Ki jogosult a szabálytalanságokról szóló bejelentéseket kezelni?
A jogszabály nem írja elő, hogy a kezelőnek milyen beosztása kell, hogy legyen. Nincsenek olyan kötelező megnevezések az előírásokban, mint a compliance tisztviselő vagy a bizalmi személy. Viszont az biztosan rögzítve van, hogy a bejelentéseket kezelő személynek vagy csoportnak pártatlannak kell lennie és nem lehet érdekköltsége az előttük álló bejelentéshez.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy Ön szabadon választhatja meg a kezelőt, amennyiben ez a választás garantálja a függetlenségét. Ez lehet egy alkalmazott, például egy HR-menedzser vagy egy compliance-szakember, vagy egy külső fél, amelyet erre a célra bevonnak. A lényeg az, hogy aki ellen bejelentés történik, soha nem kezelheti azt a bejelentést.
Mit jelent konkrétan a pártatlanság
A pártatlanság többet jelent, mint hogy "nincs nézeteltérése a bejelentővel". Strukturális függetlenségről van szó: a kezelő nem lehet olyan vezérelt helyzetben, amely az eredményt befolyásolhatja. Egy igazgató, aki a saját vezetőcsapatát érintő bejelentéseket kezeli, hamar kényes helyzetbe kerül, még akkor is, ha ő maga nem követett el szabálytalanságot. Ezért számos szervezet egy állandó kezelőt választ egyértelműen meghatározott feladatokkal, és helyettesét arra az esetre, ha éppen az a kezelő ellen irányul a bejelentés.
Ezt a helyettesítést előre be kell rendezni, nem csak akkor, amikor szükség lesz rá. A bejelentési eljárásban rögzíti, ki az első kezelő és ki lép közbe érdekköltsödés esetén. Így elkerüli, hogy egy bejelentés azért maradjon kezeletlenül, mert senki sem érzi magát erre felhatalmazottnak.
Egyetlen kezelő vagy egy csapat
A nagyobb szervezeteknél a kezelés gyakran egy kisebb csapatnál helyezkedik el ahelyett, hogy egyetlen személynél lenne. Ennek az az előnye, hogy a tudás és a felelősség nem egy személyre összpontosul, és ha valaki távolléte esetén is van rendelkezésre álló személy. A hátránya az, hogy több ember férhet hozzá az érzékeny információhoz, ami egyértelmű bizalmi megállapodásokat igényel.
Akár egyetlen kezelőt, akár egy csapatot választ, mindkét esetben igaz, hogy azon személyek köre, akik egy bejelentéshez hozzáférhetnek, a lehető legkisebb kell, hogy legyen. Ki is kezeli a bejelentést, a bejelentő személyazonossága ezen belül védett marad mindazok elől, akik nem közvetlenül a kezelésben vesznek részt.
Belső vagy külső kezelés
Egyes szervezetek szívesebben bíznak a kezelést egy külső félre, például mert a szervezet kicsi és nincs megfelelő belső terület, vagy mert előnyelik a távolságot a bejelentő és a vezetőség között. Ez megengedett, amennyiben a végső felelősség a nyomon követésért a munkaadónál marad. Egy külső bejelentési csatorna megkönnyíti a bejelentést és a kommunikációt, de a bejelentéssel kapcsolatban meghozandó döntés értékelése a szervezet feladata marad és marad.
Ezt a döntést — belső, külső vagy kombinált — az alkalmazottak gyakran a munkaadóval egyetértésben meghatározzák a bejelentési eljárásban, amely a munkavállalói képviseleti szervhez is eljut jóváhagyásra. Ki pontosan jogosult és hogyan választották azt a személyt vagy csapatot, szintén része annak, amit a képviseleti szerv értékel.
Miért ez az alkalmazottakra is vonatkozik
Az alkalmazottak, akik egy bejelentésre gondolnak, gyakran szeretnék előre tudni, hogy bejelentésük kihez érkezik. A bizonytalanság ez iránt az egyik oka annak, hogy az emberek elhalasztják a bejelentést, vagy egyáltalán nem teszik meg. Ha az alkalmazottaknak szánt információkban világosan szerepel, ki a kezelő és hogyan van biztosítva a pártatlanság, az csökkenti a bejelentés küszöbét. Ez az ügyet nemcsak jogszabályi kérdéssé teszi, hanem gyakorlatossá is: minél világosabban magyarázható ez, annál jobban eléri a csatorna célját.
Akik saját magukon szeretnék megvizsgálni, hogy ez pontosan hogyan szerepel a jogszabályban, tanácsos az eredeti szöveget megtekinteni vagy egy jogi szakértőtől megkérdezni az ön ágazatára és szervezetére vonatkozó pontos követelményeket. Az elfogadatlanság szabályait ugyanis részben az meghatározza, hogy a felügyeleti szervek és a bíróságok a gyakorlatban hogyan kezelik azokat, és ez időnként változik.
A signalo.eu platformon keresztül a tudásközpontban témánként megtudhat arról, hogyan történik a feldolgozás, beleértve a helyet az hivatalos szövegben. A platform feldolgozási környezete támogatja a kiválasztott feldolgozót egy világos munkafelülettel és automatikusan nyomon követett határidőkkel, azonban annak megválasztása, hogy ki tölti be ezt a szerepet, mindig a munkáltatóé marad.
Végül
Az, hogy az ön szervezetére vonatkozik-e a kötelezettség, és hogy ebben az esetben mit kell pontosan tenni, a munkavállalók számától és néha az ágazattól függ. Ha ebben bizonytalan, akkor néhány kérdésben megtudhatja, körülbelül hol áll. Ha konkrét kérdése van a saját helyzetével kapcsolatban, akkor javasoljuk, hogy beszélje meg azt egy jogi szakértővel; mi strukturáljuk és felügyeljük a folyamatot, de magunk nem értékelünk ki közleményeket és nem adunk jogi tanácsot.
Szeretne-e előbb nyugodtan elolvasni, hogy a közlemény kötelezettségének egyéb összetevői hogyan függenek össze, például hogy a munkavállalókat hogyan tájékoztatják a csatornáról vagy hogy a határidők pontosan hogyan telnek? Tekintse meg a gyakran ismételt kérdéseket, vagy végezzen el egy ingyenes gyorsértékelést, hogy lássa, mely lépések relevánsak az ön szervezete számára.