearbeitende Person ist, solange diese Wahl deren Unabhängigkeit gewährleistet. Dies kann ein Mitarbeiter sein, wie ein HR-Manager oder ein Compliance-Mitarbeiter, oder eine externe Partei, die Sie dafür einschalten. Wichtig ist, dass die Person, über die eine Meldung eingeht, diese Meldung niemals selbst bearbeitet.
Was Unparteiischkeit konkret bedeutet
Unparteiischkeit geht über "keinen Streit mit dem Meldenden haben" hinaus. Es geht um strukturelle Unabhängigkeit: die bearbeitende Person darf nicht in einem Machtverhältnis stehen, das das Ergebnis beeinflussen kann. Ein Direktor, der Meldungen über sein eigenes Managementteam bearbeitet, befindet sich schnell in einer schwierigen Position, auch wenn er selbst nichts Falsches getan hat. Daher wählen viele Organisationen einen festen Bearbeiter mit einer klaren Rolle und einen Vertreter für den Fall, dass sich die Meldung auf diesen Bearbeiter selbst bezieht.
Diese Vertretung sollten Sie im Voraus regeln, nicht erst dann, wenn sie erforderlich wird. In Ihrem Verfahren für die Bearbeitung von Meldungen legen Sie fest, wer der erste Bearbeiter ist und wer einspringt, wenn ein Interessenskonflikt vorliegt. So stellen Sie sicher, dass eine Meldung nicht liegen bleibt, weil sich niemand für zuständig hält.
Ein Bearbeiter oder ein Team
In größeren Organisationen liegt die Bearbeitung oft bei einem kleinen Team statt bei einer Person. Das hat den Vorteil, dass Wissen und Verantwortung nicht bei einer Person konzentriert sind und bei Abwesenheit immer jemand verfügbar ist. Ein Nachteil ist, dass mehr Menschen Zugang zu sensiblen Informationen haben, was wiederum klare Absprachen zur Vertraulichkeit erfordert.
Ob Sie sich für einen Bearbeiter oder ein Team entscheiden: In beiden Fällen muss der Kreis der Personen, die eine Meldung einsehen können, so klein wie möglich bleiben. Wer die Meldung auch immer bearbeitet, die Identität des Meldenden bleibt für jeden, der nicht direkt an der Bearbeitung beteiligt ist, geschützt.
Intern oder extern bearbeiten lassen
Einige Organisationen ziehen es vor, die Bearbeitung an eine externe Partei auszulagern, beispielsweise weil die Organisation klein ist und es keine geeignete interne Funktion gibt, oder weil man eine Distanz zwischen dem Meldenden und der Geschäftsleitung bevorzugt. Das ist zulässig, solange die Endbefugnis für die Nachverfolgung beim Arbeitgeber bleibt. Ein externes Meldekanale erleichtert die Meldung und Kommunikation, aber die Bewertung dessen, was mit der Meldung geschieht, ist und bleibt eine Aufgabe der Organisation selbst.
Diese Entscheidung — intern, extern oder eine Kombination — legen Mitarbeiter oft im Verfahren für die Bearbeitung von Meldungen fest, das auch dem Betriebsrat zur Genehmigung vorgelegt wird. Wer genau zuständig ist und wie diese Person oder dieses Team ausgewählt wurde, ist daher auch Teil dessen, was der Betriebsrat bewertet.
Warum dies auch für Mitarbeiter relevant ist
Mitarbeiter, die eine Meldung erwägen, möchten oft vorher wissen, bei wem ihre Meldung ankommt. Unklarheit darüber ist einer der Gründe, warum Menschen eine Meldung aufschieben oder gar nicht machen. Wenn in den Informationen an die Mitarbeiter klar dargelegt ist, wer der Bearbeiter ist und wie Unparteiischkeit gewährleistet wird, senkt dies die Hürde für eine Meldung. Dies macht das Thema nicht nur zu einer rechtlichen Angelegenheit, sondern auch zu einer praktischen: Je besser dies erklärt ist, desto besser erreicht der Kanal seinen Zweck.
Wenn Sie selbst überprüfen möchten, wie dies genau in der Gesetzgebung festgelegt ist, ist es ratsam, den Originaltext zu konsultieren oder einen Juristen zu fragen, welche genauen Anforderungen für Ihren Sektor und Ihre Organisation gelten. Regeln zur Unparteilichkeit werden nämlich auch dadurch geprägt, wie Aufsichtsbehörden und die Rechtsprechung damit in der Praxis umgehen, und das ändert sich manchmal.
Auf signalo.eu können Sie in der Wissensdatenbank pro Thema nachlesen, wie die Behandlung geregelt ist, einschließlich der Fundstelle im Originaltext. Die Bearbeitungsumgebung der Plattform unterstützt den gewählten Bearbeiter mit einer klaren Arbeitsumgebung und automatisch ablaufenden Fristen, aber die Wahl, wer diese Rolle erfüllt, bleibt immer bei dem Arbeitgeber.
Abschließend
Ob die Verpflichtung für Ihre Organisation gilt und was dann genau vorliegen muss, hängt von der Anzahl der Arbeitnehmer und manchmal vom Sektor ab. Wenn Sie sich dabei unsicher sind, können Sie in ein paar Fragen sehen, wo Sie ungefähr stehen. Haben Sie eine konkrete Frage zu Ihrer eigenen Situation, empfehlen wir Ihnen, diese mit einem Juristen zu besprechen; wir strukturieren und überwachen das Verfahren, beurteilen selbst aber keine Mitteilungen und geben keine Rechtsberatung.
Möchten Sie zunächst in Ruhe lesen, wie andere Aspekte der Meldepflicht zusammenhängen, beispielsweise wie Arbeitnehmer über den Kanal informiert werden oder wie die Fristen genau ablaufen? Schauen Sie sich dann die häufig gestellten Fragen an, oder machen Sie die kostenlose Schnellprüfung, um zu sehen, welche Schritte für Ihre Organisation relevant sind.