Kurš var apstrādāt pārkāpumu paziņojumus?
Likums nepieciešo konkrētu amata nosaukumu apstrādātājam. Noteikumos nav obligāts nosaukums, piemēram, atbilstības virsnieks vai uzticības persona. Tas, kas ir noteikts, ir tas, ka persona vai grupa, kas apstrādā paziņojumus, ir objektīva un neatrod interešu konfliktu ar attiecīgo paziņojumu.
Praksē tas nozīmē, ka jūs paši izvēlaties, kurš ir apstrādātājs, ja vien šī izvēle garantē šo neatkarību. Tas var būt darbinieks, piemēram, personāla vadītājs vai atbilstības speciālists, vai ārēja puse, ko jūs tam nolūkam piesaistāt. Svarīgi ir, ka persona, par kuru ir paziņojums, nekad nepati apstrādā šo paziņojumu.
Kas konkrēti nozīmē objektivitāte
Objektivitāte ir vairāk nekā "nesaraidoties ar paziņotāju". Tā attiecas uz strukturālo neatkarību: apstrādātājs nedrīkst atrasties vadības attiecībās, kas varētu ietekmēt rezultātu. Direktors, kurš apstrādā paziņojumus par savu vadības komandu, ātri nonāk sarežģītā stāvoklī, pat ja viņš pats nekas nav darījis nepareizi. Tāpēc daudzas organizācijas izvēlas pastāvīgu apstrādātāju ar skaidru lomu un aizstāju gadījumā, ja paziņojums attiecas uz pašu apstrādātāju.
Šis aizstājums jāsakārto iepriekš, nevis brīdī, kad tas ir nepieciešams. Paziņojumu procedūrā jūs norādāt, kurš ir pirmais apstrādātājs un kurš spēlē lomu interešu konflikta gadījumā. Tā novēršat situāciju, kad paziņojums paliek neizskatīts, jo neviens nejūtas kompetentu to apstrādāt.
Viens apstrādātājs vai komanda
Lielākos uzņēmumos apstrādi parasti veic neliela komanda, nevis viena persona. Tas ir izdevīgi, jo zināšanas un atbildība nav vienas personas rokās un kavējuma gadījumā vienmēr kāds ir pieejams. Trūkums ir tas, ka jutīgai informācijai var piekļūt vairāk cilvēku, kas prasa skaidrus konfidencialitātes noteikumus.
Neatkarīgi no tā, vai izvēlieties vienu apstrādātāju vai komandu, abos gadījumos to cilvēku loks, kas var redzēt paziņojumu, ir jābūt pēc iespējas mazākam. Neatkarīgi no tā, kurš apstrādā paziņojumu, paziņotāja identitāte paliek aizsargāta no ikvienam, kas nav tieši iesaistīts apstrādē.
Iekšējā vai ārējā apstrāde
Dažas organizācijas dod priekšroku apstrādes uzticēšanai ārējai pusei, piemēram, tāpēc, ka uzņēmums ir mazs un nav piemērotas iekšējās funkcijas, vai tāpēc, ka vēlas attālumu starp paziņotāju un vadību. Tas ir pieļaujams, ja vien galīgā atbildība par paziņojuma apstrādi paliek darba devējam. Ārējais paziņojumu kanāls atvieglo paziņojumu un komunikāciju, bet paziņojuma novērtējums un lēmumi par tā apstrādi ir un paliek uzņēmuma pašas uzdevums.
Šī izvēle — iekšēja, ārēja vai kombinēta — darbinieki bieži dokumentē paziņojumu procedūrā, kas tiek nosūtīta darbinieku pārstāvniecībai apstiprināšanai. Tas, kurš ir kompetentu un kā šī persona vai komanda tika izvēlēta, ir arī daļa no tā, ko pārstāvniecība izvērtē.
Kāpēc tas ir svarīgi arī darbiniekiem
Darbinieki, kuri apsvēr paziņojuma iesniegšanu, bieži vēlas iepriekš uzzināt, uz kuru personu viņu paziņojums nonāks. Neskaidrība šajā jautājumā ir viens no iemesliem, kāpēc cilvēki atliek vai vispār neiesniedz paziņojumu. Ja darbinieku informācijā skaidri redzams, kurš ir apstrādātājs un kā ir nodrošināta objektivitāte, tas pazemina slieksni paziņojumu iesniegšanai. Tas padara šo jautājumu ne tikai juridiskiem, bet arī praktisku: jo labāk tas ir izskaidrots, jo labāk kanāls sasniedz savu mērķi.
Tiem, kas pats vēlas pārbaudīt, kā tas tieši ir noteikts normatīvajos aktos, ieteicams iepazīties ar oriģinālo tekstu vai konsultēties ar juristu par precīzajām prasībām, kas attiecas uz jūsu nozari un organizāciju. Neitrāles noteikumi tiek daļēji noteikti arī pēc tā, kā uzraudzības iestādes un tiesa ar tiem praktiski rīkojas, un tas dažkārt mainās.
Vietnē signalo.eu varat zināšanu bāzē pa tēmām uzzināt, kā ir organizēta apstrāde, ieskaitant norādi uz vietu oficiālajā tekstā. Platforma apstrādes vide atbalsta izvēlēto apstrādes personu ar skaidru darba vidi un automātiski izsekojamiem termiņiem, bet izvēle, kurš pilda šo lomu, vienmēr paliek darba devēja ziņā.
Visbeidzot
Tas, vai jūsu organizācijai attiecas pienākums un kas tieši tad jāparedz, ir atkarīgs no darbinieku skaita un dažkārt no nozares. Ja jūs par to šaubāties, pāris jautājumos varat redzēt, kur jūs aptuveni atrodaties. Ja jums ir konkrēts jautājums par savu situāciju, ieteicam to pārrunāt ar juristu; mēs organizējam un pārraugām procesu, bet paši neapstiprinām paziņojumus un nesniedz juridiskus padomus.
Vēlaties pirmkārt mierīgi izlasīt, kā citas ziņošanas pienākuma daļas ir savstarpēji saistītas, piemēram, kā darbinieki tiek informēti par kanālu vai kā tieši darbojas termiņi? Apskatiet biežāk uzdotos jautājumus, vai veiciet bezmaksas ātro pārbaudi, lai redzētu, kādas darbības jūsu organizācijai ir aktuālas.