Vem får hantera rapporter om missförhållanden?
Lagen föreskriver inte vilken befattning den som hanterar rapporten måste ha. Det finns ingen obligatorisk titel som compliance officer eller förtroendeperson i reglerna. Det som däremot är fastslaget är att den person eller grupp som hanterar rapporter måste vara opartisk och inte få ha några intressekonflikter relaterat till den rapport som föreligger.
I praktiken betyder det att du själv väljer vem som ska hantera rapporterna, så länge det valet säkerställer denna oberoende. Det kan vara en anställd, såsom en HR-chef eller en compliance-funktionär, eller en extern part som du anlitar för detta ändamål. Det viktiga är att den person som rapporten gäller aldrig själv hanterar rapporten.
Vad opartiskhet konkret innebär
Opartiskhet går längre än "inte ha varit i konflikt med den som rapporterar". Det handlar om strukturell oberoende: den som hanterar rapporten får inte vara i en maktrelation som kan påverka resultatet. En chef som hanterar rapporter om sitt eget ledningsgrupp befinner sig lätt i en svår position, även om han eller hon själv inte har gjort något fel. Därför väljer många organisationer en fast handläggare med en tydlig roll, och en ersättare för det fall rapporten handlar om handläggaren själv.
Du bör ordna denna ersättning i förväg, inte först när det är nödvändigt. I rapporteringsproceduren fastställer du vem den första handläggaren är och vem som träder in vid en intressekonflik. Så undviker du att en rapport ligger kvar eftersom ingen känner sig behörig att ta hand om den.
En handläggare eller ett team
Vid större organisationer ligger hanteringen ofta på ett litet team istället för en person. Det har fördelen att kunskap och ansvar inte ligger hos en individ, och att det alltid finns någon tillgänglig vid frånvaro. En nackdel är att fler människor får tillgång till känslig information, vilket ställer krav på tydliga regler om sekretess.
Oavsett om du väljer en handläggare eller ett team gäller att kretsen av människor som kan se en rapport måste vara så liten som möjligt. Den person som än hanterar rapporten måste hålla identiteten på den som rapporterar skyddad för alla som inte är direkt inblandade i hanteringen.
Låta hantera internt eller externt
Vissa organisationer föredrar att lägga ut hanteringen på en extern part, till exempel för att organisationen är liten och det inte finns någon lämplig intern funktion tillgänglig, eller för att man hellre håller avstånd mellan den som rapporterar och ledningen. Det är tillåtet, så länge slutansvaret för uppföljningen ligger hos arbetsgivaren. En extern rapporteringskanal underlättar rapporteringen och kommunikationen, men bedömningen av vad som ska göras med rapporten är och förblir en uppgift för organisationen själv.
Det här valet — internt, externt, eller en kombination — fastställer ofta de anställda i rapporteringsproceduren som också skickas till arbetstagarnämnden för godkännande. Vem som är exakt behörig och hur den personen eller det teamet valdes är alltså också en del av vad nämnden bedömer.
Varför detta också berör de anställda
Anställda som överväger att göra en rapport vill ofta veta i förväg vem deras rapport kommer att hamna hos. Osäkerhet om det är en av anledningarna till att människor skjuter upp en rapport eller inte gör den alls. Om det tydligt framgår för de anställda vem handläggaren är och hur opartiskhet är säkerställd, sänker det tröskeln för att rapportera. Det gör ämnet inte bara till en juridisk fråga, utan också en praktisk: ju bättre detta förklaras, desto bättre uppnår kanalen sitt syfte.
Om själv att se hur detta är utformat i lagstiftningen rekommenderas det att konsultera originaltexten eller fråga en jurist om de exakta krav som gäller för er sektor och organisation. Regler om opartiskhet fylls nämligen även i genom hur tillsynsmyndigheter och domstolar hanterar detta i praktiken, och det förändras ibland.
På signalo.eu kan ni i kunskapsbanken per ämne läsa hur hanteringen är reglerad, inklusive källhänvisningen i den officiella texten. Plattformens behandlingsmiljö stöder den valda handläggaren med en tydlig arbetsmiljö och automatiskt löpande tidsfrister, men valet av vem som fyller denna roll ligger alltid hos arbetsgivaren.
Slutligen
Huruvida skyldigheten gäller för er organisation och vad som då exakt måste finnas på plats beror på antalet anställda och ibland på sektorn. Om ni är osäkra kan ni i några frågor se ungefär var ni står. Har ni en konkret fråga om er egen situation rekommenderar vi att ni diskuterar det med en jurist; vi strukturerar och övervakar processen, men utvärderar inte själva någon rapport och ger ingen juridisk rådgivning.
Vill ni först läsa lugnt hur andra delar av rapporteringsskyldigheterna hänger ihop, till exempel hur anställda informeras om kanalen eller hur tidsfristerna löper exakt? Se då de vanliga frågorna, eller gör den kostnadsfria snabbkontroll för att se vilka steg som är relevanta för er organisation.