Kdo smí zpracovávat hlášení o porušeních?
Zákon nestanoví, jakou funkci musí mít osoba zpracovávající hlášení. Neobsahuje žádný povinný titul jako je oddělení compliance nebo důvěrná osoba. Co je však pevně stanoveno, je že osoba nebo skupina zpracovávající hlášení musí být nestranná a nesmí mít střet zájmů s daným hlášením.
V praxi to znamená, že si sami vybíráte, kdo bude hlášení zpracovávat, pokud tato volba zajišťuje jejich nezávislost. Může jít o zaměstnance, jako je manažer HR nebo specialista na compliance, nebo externí stranu, kterou si pro tento účel najmete. Důležité je, že osoba, o níž se hlášení týká, nikdy nesmí toto hlášení sama zpracovávat.
Co v praxi znamená nestrannost
Nestrannost jde dál než "mít dobré vztahy s osobou podávající hlášení". Jde o strukturální nezávislost: osoba zpracovávající hlášení nesmí být v nadřízené pozici, která by mohla ovlivnit výsledek. Ředitel zpracovávající hlášení o jeho vlastním managementu je brzy v obtížné situaci, i když on sám nic špatného neudělal. Proto si mnoho organizací volí stálou osobu zpracovávající hlášení s jasně definovanou rolí a náhradu pro případ, kdy se hlášení týká samotné osoby zpracovávající hlášení.
Tuto náhradu byste měli vyřešit předem, ne až ve chvíli, kdy je potřeba. Ve svém postupu při zpracování hlášení stanovíte, kdo je prvním zpracovatelem a kdo zasáhne v případě střetu zájmů. Tímto způsobem zabráníte tomu, aby hlášení leželo bez povšimnutí, protože si nikdo není jistý, že je oprávněn jej zpracovat.
Jeden zpracovatel nebo tým
Ve větších organizacích leží zpracování hlášení často na malém týmu namísto jedné osoby. To má tu výhodu, že znalosti a odpovědnost nejsou koncentrovány u jednoho jednotlivce a v případě absence je vždy někdo dostupný. Nevýhodou je, že více lidí má přístup k citlivým informacím, což vyžaduje jasné pokyny ohledně mlčenlivosti.
Ať si vyberete jednoho zpracovatele nebo tým, v obou případech musí být počet osob, které mohou hlášení vidět, co nejmenší. Ať hlášení zpracovává kdokoli, identita osoby podávající hlášení zůstává v tomto okruhu skryta pro všechny, kteří se bezprostředně na zpracování nepodílejí.
Interní nebo externí zpracování
Některé organizace raději zadávají zpracování externí straně, například proto, že je organizace malá a není dostupná vhodná interní funkce, nebo proto, že si přejí odstup mezi osobou podávající hlášení a managementem. To je dovoleno, pokud zůstává konečná odpovědnost za následnou činnost u zaměstnavatele. Externí kanál pro hlášení usnadňuje hlášení a komunikaci, ale posouzení toho, co se s hlášením stane, je a zůstává úkolem samotné organizace.
Tuto volbu — interní, externí nebo kombinaci — zaměstnanci často zakotvují v postupu zpracování hlášení, který jde také k radě zaměstnanců ke schválení. Kdo přesně má oprávnění a jak byla nebo bylo tato osoba či tým vybráni, je také součástí toho, co rada zaměstnanců posuzuje.
Proč je to důležité i pro zaměstnance
Zaměstnanci, kteří zvažují podání hlášení, se často chtějí předem dozvědět, kdo jejich hlášení obdrží. Nejasnost v tomto ohledu je jedním z důvodů, proč lidé odložit hlášení nebo jej vůbec nepodají. Pokud je v informacích pro zaměstnance jasně uvedeno, kdo je zpracovatelem a jak je zajištěna nestrannost, sníží se překážky pro podání hlášení. To dělá z tématu nejen právní záležitost, ale také praktickou: čím lépe je to vysvětleno, tím lépe kanál dosahuje svého účelu.
Pokud si chcete sami ověřit, jak je to přesně obsaženo v právních předpisech, je vhodné konzultovat původní text nebo se zeptat právníka na přesné požadavky, které platí pro váš sektor a organizaci. Pravidla o nestrannosti jsou totiž částečně vyplňována tím, jak se s nimi v praxi vypořádávají dohledové orgány a judikatura, a to se někdy mění.
Na signalo.eu můžete v tematické znalostní bázi si přečíst, jak je zacházení s hlášeními upraveno, včetně odkazu v oficiálním textu. Pracovní prostředí platformy podporuje zvoleného zpracovatele jasnými pracovními postupy a automaticky běžícími lhůtami, ale volba toho, kdo tuto roli zastává, zůstává vždy na straně zaměstnavatele.
Nakonec
To, zda se povinnost na vaši organizaci vztahuje a co přesně musí být na místě, závisí na počtu zaměstnanců a někdy na sektoru. Pokud si tím nejste jistí, můžete v několika otázkách vidět, na jakém místě přibližně stojíte. Máte-li konkrétní otázku o vaší vlastní situaci, doporučujeme vám ji konzultovat s právníkem; my strukturujeme a kontrolujeme proces, ale sami neposuzujeme hlášení a neposkytujeme právní poradenství.
Chcete si nejdříve v klidu přečíst, jak spolu souvisejí jednotlivé aspekty povinnosti hlášení, například jak jsou zaměstnanci informováni o kanálu nebo jak přesně běží lhůty? Podívejte se pak na často kladené otázky, nebo si proveďte bezplatnou rychlou kontrolu, abyste viděli, které kroky jsou pro vaši organizaci relevantní.